Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là gì?

Trong bối cảnh quản trị doanh nghiệp hiện đại, người đại diện theo pháp luật đóng vai trò là "linh hồn" pháp lý của tổ chức. Theo quy định tại khoản 1 Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2014, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

"Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp..."

Một điểm tiến bộ của pháp luật doanh nghiệp giai đoạn này là cho phép Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều này giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc điều hành, đặc biệt là các doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc có nhiều mảng kinh doanh độc lập.

Tại sao doanh nghiệp cần thay đổi người đại diện?

Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật thường xuất phát từ nhu cầu thực tế của doanh nghiệp như: Người đại diện cũ hết nhiệm kỳ, chuyển công tác, qua đời, bị hạn chế năng lực hành vi dân sự, hoặc đơn giản là do sự thay đổi trong cơ cấu sở hữu và quản trị của công ty. Dù vì lý do gì, việc thực hiện đúng thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật là bắt buộc để đảm bảo tính hợp pháp cho các giao dịch sau đó.

Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật năm 2020

Căn cứ theo quy định tại Điều 43 Nghị định 78/2015/NĐ-CP (văn bản có hiệu lực tại thời điểm tháng 11/2020), hồ sơ bao gồm:

• Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật (theo mẫu quy định tại Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT).
• Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người bổ sung, thay thế làm đại diện theo pháp luật của công ty.
• Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên) hoặc của Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần).
• Quyết định của chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH một thành viên).

Lưu ý quan trọng: Nếu việc thay đổi người đại diện làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty, doanh nghiệp cần nộp kèm theo Quyết định và bản sao biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần).

Trình tự thực hiện thủ tục thay đổi

Để quá trình thay đổi diễn ra nhanh chóng, doanh nghiệp cần tuân thủ các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ
Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Hiện nay, doanh nghiệp được khuyến khích nộp hồ sơ qua mạng tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 2: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới cho doanh nghiệp.

Bước 3: Nhận kết quả
Doanh nghiệp nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới và thực hiện các thủ tục liên quan như thay đổi thông tin tại ngân hàng, thông báo cho đối tác và khách hàng.

Lệ phí và thời gian giải quyết

Theo quy định tại Thông tư 47/2019/TT-BTC, lệ phí đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp là 50.000 đồng/lần. Nếu thực hiện đăng ký qua mạng điện tử, doanh nghiệp sẽ được miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp.

Việc nắm vững các quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014 và Nghị định 78/2015/NĐ-CP sẽ giúp doanh nghiệp chủ động và tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có trong quá trình vận hành.