Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế ngày càng sâu rộng, việc nắm vững các quy định về thủ tục hải quan là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình xuất khẩu. Đặc biệt, từ năm 2026, với sự ra đời của Thông tư 121/2025/TT-BTC, hồ sơ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu đã có những điều chỉnh quan trọng nhằm thúc đẩy chuyển đổi số và đơn giản hóa thủ tục hành chính.

Thành phần hồ sơ hải quan xuất khẩu năm 2026

Theo quy định tại Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 121/2025/TT-BTC), bộ hồ sơ hải quan mà doanh nghiệp cần chuẩn bị bao gồm:

• Tờ khai hải quan: Đây là chứng từ quan trọng nhất, được thực hiện dưới dạng dữ liệu điện tử.
• Hóa đơn thương mại: Hoặc chứng từ có giá trị tương đương trong trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán.
• Giấy phép xuất khẩu: Đối với hàng hóa thuộc diện quản lý theo giấy phép của cơ quan có thẩm quyền.
• Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành: Thông báo kết quả kiểm tra hoặc miễn kiểm tra từ các cơ quan quản lý chuyên ngành.
• Chứng từ chứng minh đủ điều kiện đầu tư: Áp dụng cho các mặt hàng xuất khẩu có điều kiện theo pháp luật về đầu tư.
• Hợp đồng ủy thác: Trong trường hợp doanh nghiệp thực hiện ủy thác xuất khẩu hàng hóa.

"1. Hồ sơ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu bao gồm: a) Tờ khai hải quan; b) Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương trong trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán..."

Những điểm mới đột phá từ Thông tư 121/2025/TT-BTC

Một trong những cải cách lớn nhất của Thông tư 121/2025/TT-BTC là việc tối ưu hóa việc nộp chứng từ. Cụ thể, nếu hóa đơn thương mại đã được cấp dưới dạng điện tử theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP và đã có trên hệ thống trước thời điểm khai báo, doanh nghiệp sẽ không phải nộp bản chụp cho cơ quan hải quan.

Bên cạnh đó, việc tích hợp tài khoản VNeID để đăng ký kết nối với Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan giúp định danh doanh nghiệp và cá nhân một cách chính xác, bảo mật, giảm thiểu các rủi ro về giả mạo hồ sơ.

Thời hạn giải quyết và lưu ý cho doanh nghiệp

Căn cứ theo Luật Hải quan 2014, thời hạn hoàn thành kiểm tra hồ sơ chậm nhất là 02 giờ làm việc kể từ khi tiếp nhận đầy đủ hồ sơ. Đối với kiểm tra thực tế hàng hóa, thời gian tối đa là 08 giờ làm việc.

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng, các chứng từ trong hồ sơ hải quan phải đảm bảo tính thống nhất giữa bản lưu tại doanh nghiệp và dữ liệu truyền lên hệ thống. Việc tự ý sửa đổi hoặc khai báo không trung thực có thể dẫn đến các chế tài xử phạt nghiêm khắc theo quy định pháp luật.

Việc cập nhật kịp thời các quy định mới không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các sai sót pháp lý mà còn là "chìa khóa" để đẩy nhanh tốc độ thông quan, nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường quốc tế.