Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là nghĩa vụ quan trọng của mỗi người lao động. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ khi nào mình được phép ủy quyền cho doanh nghiệp làm thay và khi nào bắt buộc phải tự thực hiện. Việc hiểu sai quy định có thể dẫn đến những rắc rối pháp lý hoặc bị xử phạt chậm nộp hồ sơ thuế.

1. Các trường hợp được ủy quyền quyết toán thuế TNCN năm 2025

Theo quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 80/2021/TT-BTC, cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công được ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thuế thay trong các trường hợp sau:

• Trường hợp 1: Cá nhân chỉ có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm ủy quyền, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm.
• Trường hợp 2: Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công (hợp đồng 03 tháng trở lên) tại một nơi, đồng thời có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng đã được khấu trừ thuế 10% và không có yêu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập vãng lai này.
• Trường hợp 3: Người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới do tổ chức cũ thực hiện chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.

"Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập..."

2. Những trường hợp tuyệt đối KHÔNG được ủy quyền

Dù đáp ứng các điều kiện trên, người lao động vẫn không được ủy quyền nếu thuộc một trong các tình huống sau:

1. Đã được doanh nghiệp cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN (trừ trường hợp đã thu hồi và hủy chứng từ).
2. Không còn làm việc tại doanh nghiệp vào thời điểm thực hiện quyết toán thuế.
3. Có thu nhập vãng lai chưa khấu trừ thuế hoặc khấu trừ chưa đủ.
4. Ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại nhiều nơi cùng lúc.
5. Chưa đăng ký mã số thuế cá nhân.
6. Thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn hoặc bệnh hiểm nghèo.

3. Thủ tục và mẫu biểu ủy quyền mới nhất

Việc ủy quyền phải được thể hiện bằng văn bản. Hiện nay, mẫu giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN mới nhất là Mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC. Người lao động cần điền đầy đủ thông tin và gửi cho bộ phận kế toán của doanh nghiệp trước thời hạn quyết toán.

Lưu ý rằng, theo Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế đối với tổ chức trả thu nhập là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch. Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán, thời hạn được nới lỏng thêm 01 tháng (đến hết tháng 4).

4. Điều chỉnh sau khi đã ủy quyền

Nếu sau khi đã ủy quyền và doanh nghiệp đã quyết toán thay, cá nhân phát hiện mình thuộc diện phải trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế thì doanh nghiệp không điều chỉnh lại. Thay vào đó, doanh nghiệp sẽ cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân và ghi chú rõ nội dung đã quyết toán thay tại góc dưới chứng từ để cá nhân làm căn cứ tự quyết toán lại với cơ quan thuế.

Việc nắm vững các quy định về ủy quyền quyết toán thuế không chỉ giúp người lao động tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính chính xác trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế với Nhà nước.