Xuất nhập khẩu hàng hóa tạm ngừng xuất nhập khẩu được cấp phép ra sao? Đây là câu hỏi đặt ra đối với nhiều doanh nghiệp khi phát sinh nhu cầu giao thương quốc tế phục vụ các mục đích đặc biệt như nghiên cứu khoa học, y tế, quốc phòng hay phân tích kiểm nghiệm. Hoạt động tạm ngừng xuất khẩu, tạm ngừng nhập khẩu là một trong những biện pháp quản lý ngoại thương quan trọng nhằm bảo vệ an ninh quốc gia, sức khỏe cộng đồng hoặc ứng phó với các biến động kinh tế - xã hội khẩn cấp.

Nhằm tạo hành lang pháp lý rõ ràng và tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động thương mại hợp pháp, Chính phủ đã ban hành Nghị định 292/2026/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết Luật Quản lý ngoại thương. Trong đó, quy trình, hồ sơ và thời hạn cấp Giấy phép xuất nhập khẩu đối với hàng hóa thuộc diện tạm ngừng được quy định vô cùng chặt chẽ nhưng cụ thể và minh bạch.

1. Điều kiện và đối tượng được xin cấp Giấy phép xuất nhập khẩu hàng hóa tạm ngừng

Theo quy định tại Điều 6 Nghị định 292/2026/NĐ-CP, không phải mọi trường hợp đều được phép đăng ký xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa đã có quyết định áp dụng biện pháp tạm ngừng xuất khẩu, tạm ngừng nhập khẩu.

Pháp luật chỉ cho phép xem xét cấp Giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu đặc lệ đối với các lô hàng nhằm phục vụ các mục đích cụ thể sau đây:

• Phục vụ mục đích đặc dụng, bảo hành, phân tích, kiểm nghiệm;
• Phục vụ nghiên cứu khoa học, y tế, sản xuất dược phẩm;
• Phục vụ mục đích bảo vệ quốc phòng, an ninh quốc gia.

Cơ chế giải quyết hồ sơ xin cấp Giấy phép đòi hỏi sự tham gia thẩm định chuyên môn chặt chẽ. Việc cấp phép được thực hiện trên cơ sở lấy ý kiến hoặc theo đề xuất của Bộ, cơ quan ngang Bộ có liên quan trực tiếp đến lĩnh vực quản lý dòng hàng đó, trừ trường hợp pháp luật về thú y, bảo vệ và kiểm dịch thực vật có quy định riêng biệt.

2. Thành phần hồ sơ và hình thức nộp đề nghị cấp Giấy phép

Để được xem xét cấp Giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa thuộc diện tạm ngừng, thương nhân cần chuẩn bị bộ hồ sơ pháp lý đầy đủ theo quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định 292/2026/NĐ-CP.

Thành phần hồ sơ bắt buộc gồm 03 loại tài liệu:

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu: Sử dụng Mẫu số 01 quy định tại Phụ lục VII ban hành kèm theo Nghị định 292/2026/NĐ-CP (01 bản chính);
• Tài liệu thuyết minh chuyên sâu: Bản thuyết minh chi tiết về kế hoạch sử dụng, quy trình quản lý tỉ mỉ hàng hóa trong suốt quá trình lưu giữ và phương án xử lý, tiêu hủy hoặc tái xuất hàng hóa sau khi hoàn thành mục đích sử dụng (01 bản chính);
• Báo cáo tình hình thực hiện: Báo cáo việc chấp hành các giấy phép đã được cơ quan có thẩm quyền cấp trước đó, nếu doanh nghiệp đã từng được cấp phép (01 bản chính).

Hình thức và nguyên tắc gửi hồ sơ:

Căn cứ Điều 2 Nghị định 292/2026/NĐ-CP, thương nhân có thể lựa chọn linh hoạt một trong các phương thức nộp hồ sơ sau:

• Nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng thông tin một cửa quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công trực tuyến của cơ quan cấp phép (dùng chữ ký số hợp lệ);
• Nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan cấp phép thẩm quyền;
• Gửi qua đường bưu chính công ích hoặc dịch vụ chuyển phát.

Hồ sơ phải được lập thành 01 bộ bằng tiếng Việt. Nếu có văn bản bằng tiếng nước ngoài thì bắt buộc phải dịch sang tiếng Việt và được xác thực hợp pháp bởi người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của thương nhân.

3. Quy trình 3 bước xử lý và cấp Giấy phép xuất nhập khẩu hàng hóa tạm ngừng

Quy trình thẩm định và cấp Giấy phép được quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 292/2026/NĐ-CP với các mốc thời gian chặt chẽ nhằm đảm bảo tiến độ giải quyết cho doanh nghiệp:

1. Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ (03 ngày làm việc)
   Thương nhân gửi bộ hồ sơ tới cơ quan cấp phép thẩm quyền. Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận, nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc có điểm chưa đúng quy định, cơ quan cấp phép phải thông báo bằng văn bản để thương nhân bổ sung, hoàn thiện.
2. Bước 2: Lấy ý kiến chuyên môn của các Bộ, ngành liên quan (07 ngày làm việc)
   Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp phép gửi văn bản kèm hồ sơ đến Bộ, cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành để lấy ý kiến. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được công văn xin ý kiến, Bộ, cơ quan ngang Bộ phải trả lời bằng văn bản thể hiện rõ quan điểm đồng ý hoặc không đồng ý (nếu từ chối phải nêu rõ lý do pháp lý).
3. Bước 3: Xem xét và ban hành Giấy phép (03 ngày làm việc)
   Sau khi nhận được ý kiến trả lời từ các Bộ, cơ quan ngang Bộ liên quan, trong vòng 03 ngày làm việc, cơ quan cấp phép chính thức cấp Giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu cho thương nhân. Trường hợp từ chối, cơ quan cấp phép phải ra văn bản trả lời nêu rõ nguyên nhân.

4. Thời hạn hiệu lực của Giấy phép và thời gian lưu giữ hàng hóa tại Việt Nam

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý sự khác biệt giữa thời hạn hiệu lực của Giấy phép và thời hạn hàng hóa được phép hiện diện, lưu giữ tại Việt Nam:

• Thời hạn hiệu lực của Giấy phép: Căn cứ khoản 3 Điều 6 Nghị định 292/2026/NĐ-CP, thời hạn này do cơ quan cấp phép ấn định cụ thể trong từng Giấy phép tùy thuộc vào tính chất lô hàng và tiến độ thực hiện dự án.
• Thời gian lưu giữ, sử dụng hàng hóa tại Việt Nam: Theo quy định tại khoản 4 Điều 6 Nghị định 292/2026/NĐ-CP, thời hạn này dựa trên đăng ký của thương nhân với cơ quan cấp phép nhưng tối đa không quá 02 năm.

5. Nghĩa vụ báo cáo định kỳ của thương nhân sau khi được cấp phép

Sau khi hoàn tất thủ tục và được cấp Giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa tạm ngừng, thương nhân không chỉ chịu sự giám sát của cơ quan hải quan mà còn phải tuân thủ nghiêm ngặt chế độ báo cáo định kỳ quy định tại khoản 5 Điều 6 Nghị định 292/2026/NĐ-CP.

Thương nhân có nghĩa vụ lập báo cáo theo Mẫu BC01 Phụ lục VII ban hành kèm theo Nghị định 292/2026/NĐ-CP gửi về cơ quan cấp phép chậm nhất vào ngày 31/12 hằng năm.

Nội dung báo cáo tập trung làm rõ các vấn đề cốt lõi:

• Tình hình thực tế tiến hành xuất khẩu, nhập khẩu lô hàng;
• Thực trạng quản lý và sử dụng hàng hóa đúng mục đích đã đăng ký;
• Kết quả và phương án xử lý hàng hóa sau khi hoàn tất quá trình sử dụng.

Trường hợp thương nhân không chấp hành nghĩa vụ báo cáo hoặc sử dụng hàng hóa sai mục đích đã cam kết, cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ thu hồi giấy phép và từ chối xem xét các hồ sơ xin cấp phép tiếp theo theo quy định của pháp luật.