Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ khai thuế không chỉ giúp doanh nghiệp, cá nhân tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn tránh được những rủi ro pháp lý và các khoản phạt chậm nộp không đáng có. Trong bối cảnh các quy định về quản lý thuế năm 2019 vẫn đang áp dụng theo hệ thống văn bản cũ, người nộp thuế cần đặc biệt lưu ý các thành phần hồ sơ và thời hạn nộp định kỳ.

Chuyên viên kế toán đang rà soát hồ sơ khai thuế định kỳ (ảnh minh họa)

1. Thành phần hồ sơ khai thuế định kỳ (Tháng, Quý)

Theo quy định tại Điều 31 Luật Quản lý thuế 2006, hồ sơ khai thuế đối với các loại thuế khai và nộp theo tháng hoặc quý bao gồm các chứng từ cơ bản sau:

• Tờ khai thuế: Sử dụng mẫu tờ khai tương ứng với từng loại thuế (GTGT, TNCN, Thuế tài nguyên...).
• Bảng kê hóa đơn: Bao gồm bảng kê hóa đơn hàng hóa, dịch vụ bán ra và bảng kê hóa đơn hàng hóa, dịch vụ mua vào.
• Các tài liệu liên quan: Các chứng từ chứng minh số thuế được miễn, giảm hoặc các tài liệu khác xác định nghĩa vụ thuế.

Điều 31. Hồ sơ khai thuế

1. Hồ sơ khai thuế đối với loại thuế khai và nộp theo tháng bao gồm:

a) Tờ khai thuế tháng;

b) Bảng kê hoá đơn hàng hoá, dịch vụ bán ra;

c) Bảng kê hoá đơn hàng hoá, dịch vụ mua vào;

d) Các tài liệu khác có liên quan đến số thuế phải nộp.

Đối với Thuế Giá trị gia tăng (GTGT)

Người nộp thuế cần xác định phương pháp tính thuế để nộp đúng mẫu hồ sơ:

• Phương pháp khấu trừ: Sử dụng Tờ khai thuế GTGT mẫu số 01/GTGT.
• Phương pháp trực tiếp trên GTGT: Sử dụng mẫu số 03/GTGT.
• Phương pháp trực tiếp trên doanh thu: Sử dụng mẫu số 04/GTGT.

2. Hồ sơ quyết toán thuế năm và các tài liệu kèm theo

Quyết toán thuế là thủ tục quan trọng nhất vào thời điểm kết thúc năm tài chính. Hồ sơ này đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối giữa số liệu trên tờ khai và báo cáo tài chính.

Các mẫu tờ khai và chứng từ cần thiết trong hồ sơ quyết toán thuế (ảnh minh họa)

Hồ sơ quyết toán Thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Căn cứ hướng dẫn tại Thông tư 156/2013/TT-BTC, hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế TNDN mẫu số 03/TNDN.
• Báo cáo tài chính năm hoặc báo cáo tài chính đến thời điểm có quyết định về việc doanh nghiệp thực hiện chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động.
• Các phụ lục kèm theo tờ khai như: Phụ lục kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (mẫu 03-1A/TNDN, 03-1B/TNDN...), Phụ lục chuyển lỗ (mẫu 03-2/TNDN).

Hồ sơ quyết toán Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN)

Tùy vào đối tượng tự quyết toán hay ủy quyền mà hồ sơ sẽ khác nhau:

• Cá nhân ủy quyền cho tổ chức chi trả: Sử dụng mẫu ủy quyền số 02/UQ-QTT-TNCN.
• Cá nhân tự quyết toán: Tờ khai quyết toán thuế mẫu số 02/QTT-TNCN và Phụ lục mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN (nếu có đăng ký giảm trừ gia cảnh).

3. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế theo quy định năm 2019

Việc nắm rõ thời hạn nộp hồ sơ quy định tại Điều 10 Thông tư 156/2013/TT-BTC là cực kỳ quan trọng để tránh bị xử phạt hành chính:

• Khai thuế tháng: Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo.
• Khai thuế quý: Chậm nhất là ngày thứ 30 của quý tiếp theo.
• Quyết toán thuế năm: Chậm nhất là ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính.
• Khai thuế theo từng lần phát sinh: Chậm nhất là ngày thứ 10 kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế.

Lưu ý: Đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, hồ sơ hải quan được sử dụng làm hồ sơ khai thuế và thực hiện theo thời hạn quy định của pháp luật về hải quan.

4. Địa điểm nộp hồ sơ

Thông thường, người nộp thuế nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Tuy nhiên, một số trường hợp đặc biệt như thuế sử dụng đất, lệ phí trước bạ hoặc thuế GTGT đối với hoạt động kinh doanh ngoại tỉnh sẽ có địa điểm nộp riêng theo hướng dẫn tại khoản 6 Điều 10 Thông tư 156/2013/TT-BTC.