Trong quá trình hoạt động, không ít trường hợp các thành viên hợp danh phát hiện thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp có sự sai lệch, chưa chính xác so với hồ sơ gốc đã nộp. Việc đảm bảo tính chính xác của thông tin pháp lý là vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến các giao dịch dân sự và nghĩa vụ thuế của công ty.

Căn cứ pháp lý quan trọng cần lưu ý

Thủ tục cập nhật, hiệu đính thông tin doanh nghiệp đối với loại hình công ty hợp danh được điều chỉnh bởi các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014;
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Đặc biệt là Nghị định 108/2018/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 10/10/2018) với nhiều cải cách về thủ tục hành chính.

Trường hợp doanh nghiệp phát hiện nội dung trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chưa chính xác so với nội dung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thì doanh nghiệp gửi Thông báo đề nghị hiệu đính thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký.

Trình tự thực hiện thủ tục cập nhật thông tin năm 2018

Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương thức nộp hồ sơ linh hoạt:

• Nộp trực tiếp: Tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi công ty đặt trụ sở chính.
• Nộp trực tuyến: Thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đây là phương thức được khuyến khích nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí.

Bước 2: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Sau khi nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, cơ quan chức năng có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và thực hiện hiệu đính thông tin trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Nhận kết quả

Doanh nghiệp căn cứ vào ngày hẹn trên Giấy biên nhận để đến nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới hoặc Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đã được hiệu đính.

Thành phần hồ sơ chi tiết

Để hồ sơ được xử lý nhanh chóng, công ty hợp danh cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

1. Thông báo về việc bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp: Theo mẫu quy định tại Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT.
2. Văn bản ủy quyền: Trong trường hợp người đi nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty.
3. Bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân: Chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực của người được ủy quyền.

Những điểm mới từ Nghị định 108/2018/NĐ-CP

Kể từ ngày 10/10/2018, theo quy định tại khoản 1 Điều 1 Nghị định 108/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trong Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp hoặc các thông báo thay đổi nội dung đăng ký. Đây là một bước tiến lớn trong việc đơn giản hóa thủ tục, giảm bớt gánh nặng hành chính cho các công ty hợp danh.

Nếu sai sót xuất phát từ phía cơ quan đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp sẽ được thực hiện hiệu đính thông tin hoàn toàn miễn phí. Ngược lại, nếu lỗi do doanh nghiệp kê khai chưa chính xác, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện thủ tục cập nhật để đảm bảo tính pháp lý cao nhất cho mọi hoạt động kinh doanh của mình.