Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, kế toán trưởng đóng vai trò then chốt, là người chịu trách nhiệm chính về công tác tài chính và minh bạch số liệu. Việc thay đổi nhân sự tại vị trí này thường kéo theo các thủ tục hành chính bắt buộc với cơ quan nhà nước. Vậy doanh nghiệp có được ủy quyền khi làm thủ tục thay đổi kế toán trưởng không? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết dựa trên các quy định pháp luật hiện hành tính đến cuối năm 2022.

1. Vai trò của kế toán trưởng và quy định về việc thay đổi nhân sự

Theo quy định tại khoản 1 Điều 53 Luật Kế toán 2015, kế toán trưởng là người đứng đầu bộ máy kế toán của đơn vị, có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán trong đơn vị kế toán. Đây là vị trí bắt buộc phải có đối với các doanh nghiệp, trừ một số trường hợp doanh nghiệp siêu nhỏ được phép bổ nhiệm người phụ trách kế toán.

Khi có sự thay đổi về nhân sự kế toán trưởng, doanh nghiệp phải thực hiện thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh để cập nhật thông tin trong hồ sơ pháp lý của công ty. Việc thay đổi này có thể xuất phát từ nhu cầu kiện toàn bộ máy, định hướng phát triển mới hoặc do kế toán trưởng cũ nghỉ việc, hết nhiệm kỳ.

2. Doanh nghiệp có được ủy quyền thực hiện thủ tục thay đổi kế toán trưởng?

Đây là thắc mắc chung của nhiều người đại diện theo pháp luật khi không có thời gian trực tiếp đến làm việc tại Sở Kế hoạch và Đầu tư. Căn cứ theo quy định tại Điều 12 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.

Cụ thể, khi thực hiện thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (bao gồm cả thông tin kế toán trưởng), người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần có quyền lập Giấy ủy quyền cho nhân viên trong công ty hoặc các đơn vị cung cấp dịch vụ pháp lý để thay mặt thực hiện các công việc sau:

• Nộp hồ sơ thay đổi thông tin tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư.
• Theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ và giải trình các vấn đề phát sinh (nếu có).
• Nhận kết quả là Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Như vậy, pháp luật hoàn toàn cho phép việc ủy quyền, giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc thực hiện các thủ tục hành chính.

3. Mẫu Giấy ủy quyền thay đổi kế toán trưởng công ty cổ phần chuẩn pháp lý

Để văn bản ủy quyền có giá trị pháp lý khi làm việc với cơ quan chức năng, doanh nghiệp cần đảm bảo các thông tin về bên ủy quyền, bên được ủy quyền và phạm vi công việc phải rõ ràng. Dưới đây là mẫu Giấy ủy quyền được chúng tôi cập nhật và tối ưu cho bối cảnh năm 2022:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
^{____________________}

..., ngày ... tháng ... năm 2022

GIẤY UỶ QUYỀN
Số: ……./2022/GUQ

(V/v: Thực hiện thủ tục thay đổi thông tin kế toán trưởng)

I. BÊN ỦY QUYỀN (Sau đây gọi là Bên A):
Tên doanh nghiệp: …………………………………………………………………………
Mã số doanh nghiệp: ………… do Sở KH&ĐT ………… cấp ngày ………
Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………………………………………………
Người đại diện theo pháp luật: ……………………… Chức vụ: ……………

II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Sau đây gọi là Bên B):
Họ và tên: …………………………… Giới tính: …………
Số CMND/CCCD/Hộ chiếu: ……………… do ……… cấp ngày ……………
Hộ khẩu thường trú: …………………………………………………………………………
Chỗ ở hiện tại: …………………………………………………………………………

III. PHẠM VI ỦY QUYỀN:
1. Bên B thay mặt Bên A liên hệ với Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố ……… để thực hiện thủ tục thông báo thay đổi thông tin kế toán trưởng cho Công ty.
2. Trong phạm vi ủy quyền, Bên B có quyền kê khai hồ sơ, ký tên trên các văn bản liên quan, nộp và nhận kết quả thủ tục hành chính theo quy định.
3. Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi hoàn thành công việc hoặc có văn bản thay thế khác.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký và ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

4. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện ủy quyền

Khi sử dụng Giấy ủy quyền để thực hiện thủ tục tại cơ quan đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:

• Kèm theo giấy tờ định danh: Người được ủy quyền khi đi nộp hồ sơ phải mang theo bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý cá nhân (CCCD/CMND/Hộ chiếu) để đối chiếu.
• Thời hạn ủy quyền: Nên ghi rõ thời hạn hoặc ghi "cho đến khi hoàn thành công việc" để tránh việc phải làm lại giấy nhiều lần nếu hồ sơ cần sửa đổi.
• Tính thống nhất: Thông tin trên Giấy ủy quyền phải khớp hoàn toàn với thông tin trên Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng Giấy ủy quyền không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác quản trị nội bộ của công ty cổ phần.