Việc mở rộng quy mô hoạt động ra thị trường quốc tế thông qua các văn phòng đại diện là bước đi chiến lược của nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi mục tiêu kinh doanh thay đổi hoặc do nhu cầu tái cấu trúc, việc chấm dứt hoạt động các đơn vị này cần được thực hiện đúng trình tự pháp luật để tránh các rủi ro về hậu kiểm và thuế. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục này dành cho loại hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên theo bối cảnh pháp luật năm 2018.

Quy trình pháp lý chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện cần sự chuẩn xác và tuân thủ nghiêm ngặt (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý điều chỉnh

Tại thời điểm năm 2018, các hoạt động đăng ký và thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp được điều chỉnh bởi các văn bản quy phạm pháp luật chủ chốt sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014;
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp.

Hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện ở nước ngoài

Theo quy định tại Điều 60 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, khi chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện tại nước ngoài, doanh nghiệp phải thực hiện thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh trong nước nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Hồ sơ bao gồm:

1. Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện: Sử dụng mẫu Phụ lục II-22 ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT.
2. Quyết định của Hội đồng thành viên: Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc chấm dứt hoạt động đơn vị phụ thuộc phải được sự đồng ý của Hội đồng thành viên.
3. Biên bản họp của Hội đồng thành viên: Ghi nhận ý kiến và kết quả biểu quyết về việc giải thể văn phòng đại diện.
4. Bản sao giấy tờ chứng minh việc chấm dứt hoạt động: Các văn bản do cơ quan có thẩm quyền tại nước ngoài cấp về việc văn phòng đại diện đã hoàn tất thủ tục đóng cửa tại nước sở tại.

Việc lưu trữ hồ sơ và chứng từ chấm dứt hoạt động là bắt buộc để phục vụ công tác hậu kiểm (ảnh minh họa)

Mẫu Thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện (Tham khảo)

Dưới đây là nội dung mẫu thông báo chuẩn hóa theo quy định pháp luật hiện hành năm 2018:

(Tên doanh nghiệp) Số: ………/TB-HDTV

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------

……, ngày…… tháng…… năm ……

THÔNG BÁO
Về việc chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện ở nước ngoài

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố ....................

Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa): ...................................................................................
Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: ................................................................................................
Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (nếu không có mã số thuế): ..........................................

Thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện sau:

1. Tên văn phòng đại diện: ........................................................................................................
Tên viết bằng tiếng nước ngoài (nếu có): .....................................................................................
Tên viết tắt (nếu có): .....................................................................................................................

2. Địa chỉ văn phòng đại diện: ...................................................................................................
Điện thoại: ................................. Fax: ................................. Email: .............................................

3. Số Giấy chứng nhận hoạt động văn phòng đại diện: ............................................................
Do (tên cơ quan nước ngoài cấp): ................................................... cấp ngày: ...../...../...............

Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác, trung thực của nội dung Thông báo này.

Các giấy tờ gửi kèm: - Quyết định của HĐTV; - Biên bản họp HĐTV; - Giấy tờ từ nước ngoài.

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP (Ký, ghi họ tên và đóng dấu)

Quy trình thực hiện tại Phòng Đăng ký kinh doanh

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc nộp qua mạng điện tử trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Bước 2: Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận hồ sơ, trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp.
• Bước 3: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện chuyển tình trạng pháp lý của văn phòng đại diện sang "Chấm dứt hoạt động" trong Cơ sở dữ liệu quốc gia.

Lưu ý quan trọng: Doanh nghiệp cần đảm bảo đã hoàn tất các nghĩa vụ thuế, lương và các khoản nợ khác của văn phòng đại diện tại nước ngoài trước khi thực hiện thủ tục này tại Việt Nam để tránh các tranh chấp pháp lý quốc tế phát sinh sau này.