Trong hoạt động kinh doanh, việc lập hóa đơn đúng thời điểm không chỉ là yêu cầu về mặt kế toán mà còn là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn lúng túng dẫn đến sai sót, đặc biệt là khi các quy định về xử phạt vừa được siết chặt. Vậy mức phạt hiện nay ra sao và quy định mới nhất có gì thay đổi?

Mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP

Kể từ ngày Nghị định 310/2025/NĐ-CP có hiệu lực, các quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa đơn đã có những điều chỉnh quan trọng. Cụ thể, tại khoản 14 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP (sửa đổi Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP), mức phạt được phân hóa dựa trên số lượng hóa đơn vi phạm:

Lưu ý rằng, theo khoản 5 Điều 5 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt đối với tổ chức luôn gấp đôi so với cá nhân cho cùng một hành vi vi phạm.

Thời điểm lập hóa đơn chuẩn theo quy định mới nhất

Để tránh bị phạt, doanh nghiệp cần nắm vững thời điểm lập hóa đơn được quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi điểm a khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP:

"Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền."

Đối với hoạt động xuất khẩu, thời điểm lập hóa đơn điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.

Cách xử lý khi phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót

Khi phát hiện sai sót, quy trình xử lý cần tuân thủ khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP:

• Sai tên, địa chỉ (đúng mã số thuế): Người bán thông báo cho người mua và gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế, không cần lập lại hóa đơn.
• Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất: Người bán có thể chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế mới.

Việc chủ động rà soát và xử lý đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch trong sổ sách mà còn hạn chế tối đa các khoản phạt không đáng có từ cơ quan thuế.