Việc quản lý lao động nước ngoài tại Việt Nam đang ngày càng được hoàn thiện với những quy định mới nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp nhưng vẫn đảm bảo sự chặt chẽ. Một trong những thủ tục quan trọng mà người sử dụng lao động cần lưu ý chính là việc gia hạn giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.

Căn cứ pháp lý mới nhất về lao động nước ngoài

Kể từ năm 2025, các quy định về lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam được điều chỉnh chủ yếu bởi Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Bên cạnh đó, Quyết định 886/QĐ-BNV của Bộ Nội vụ cũng đã công bố các thủ tục hành chính mới trong lĩnh vực việc làm, ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình thực hiện của các đơn vị.

Đối tượng và phương thức nộp hồ sơ gia hạn

Đối tượng thực hiện thủ tục này là người sử dụng lao động có nhu cầu tiếp tục sử dụng người lao động nước ngoài đã được cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động nhưng sắp hết thời hạn.

Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn các phương thức nộp hồ sơ linh hoạt:

• Trực tuyến: Thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc hệ thống dịch vụ công của địa phương.
• Trực tiếp hoặc bưu chính: Nộp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc Bộ phận Một cửa của cơ quan có thẩm quyền.

Thành phần hồ sơ gia hạn: Những giấy tờ không thể thiếu

Để quá trình gia hạn diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ theo quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP, bao gồm:

1. Văn bản đề nghị gia hạn: Theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
2. Giấy khám sức khỏe: Phải được cấp bởi cơ sở y tế đủ điều kiện và có thời hạn không quá 12 tháng.
3. Giấy xác nhận cũ: Bản gốc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động còn thời hạn.
4. Hộ chiếu: Bản sao có chứng thực hộ chiếu còn giá trị sử dụng.
5. Giấy tờ chứng minh đối tượng: Tùy vào từng trường hợp cụ thể (nhà quản lý, chuyên gia, lao động kỹ thuật...) mà cần các văn bản bổ nhiệm, bằng cấp hoặc xác nhận kinh nghiệm tương ứng.

Lưu ý về hợp pháp hóa lãnh sự

Các giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp bắt buộc phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế. Sau đó, các văn bản này phải được dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam.

Quy định riêng cho từng nhóm đối tượng đặc thù

Đối với trường hợp di chuyển nội bộ doanh nghiệp, doanh nghiệp cần cung cấp văn bản cử người lao động sang làm việc tại Việt Nam. Đặc biệt, đối với các vị trí như Giám đốc điều hành hoặc Nhà quản lý, các giấy tờ như Điều lệ công ty, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là căn cứ quan trọng để xác định thẩm quyền và vị trí công việc.

"Trường hợp người lao động nước ngoài đã làm việc tại Việt Nam thì được sử dụng giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã được cấp để thay thế giấy tờ chứng minh số năm kinh nghiệm làm việc."

Đây là một điểm mới giúp đơn giản hóa thủ tục cho những lao động đã có quá trình làm việc ổn định tại Việt Nam, được quy định rõ tại Điều 19 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Thời hạn và cơ quan giải quyết

Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ gia hạn trước ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày trước ngày giấy xác nhận hết hạn. Cơ quan có thẩm quyền (thường là Sở Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc Ban Quản lý các khu công nghiệp) sẽ xử lý và trả kết quả trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Việc nắm vững các quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo sự ổn định trong hoạt động sản xuất kinh doanh khi sử dụng nguồn nhân lực quốc tế chất lượng cao.