Trong lộ trình cải cách thủ tục hành chính và đẩy mạnh chuyển đổi số quốc gia, việc loại bỏ các quy định phiền hà, yêu cầu người dân xuất trình lại các bản sao giấy tờ vốn đã tồn tại trên các cơ sở dữ liệu chuyên ngành là bước tiến cực kỳ quan trọng. Quy định này mang lại sự thuận tiện lớn, cắt giảm đáng kể chi phí và thời gian cho cả người dân lẫn doanh nghiệp khi thực hiện giao dịch hành chính với cơ quan Nhà nước.

Cơ quan nhà nước tuyệt đối không được yêu cầu cung cấp lại thông tin đã có sẵn

Chính thức từ thời điểm đầu tháng 8, quy định mới về tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính đã tháo gỡ triệt để rào cản "giấy tờ mẹ, giấy tờ con". Cụ thể, căn cứ theo khoản 1 Điều 2 Nghị định 309/2026/NĐ-CP bổ sung khoản 2a Điều 4 Nghị định 118/2025/NĐ-CP, trách nhiệm của bộ phận tiếp nhận hồ sơ được quy định rõ ràng như sau:

Cơ quan tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính có trách nhiệm khai thác, sử dụng thông tin, dữ liệu đã có trong các cơ sở dữ liệu để thay thế thành phần hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính.

Cơ quan tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính không được yêu cầu tổ chức, cá nhân cung cấp lại thành phần hồ sơ nếu thông tin trong thành phần hồ sơ đó đã có trong cơ sở dữ liệu được cơ quan chủ quản công bố, kết nối và chia sẻ theo quy định.

Điều này đồng nghĩa với việc khi người dân đăng ký biến động đất đai, cấp đổi giấy phép lái xe, thực hiện các thủ tục đăng ký kinh doanh hay thụ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội, cán bộ công chức tại Bộ phận Một cửa phải chủ động tra cứu dữ liệu trên các Cơ sở dữ liệu quốc gia (như CSDL quốc gia về Dân cư, CSDL về Đăng ký doanh nghiệp, CSDL về Bảo hiểm...) thay vì yêu cầu người dân mang theo bản sao công chứng hay bản gốc để đối chiếu như trước đây.

Trường hợp ngoại lệ nào người dân vẫn phải bổ sung bản giấy?

Mặc dù nguyên tắc chung là "không yêu cầu nộp lại giấy tờ đã có dữ liệu", tuy nhiên pháp luật cũng dự phòng những tình huống phát sinh trên thực tế để tránh làm gián đoạn việc xử lý hồ sơ. Cũng theo quy định tại khoản 2a Điều 4 Nghị định 118/2025/NĐ-CP (được bổ sung bởi Nghị định 309/2026/NĐ-CP), cán bộ tiếp nhận chỉ được quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân bổ sung thông tin hoặc giấy tờ cần thiết khi thuộc các trường hợp sau:

• Sự cố kỹ thuật hoặc thảm họa: Hệ thống công nghệ thông tin, đường truyền kết nối dữ liệu bị gián đoạn, hỏng hóc hoặc gặp thảm họa tự nhiên dẫn đến việc không thể truy xuất hay khai thác dữ liệu tại thời điểm giải quyết.
• Thông tin dữ liệu chưa chính xác hoặc sai lệch: Dữ liệu đã lưu trữ trên cơ sở dữ liệu quốc gia có sự bất cập, sai sót về mặt thông tin so với thông tin thực tế của chủ thể thực hiện thủ tục.

Tình huống minh họa: Anh Nguyễn Văn A đến làm thủ tục gia hạn giấy phép hoạt động xây dựng. Khi cán bộ truy cập kho dữ liệu dùng chung thì hệ thống mạng liên thông đang gặp sự cố gián đoạn kết nối đường truyền. Trong trường hợp này, để kịp tiến độ giải quyết cho người dân, cơ quan thẩm quyền mới được phép đề nghị anh A cung cấp bản giấy bổ sung.

Quy định nghiêm ngặt về việc thông báo hướng dẫn bổ sung hồ sơ

Để ngăn chặn tình trạng cán bộ "hành" người dân bằng cách yêu cầu bổ sung hồ sơ nhiều lần, quy định pháp luật đã siết chặt quy trình hướng dẫn. Cụ thể, căn cứ khoản 1 Điều 8 Nghị định 309/2026/NĐ-CP sửa đổi điểm a khoản 2 Điều 17 Nghị định 118/2025/NĐ-CP quy định rõ ràng:

Trường hợp không khai thác được thông tin trong cơ sở dữ liệu hoặc thông tin khai thác không đầy đủ, không chính xác, người tiếp nhận phải thông báo rõ nội dung, lý do và hướng dẫn cụ thể, đầy đủ trong một lần để tổ chức, cá nhân bổ sung hoặc cập nhật, điều chỉnh thông tin.

Quy định "hướng dẫn cụ thể, đầy đủ trong một lần" giúp bảo vệ tối đa quyền lợi của người dân và doanh nghiệp, nâng cao tính minh bạch, sự chuyên nghiệp và trách nhiệm công vụ của đội ngũ cán bộ, công chức khi thi hành nhiệm vụ.

Lời khuyên cho người dân khi thực hiện thủ tục hành chính

Để quá trình giải quyết thủ tục hành chính diễn ra thuận lợi và nhanh chóng nhất, người dân và các tổ chức cần lưu ý một số điểm sau:

1. Chủ động cập nhật, chuẩn hóa thông tin cá nhân và doanh nghiệp trên các Cơ sở dữ liệu quốc gia (như định danh điện tử VNeID, cơ sở dữ liệu bảo hiểm, đăng ký thuế...).
2. Khi cán bộ tiếp nhận yêu cầu cung cấp thêm giấy tờ bản gốc hay bản sao, người dân có quyền đề nghị cán bộ nêu rõ lý do (do sự cố hệ thống hay thông tin chưa đồng bộ) và lập phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ đúng quy định.
3. Tận dụng tối đa việc nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia để tiết kiệm chi phí di chuyển và theo dõi trực quan tiến độ xử lý hồ sơ.