Trong nỗ lực đẩy mạnh chuyển đổi số và đơn giản hóa thủ tục hành chính, Chính phủ vừa ban hành một quy định mang tính bước ngoặt đối với cộng đồng doanh nghiệp. Kể từ ngày 01/7/2025, việc chuẩn bị hồ sơ thành lập doanh nghiệp sẽ trở nên nhẹ nhàng hơn bao giờ hết khi các bản sao giấy tờ tùy thân chính thức được loại bỏ đối với những cá nhân đã có số định danh.

"Khai tử" bản sao giấy tờ cá nhân: Bước tiến từ dữ liệu dân cư

Theo quy định tại Điều 24 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký đối với hầu hết các loại hình doanh nghiệp sẽ không còn yêu cầu bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân (như CCCD, hộ chiếu) nếu người đó đã có số định danh cá nhân.

Cụ thể, sự thay đổi này áp dụng đồng bộ cho các loại hình:

• Doanh nghiệp tư nhân: Không bao gồm bản sao giấy tờ pháp lý của chủ doanh nghiệp.
• Công ty hợp danh: Không yêu cầu bản sao giấy tờ của thành viên cá nhân và người đại diện theo ủy quyền.
• Công ty TNHH: Đối với công ty một thành viên, hồ sơ không bao gồm danh sách thành viên theo Luật Doanh nghiệp sửa đổi 2025. Đồng thời, chủ sở hữu, người đại diện pháp luật là cá nhân cũng được miễn nộp bản sao giấy tờ tùy thân.
• Công ty cổ phần: Cổ đông sáng lập, người đại diện pháp luật và người đại diện theo ủy quyền cũng được hưởng cơ chế tương tự.

"Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không bao gồm bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ doanh nghiệp, thành viên hoặc cổ đông sáng lập nếu các cá nhân này thực hiện kê khai số định danh cá nhân."

Cơ chế chia sẻ dữ liệu: Chìa khóa của sự tinh gọn

Thay vì phải đi công chứng, chứng thực hàng loạt bản sao giấy tờ như trước đây, người dân chỉ cần thực hiện một thao tác đơn giản là kê khai số định danh cá nhân. Đây là kết quả của việc kết nối liên thông giữa Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Tại khoản 1 Điều 11 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định rõ hai kịch bản cho người nộp hồ sơ:

1. Trường hợp đã có số định danh cá nhân

Người thực hiện thủ tục chỉ cần kê khai thông tin và đồng ý chia sẻ dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Mọi thông tin cá nhân sẽ được hệ thống tự động đối soát và xác thực, đảm bảo tính chính xác tuyệt đối và bảo mật.

2. Trường hợp chưa có số định danh cá nhân

Đối với những cá nhân chưa có số định danh (ví dụ người nước ngoài hoặc trường hợp đặc biệt khác), pháp luật vẫn yêu cầu hồ sơ phải kèm theo bản sao hộ chiếu hoặc các giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu còn hiệu lực. Điều này đảm bảo tính chặt chẽ trong quản lý nhà nước đối với các đối tượng chưa được định danh trên hệ thống điện tử quốc gia.

Lời khuyên cho doanh nghiệp

Việc triển khai Nghị định 168/2025/NĐ-CP từ ngày 01/7/2025 không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp mà còn hạn chế tối đa các sai sót trong quá trình nhập liệu thủ công. Các chủ doanh nghiệp tương lai nên sớm hoàn tất việc cập nhật thông tin định danh cá nhân và sử dụng tài khoản định danh điện tử (VNeID) để sẵn sàng tận dụng những tiện ích từ làn sóng cải cách này.