Trong những ngày trung tuần tháng 11/2021, cộng đồng kế toán và doanh nghiệp tại các tỉnh thành lớn đang đứng trước một bước ngoặt quan trọng: Chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo quy định mới. Việc áp dụng Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC không chỉ là thay đổi về hình thức chứng từ mà còn là sự thay đổi căn bản trong quy trình quản lý thuế.

1. Thời gian triển khai hóa đơn điện tử tại 6 tỉnh, thành trọng điểm

Theo Thông báo 554/TB-TCT của Tổng cục Thuế, một cột mốc quan trọng đã được xác định: Sáng Chủ nhật ngày 21/11/2021, Lễ triển khai hóa đơn điện tử chính thức theo Nghị định 123 sẽ diễn ra tại 6 tỉnh, thành phố bao gồm: Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Quảng Ninh, Phú Thọ và Bình Định.

Đây là giai đoạn 1 của lộ trình phủ sóng hóa đơn điện tử toàn quốc. Từ ngày này, các Cục Thuế địa phương sẽ phối hợp chặt chẽ với các tổ chức cung cấp giải pháp để hướng dẫn doanh nghiệp đăng ký sử dụng theo chuẩn mới. Việc triển khai tại các địa bàn trọng điểm này chiếm tới 60% số lượng doanh nghiệp và 70% lượng hóa đơn của cả nước, tạo tiền đề cho việc áp dụng trên phạm vi toàn quốc từ tháng 7/2022.

2. Lựa chọn Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín

Để đảm bảo tính pháp lý và kỹ thuật, ngày 05/11/2021, Tổng cục Thuế đã ban hành Quyết định số 1540/QĐ-TCT phê duyệt danh sách các tổ chức đáp ứng đủ điều kiện ký hợp đồng cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn. Một số cái tên tiêu biểu bao gồm: Misa, Softdreams, Thái Sơn, EFY Việt Nam, FPT... và nhiều đơn vị khác đã được thẩm định khắt khe.

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng, việc lựa chọn nhà cung cấp không chỉ dựa trên giá cả mà còn phải xem xét khả năng kết nối trực tiếp với hệ thống của cơ quan thuế và tính ổn định của hạ tầng công nghệ thông tin.

3. Lộ trình chuyển đổi chi tiết cho từng nhóm doanh nghiệp

Công tác chuẩn bị triển khai từ ngày 21/11/2021 được phân loại cụ thể như sau:

• Doanh nghiệp đã phát hành theo Thông tư 32 nhưng chưa sử dụng: Cần ưu tiên chuyển đổi định dạng sang chuẩn Thông tư 78 và lập Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT để gửi đến Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
• Doanh nghiệp chưa từng sử dụng hóa đơn điện tử: Phải nhanh chóng ký hợp đồng với tổ chức cung cấp giải pháp và thực hiện các bước đăng ký ban đầu.
• Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử cũ: Sẽ được cơ quan thuế và nhà cung cấp hướng dẫn chuyển đổi tập trung để đảm bảo không gián đoạn hoạt động kinh doanh.

4. Thủ tục hủy hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử cũ

Đây là vấn đề khiến nhiều kế toán lo lắng nhất. Theo quy định tại khoản 3 Điều 15 Nghị định 123:

"Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế... phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có)."

Trình tự tiêu hủy phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định tại Điều 27 Nghị định 123 để tránh các rủi ro pháp lý về sau.

5. Phân biệt hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế

Doanh nghiệp cần căn cứ vào Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 để xác định hình thức áp dụng:

• Hóa đơn có mã: Áp dụng cho hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế khi bán hàng hóa, dịch vụ. Đặc biệt, các doanh nghiệp thuộc diện rủi ro cao về thuế bắt buộc phải sử dụng hình thức này.
• Hóa đơn không có mã: Dành cho các lĩnh vực đặc thù như điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, ngân hàng, bảo hiểm, y tế... hoặc các doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin và truyền dữ liệu trực tiếp.

6. Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế

Việc chuyển dữ liệu được thực hiện theo hai phương thức chính:

• Chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn: Áp dụng cho hóa đơn có mã (gửi để cấp mã trước khi gửi cho người mua) và phần lớn hóa đơn không có mã (gửi chậm nhất trong cùng ngày lập hóa đơn).
• Chuyển theo Bảng tổng hợp dữ liệu (Mẫu 01/TH-HĐĐT): Áp dụng cho một số lĩnh vực như bưu chính, bảo hiểm, ngân hàng, điện nước... cùng thời hạn nộp hồ sơ khai thuế GTGT.

7. Chi phí chuyển đổi và các chính sách hỗ trợ

Về mặt chi phí, doanh nghiệp sẽ thỏa thuận với tổ chức cung cấp giải pháp dựa trên nhu cầu thực tế. Tuy nhiên, tin vui là trong giai đoạn cao điểm tháng 11/2021 này, nhiều nhà cung cấp lớn đã cam kết hỗ trợ chuyển đổi miễn phí cho khách hàng đang dùng chuẩn cũ sang chuẩn Nghị định 123.

Kế toán cần chủ động liên hệ với đơn vị cung cấp phần mềm để được nâng cấp hệ thống kịp thời, tránh tình trạng dồn ứ vào những ngày cuối cùng của thời hạn triển khai.

Hy vọng những giải đáp trên sẽ giúp quý doanh nghiệp và các bạn kế toán tự tin hơn trong lộ trình chuyển đổi số hóa đơn. Việc tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp minh bạch hóa tài chính mà còn giảm thiểu tối đa các sai sót hành chính trong tương lai.