Trong bối cảnh siết chặt quản lý về an sinh xã hội, việc các doanh nghiệp, đặc biệt là mô hình Công ty TNHH 2 thành viên trở lên, đối mặt với việc truy thu Bảo hiểm xã hội (BHXH) không còn là chuyện hiếm gặp. Đây không chỉ là vấn đề về tài chính mà còn tiềm ẩn những rủi ro pháp lý nghiêm trọng nếu đơn vị không nắm vững quy trình và quy định hiện hành.

Doanh nghiệp cần nắm vững quy định để tránh rủi ro bị truy thu bảo hiểm (ảnh minh họa)

1. Hiểu đúng về khái niệm truy thu BHXH trong doanh nghiệp

Theo quy định tại điểm 2.4 khoản 2 Điều 2 Quyết định 595/QĐ-BHXH, truy thu BHXH được định nghĩa là việc cơ quan BHXH thực hiện thu các khoản tiền đóng BHXH, Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), Bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (BHTNLĐ, BNN) mà doanh nghiệp chưa đóng hoặc đóng thiếu.

Nói một cách đơn giản, đây là biện pháp nhằm thu hồi quyền lợi an sinh cho người lao động trong các trường hợp doanh nghiệp trốn đóng, đóng không đủ số người hoặc không đúng mức lương quy định. Đối với Công ty TNHH 2 thành viên trở lên, trách nhiệm này thuộc về người đại diện theo pháp luật và hội đồng thành viên.

2. Các trường hợp dẫn đến việc truy thu BHXH bắt buộc

Căn cứ theo Điều 38 Quyết định 595/QĐ-BHXH (được sửa đổi bởi Quyết định 505/QĐ-BHXH), doanh nghiệp sẽ bị truy thu trong các tình huống sau:

• Truy thu do trốn đóng: Doanh nghiệp không đăng ký tham gia cho người lao động thuộc diện bắt buộc, hoặc chiếm dụng tiền đóng bảo hiểm của nhân viên.
• Truy thu do điều chỉnh tăng tiền lương: Khi doanh nghiệp tăng lương cho người lao động nhưng chậm trễ trong việc kê khai điều chỉnh mức đóng với cơ quan BHXH.
• Các trường hợp khác: Theo kết luận của cơ quan thanh tra hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền khi phát hiện sai phạm trong quản lý lao động.

Việc quản lý sổ BHXH và chứng từ lương cần được thực hiện minh bạch (ảnh minh họa)

3. Cách tính số tiền truy thu và gánh nặng lãi suất

Số tiền mà Công ty TNHH 2 thành viên phải nộp khi bị truy thu không chỉ dừng lại ở số tiền gốc. Theo khoan 4 Điều 38 Quyết định 595/QĐ-BHXH, tổng số tiền truy thu bao gồm:

Số tiền truy thu = Tổng số tiền phải đóng (BHXH, BHYT, BHTN...) + Tiền lãi chậm đóng.

Lãi suất truy thu được tính dựa trên lãi suất đầu tư quỹ BHXH bình quân của năm trước liền kề. Đặc biệt, với hành vi trốn đóng, mức lãi suất sẽ được áp dụng nghiêm khắc hơn tùy theo thời điểm phát hiện vi phạm. Điều này tạo ra áp lực tài chính rất lớn cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

4. Hồ sơ và quy trình giải quyết truy thu tại cơ quan BHXH

Để hoàn tất thủ tục truy thu, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ theo hướng dẫn tại Phụ lục 2 ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH, bao gồm:

• Hợp đồng lao động (HĐLĐ) có thời hạn từ 03 tháng trở lên hoặc HĐLĐ không xác định thời hạn.
• Đối với người quản lý doanh nghiệp: Cần có bảng lương đăng ký và bảng thanh toán tiền lương thực tế.
• Văn bản giải trình, thuyết minh lý do chậm đóng hoặc đóng thiếu.
• Biên bản làm việc hoặc kết luận thanh tra (đối với trường hợp truy thu cộng nối thời gian từ 06 tháng trở lên).

Thời hạn giải quyết thông thường là 10 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ. Riêng trường hợp truy thu do điều chỉnh tăng lương, thời gian giải quyết rút ngắn chỉ còn không quá 03 ngày.

Lời khuyên pháp lý cho doanh nghiệp

Việc tuân thủ nghiêm túc Luật Bảo hiểm xã hội 2014 không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt và lãi suất truy thu mà còn xây dựng uy tín, niềm tin đối với người lao động. Các Công ty TNHH 2 thành viên nên thực hiện rà soát định kỳ danh sách lao động và mức lương đóng bảo hiểm để kịp thời điều chỉnh, tránh những rắc rối pháp lý không đáng có.