Tầm quan trọng của con dấu đối với chi nhánh công ty hợp danh

Trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, đặc biệt là loại hình công ty hợp danh, con dấu đóng vai trò là dấu hiệu xác nhận tư cách pháp lý và giá trị của các văn bản, giao dịch. Đối với chi nhánh - đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, việc sử dụng con dấu riêng giúp thuận tiện hơn trong các giao dịch tại địa phương nơi đặt chi nhánh.

Thủ tục thông báo mẫu con dấu là bước bắt buộc để con dấu có hiệu lực pháp lý (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý áp dụng (Cập nhật tháng 11/2018)

Tại thời điểm hiện tại (tháng 11/2018), các doanh nghiệp cần tuân thủ các văn bản quy phạm pháp luật sau đây khi thực hiện thủ tục về con dấu:

• Luật Doanh nghiệp 2014;
• Nghị định 96/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Doanh nghiệp;
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Nghị định 108/2018/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 10/10/2018) sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 78/2015/NĐ-CP.

Quyền tự quyết về con dấu của doanh nghiệp

Theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện. Tuy nhiên, nội dung con dấu phải thể hiện được các thông tin sau:

1. Tên doanh nghiệp;
2. Mã số doanh nghiệp.

Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Trình tự thực hiện thông báo mẫu con dấu chi nhánh

Để thông báo mẫu con dấu của chi nhánh công ty hợp danh, doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ bao gồm Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp/chi nhánh/văn phòng đại diện (theo mẫu Phụ lục II-9 ban hành kèm theo Thông tư hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp).

Bước 2: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh đặt trụ sở hoặc nộp qua mạng điện tử trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Tiếp nhận và đăng tải

Khi nhận thông báo mẫu con dấu, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp, thực hiện đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

"Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác, hợp pháp, phù hợp thuần phong mỹ tục, văn hóa, khả năng gây nhầm lẫn của mẫu con dấu và tranh chấp phát sinh do việc quản lý và sử dụng con dấu."

Mẫu thông báo sử dụng con dấu chi nhánh (Tham khảo)

Dưới đây là nội dung mẫu thông báo chuẩn mà doanh nghiệp cần kê khai:

Lưu ý quan trọng về quản lý con dấu

Kể từ khi Luật Doanh nghiệp 2014 có hiệu lực, cơ chế quản lý con dấu đã chuyển từ "tiền kiểm" sang "hậu kiểm". Doanh nghiệp không còn phải đăng ký mẫu dấu với cơ quan Công an như trước đây (trừ một số trường hợp đặc biệt). Tuy nhiên, việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu phải được quy định cụ thể trong Điều lệ công ty hoặc quyết định của Hội đồng thành viên/Chủ sở hữu.

Việc không thông báo mẫu con dấu hoặc sử dụng con dấu chưa được công bố có thể dẫn đến các rủi ro pháp lý khi thực hiện các giao dịch dân sự, kinh tế hoặc làm việc với các cơ quan nhà nước.