Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam cuối năm 2018 đang diễn ra sôi động, việc mở rộng hoặc thay đổi địa điểm kinh doanh là nhu cầu tất yếu của nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo tính pháp lý và tránh các rủi ro hành chính, doanh nghiệp cần nắm vững các quy định mới nhất vừa được Chính phủ ban hành và có hiệu lực trong quý IV năm 2018.

Căn cứ pháp lý quan trọng áp dụng cuối năm 2018

Tính đến thời điểm tháng 12/2018, các hoạt động đăng ký và thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp được điều chỉnh bởi các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014;
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Đặc biệt là Nghị định 108/2018/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 10/10/2018) với nhiều điểm mới nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính cho doanh nghiệp.

Khi nào doanh nghiệp phải thông báo thay đổi địa điểm kinh doanh?

Theo quy định tại Điều 33 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, khi có thay đổi nội dung đăng ký hoạt động địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp phải gửi Thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt địa điểm kinh doanh trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày có thay đổi.

Việc thay đổi có thể bao gồm: thay đổi địa chỉ, thay đổi tên địa điểm kinh doanh, hoặc thay đổi người đứng đầu địa điểm kinh doanh.

Hồ sơ và trình tự thực hiện thủ tục năm 2018

Dưới tác động của Nghị định 108/2018/NĐ-CP, quy trình thực hiện đã trở nên linh hoạt hơn. Hồ sơ cơ bản bao gồm:

1. Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động địa điểm kinh doanh (theo mẫu quy định tại Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT);
2. Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động địa điểm kinh doanh hiện tại;
3. Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục (nếu không phải là người đại diện theo pháp luật).

Mẫu Thông báo thay đổi nội dung đăng ký địa điểm kinh doanh

Dưới đây là mẫu thông báo chuẩn được sử dụng phổ biến trong giai đoạn cuối năm 2018:

(TÊN DOANH NGHIỆP) -------- Số: …………..

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ……, ngày…… tháng…… năm 2018

THÔNG BÁO
Về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động địa điểm kinh doanh

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố ………

Tên doanh nghiệp: ………………………………………………………………………………
Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: ………………………………………………………………
Ngày cấp: …../…../…….. Nơi cấp: ……………………………………………………………

Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của địa điểm kinh doanh sau:

Tên địa điểm kinh doanh: ………………………………………………………………………
Mã số địa điểm kinh doanh: ……………………………………………………………………

Nội dung đăng ký thay đổi:
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………

Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác, trung thực của nội dung Thông báo này.

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (Ký và ghi rõ họ tên)

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các vấn đề sau để tránh bị trả lại hồ sơ hoặc bị xử phạt vi phạm hành chính:

• Thời hạn nộp hồ sơ: Tuyệt đối không quá 10 ngày kể từ ngày có thay đổi thực tế. Việc chậm trễ có thể dẫn đến mức phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng theo quy định về xử phạt trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.
• Địa giới hành chính: Nếu địa điểm kinh doanh chuyển sang tỉnh, thành phố khác, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi địa điểm kinh doanh chuyển đến.
• Cập nhật thông tin thuế: Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp đã liên thông với hệ thống thuế, tuy nhiên doanh nghiệp vẫn nên kiểm tra trạng thái trên cổng thông tin để đảm bảo mã số thuế của địa điểm kinh doanh đã được cập nhật địa chỉ mới.

Việc tuân thủ đúng các quy định tại Nghị định 108/2018/NĐ-CP không chỉ giúp doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ nhanh chóng mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản trị vận hành vào thời điểm cuối năm 2018.