Trong công tác văn thư, việc trình bày văn bản không chỉ dừng lại ở nội dung chính xác mà còn phải đảm bảo tính thẩm mỹ và đúng quy chuẩn pháp luật. Một trong những yếu tố quan trọng nhất tạo nên sự hài hòa cho văn bản chính là kỹ thuật giãn dòng và giãn đoạn. Vậy làm thế nào để thực hiện đúng theo quy định hiện hành?

Quy chuẩn giãn dòng trong văn bản hành chính: Những con số "vàng" cần nhớ

Việc giãn dòng không phải là sở thích cá nhân mà đã được cụ thể hóa bằng các quy định pháp lý nghiêm ngặt. Theo quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, các cán bộ, công chức và người soạn thảo văn bản cần đặc biệt lưu ý hai thông số kỹ thuật sau:

• Khoảng cách giữa các dòng: Tối thiểu là dòng đơn (Single), tối đa là 1,5 lines.
• Khoảng cách giữa các đoạn văn: Tối thiểu là 6pt.

Việc tuân thủ các thông số này giúp văn bản có độ giãn vừa phải, dễ đọc, dễ theo dõi và đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống văn bản hành chính nhà nước.

Hướng dẫn thao tác giãn dòng trên Microsoft Word cực đơn giản

Để hiện thực hóa các quy định trên vào thực tế soạn thảo, bạn có thể thực hiện theo các bước hướng dẫn chi tiết dưới đây:

Bước 1: Lựa chọn vùng văn bản
Trước tiên, hãy bôi đen toàn bộ phần văn bản hoặc đoạn văn cần điều chỉnh. Tại thẻ Home trên thanh công cụ, bạn tìm đến biểu tượng Line and Paragraph Spacing.

Bước 2: Thiết lập thông số chi tiết
Thay vì chọn các chỉ số nhanh như 1.0 hay 1.5, để chính xác nhất, bạn nên chọn Line Spacing Options…. Tại cửa sổ hiện ra, hãy chú ý mục At trong phần Line Spacing:

• Chọn Single nếu muốn căn chỉnh dòng đơn (tương ứng phím tắt Ctrl + 1).
• Chọn 1.5 Lines để giãn rộng hơn (tương ứng phím tắt Ctrl + 5).

Bước 3: Lưu làm mặc định
Nếu bạn thường xuyên phải soạn thảo văn bản hành chính, hãy nhấn vào nút Set As Default sau khi chỉnh xong để Word tự động áp dụng quy chuẩn này cho các tài liệu về sau.

Cách giãn đoạn để văn bản "thoáng" và chuyên nghiệp hơn

Bên cạnh khoảng cách dòng, khoảng cách giữa các đoạn văn (Spacing) cũng đóng vai trò quan trọng không kém. Một văn bản quá sít sao sẽ gây mỏi mắt cho người đọc, ngược lại quá thưa sẽ làm loãng nội dung.

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, bạn cần nhập thông số tại mục Before (giãn phía trên) hoặc After (giãn phía dưới) trong phần Spacing với con số tối thiểu là 6pt.

"Khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; Khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines."

Việc định dạng đúng không chỉ giúp bạn tránh được những sai sót về mặt kỹ thuật mà còn thể hiện sự chỉn chu, tôn trọng đối với người tiếp nhận văn bản. Hy vọng với những hướng dẫn chi tiết trên, việc trình bày văn bản theo đúng Nghị định 30/2020/NĐ-CP sẽ không còn là trở ngại đối với bạn.