Trong nỗ lực đẩy mạnh cải cách hành chính và nâng cao chỉ số hài lòng của người dân, Chính phủ đã đưa ra những chỉ đạo quyết liệt đối với các cơ quan công quyền. Một trong những điểm nhấn quan trọng là yêu cầu các cơ quan Nhà nước phải thực hiện văn hóa xin lỗi một cách nghiêm túc khi không đảm bảo đúng thời gian hẹn trả kết quả hồ sơ.

Chỉ đạo quyết liệt từ Chính phủ về văn hóa xin lỗi

Tại Thông báo số 205/TB-VPCP ban hành ngày 04/06/2019, truyền đạt kết luận của Phó Thủ tướng Thường trực Trương Hòa Bình, Chính phủ đã nhấn mạnh việc nâng cao chất lượng hoạt động của Bộ phận Một cửa. Theo đó, các Bộ, ngành và địa phương phải tổ chức tốt việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ, đồng thời giảm tối đa tỷ lệ trễ hẹn.

Đặc biệt, Phó Thủ tướng yêu cầu các cơ quan phải nghiêm túc xin lỗi người dân khi để xảy ra tình trạng chậm trễ. Đây không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn là biểu hiện của sự tôn trọng đối với thời gian và quyền lợi của tổ chức, cá nhân. Việc xin lỗi phải được thực hiện bằng văn bản, nêu rõ lý do và thời gian hẹn trả kết quả lần sau.

Quy định pháp lý về việc xin lỗi khi trễ hẹn hồ sơ

Cơ chế xin lỗi này không phải là một yêu cầu mang tính hình thức mà đã được luật hóa cụ thể. Theo quy định tại khoản 9 Điều 19 Nghị định 61/2018/NĐ-CP về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông:

"Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết, trong thời hạn chậm nhất 01 ngày trước ngày hết hạn, cơ quan, đơn vị có thẩm quyền giải quyết hồ sơ phải thông báo bằng văn bản cho Bộ phận Một cửa và gửi văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân, trong đó ghi rõ lý do quá hạn, thời gian đề nghị gia hạn trả kết quả theo mẫu Phiếu đề nghị gia hạn thời gian giải quyết. Việc hẹn lại ngày trả kết quả được thực hiện không quá một lần."

Như vậy, việc xin lỗi phải đảm bảo các yếu tố sau:

• Thời điểm: Chậm nhất 01 ngày trước ngày hết hạn.
• Hình thức: Bằng văn bản chính thức.
• Nội dung: Ghi rõ lý do quá hạn và thời gian hẹn trả kết quả mới.
• Giới hạn: Chỉ được hẹn lại tối đa 01 lần.

Đẩy mạnh hiện đại hóa và tinh gọn bộ máy

Bên cạnh việc chấn chỉnh thái độ phục vụ, Phó Thủ tướng cũng yêu cầu các cơ quan khẩn trương hoàn thành phương án đơn giản hóa, cắt giảm điều kiện kinh doanh. Chất lượng xây dựng văn bản quy phạm pháp luật cần được nâng cao để khắc phục triệt để tình trạng nợ đọng văn bản hướng dẫn thi hành.

Về mặt công nghệ, các đơn vị cần chú trọng vận hành hiệu quả Cổng dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử. Việc xử lý hồ sơ công việc và gửi nhận văn bản điện tử phải được thực hiện xuyên suốt trong nội bộ các cơ quan, nhằm rút ngắn thời gian luân chuyển và tăng tính minh bạch.

Cuối cùng, công tác sắp xếp, kiện toàn bộ máy theo hướng tinh gọn, đẩy mạnh phân cấp gắn với tinh giản biên chế theo Luật cán bộ, công chức là nhiệm vụ trọng tâm để xây dựng một nền hành chính phục vụ, hiện đại và hiệu quả.