Trong nền kinh tế cạnh tranh khốc liệt hiện nay, kiểu dáng công nghiệp không chỉ là diện mạo của sản phẩm mà còn là tài sản chiến lược của mỗi doanh nghiệp tư nhân. Tuy nhiên, nhiều chủ doanh nghiệp thường lơ là việc theo dõi thời hạn bảo hộ, dẫn đến nguy cơ mất trắng quyền độc quyền khi văn bằng hết hiệu lực. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình gia hạn theo quy định mới nhất.

Thời hạn và điều kiện gia hạn văn bằng bảo hộ

Theo quy định tại Điều 31 Nghị định 65/2023/NĐ-CP, Bằng độc quyền kiểu dáng công nghiệp có thời hạn bảo hộ là 05 năm kể từ ngày nộp đơn và có thể được gia hạn tối đa 02 lần liên tiếp.

"1. Bằng độc quyền kiểu dáng công nghiệp được gia hạn nhiều nhất 02 lần liên tiếp, mỗi lần 05 năm. Trường hợp kiểu dáng công nghiệp được bảo hộ có nhiều phương án thì Bằng độc quyền có thể được gia hạn đối với tất cả hoặc một số phương án, trong đó phải có phương án cơ bản..."

Như vậy, tổng thời gian bảo hộ tối đa cho một kiểu dáng công nghiệp là 15 năm. Doanh nghiệp cần lưu ý rằng, nếu kiểu dáng có nhiều phương án (ví dụ: các biến thể màu sắc hoặc hình dáng phụ), việc gia hạn phải bao gồm ít nhất phương án cơ bản đã đăng ký ban đầu.

Hồ sơ gia hạn cần chuẩn bị những gì?

Để thực hiện thủ tục, doanh nghiệp tư nhân cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ nộp cho Cục Sở hữu trí tuệ. Căn cứ khoản 2 Điều 31 Nghị định 65/2023/NĐ-CP, thành phần hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai yêu cầu gia hạn: Theo Mẫu số 07 tại Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định 65/2023/NĐ-CP.
• Bản gốc Bằng độc quyền: Trong trường hợp doanh nghiệp muốn ghi nhận việc gia hạn trực tiếp vào văn bằng giấy.
• Giấy ủy quyền: Nếu doanh nghiệp thực hiện thủ tục thông qua các tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp.
• Chứng từ nộp phí, lệ phí: Bao gồm phí thẩm định, lệ phí gia hạn, phí đăng bạ và phí công bố quyết định.

Thời điểm vàng để nộp đơn gia hạn

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý về mốc thời gian. Đơn yêu cầu gia hạn phải được nộp trong vòng 06 tháng trước ngày Bằng độc quyền hết hiệu lực. Nếu quá hạn, doanh nghiệp vẫn có thêm 06 tháng "ân hạn" để nộp đơn muộn, nhưng sẽ phải trả thêm 10% lệ phí gia hạn cho mỗi tháng nộp muộn theo quy định của Luật Sở hữu trí tuệ.

Ví dụ: Nếu văn bằng hết hạn vào ngày 01/06/2026, doanh nghiệp nên nộp đơn từ tháng 01/2026. Nếu đến tháng 08/2026 mới nộp đơn, doanh nghiệp sẽ bị phạt nộp muộn cho 02 tháng.

Quy trình xử lý tại Cục Sở hữu trí tuệ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ tiến hành thẩm định trong thời hạn 01 tháng. Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan này sẽ ra quyết định gia hạn, ghi nhận vào Sổ đăng ký quốc gia và công bố trên Công báo Sở hữu công nghiệp. Trong trường hợp hồ sơ có thiếu sót, doanh nghiệp sẽ có 02 tháng để sửa đổi hoặc phản hồi ý kiến.

Việc chủ động gia hạn không chỉ giúp doanh nghiệp tư nhân bảo vệ thành quả sáng tạo mà còn tránh được các tranh chấp pháp lý không đáng có khi đối thủ cạnh tranh có ý định "mượn" kiểu dáng sản phẩm đã hết hạn bảo hộ.