Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, việc thay đổi các thông tin pháp lý như tên doanh nghiệp hoặc địa chỉ trụ sở chính là điều khó tránh khỏi. Đối với các đơn vị đang sử dụng hóa đơn đặt in hoặc tự in, khi có sự thay đổi này, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan thuế để đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách lập Mẫu TB04/AC theo quy định hiện hành.

Kế toán thực hiện rà soát thông tin hóa đơn trước khi điều chỉnh (ảnh minh họa)

1. Căn cứ pháp lý và trường hợp áp dụng

Theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, khi tổ chức kinh doanh có sự thay đổi về tên hoặc địa chỉ trụ sở chính nhưng vẫn có nhu cầu sử dụng tiếp các số hóa đơn đã đặt in (chưa sử dụng hết), doanh nghiệp phải thực hiện các bước sau:

• Đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu đề tên, địa chỉ đã in sẵn trên hóa đơn.
• Gửi Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn (mẫu TB04/AC) đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Lưu ý: Trường hợp thay đổi địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, doanh nghiệp cần thực hiện chốt tình hình sử dụng hóa đơn tại cơ quan thuế cũ trước khi nộp thông báo tại cơ quan thuế mới.

2. Nội dung chi tiết Mẫu TB04/AC

Dưới đây là mẫu thông báo chuẩn được sử dụng phổ biến trong năm 2019 dành cho các tổ chức, cá nhân kinh doanh:

THÔNG BÁO ĐIỀU CHỈNH THÔNG TIN

TẠI THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN

(Dành cho tổ chức, cá nhân kinh doanh phát hành hóa đơn đặt in, tự in)

1. Tên đơn vị phát hành hóa đơn: .................................................................................

2. Mã số thuế: ................................................................................................................

3. Địa chỉ trụ sở chính: ..................................................................................................

4. Điện thoại: ..................................................................................................................

Ngày ........ tháng ........ năm ............., (tổ chức, cá nhân) đã có thông báo phát hành hóa đơn. Nay (tổ chức, cá nhân) đăng ký thông tin thay đổi như sau:

STT	Thông tin thay đổi	Thông tin cũ	Thông tin mới
1	Tên đơn vị
2	Địa chỉ trụ sở

6. Thông tin đơn vị chủ quản (trường hợp tổ chức, cá nhân dùng hóa đơn của đơn vị chủ quản đặt in, tự in):

- Tên đơn vị: ........................................................................................................................

- Mã số thuế: ........................................................................................................................

7. Tên cơ quan thuế tiếp nhận thông báo: ........................................................................

........, ngày ......... tháng ......... năm ......... NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

Việc đóng dấu pháp nhân lên văn bản điều chỉnh là bắt buộc (ảnh minh họa)

3. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện

Khi nộp thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế:

• Thời hạn nộp: Thông báo phải được gửi đến cơ quan thuế trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi về tên, địa chỉ.
• Hình thức nộp: Doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc nộp qua mạng thông qua phần mềm HTKK và cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
• Kiểm tra trạng thái: Sau khi nộp, kế toán cần theo dõi trạng thái chấp nhận của cơ quan thuế trên hệ thống để kịp thời điều chỉnh nếu có sai sót.

Việc tuân thủ đúng quy định về khoản 2 Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch trong quản lý tài chính mà còn tránh được các rủi ro pháp lý không đáng có trong kỳ quyết toán thuế.