Trong bối cảnh chính sách thuế có nhiều thay đổi quan trọng vào năm 2026, việc nắm vững các quy định về chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nghĩa vụ tài chính. Đặc biệt, các khoản phụ cấp và phúc lợi cho người lao động luôn là vấn đề được các kế toán viên quan tâm hàng đầu.

1. Danh mục các khoản phụ cấp được trừ khi tính thuế TNDN năm 2026

Căn cứ theo quy định tại Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, các khoản chi có tính chất phúc lợi và phụ cấp trực tiếp cho người lao động sẽ được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ điều kiện pháp lý. Cụ thể bao gồm:

• Chi hỗ trợ đời sống: Bao gồm chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát định kỳ; chi hỗ trợ điều trị khám bệnh, chữa bệnh cho nhân viên.
• Chi đào tạo và phát triển: Các khoản chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại các cơ sở giáo dục hoặc cơ sở hoạt động giáo dục nghề nghiệp nhằm nâng cao tay nghề.
• Chi hỗ trợ rủi ro: Hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn hoặc ốm đau dài ngày.
• Chi khuyến khích học tập: Khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập nhằm gắn kết nhân sự.
• Chi phí đi lại: Hỗ trợ chi phí đi lại trong các dịp lễ, tết hoặc phụ cấp phương tiện đi nghỉ phép theo đúng quy định của Bộ luật Lao động 2019.
• Chi bảo hiểm tự nguyện: Chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe và các loại bảo hiểm tự nguyện khác (trừ các khoản đóng góp bảo hiểm hưu trí bổ sung theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 có quy định riêng).

Lưu ý đặc biệt: Tổng số chi cho các khoản phúc lợi nêu trên không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

2. Điều kiện khắt khe để các khoản phụ cấp được chấp nhận là chi phí hợp lý

Không phải mọi khoản chi thực tế đều được cơ quan thuế chấp nhận. Theo Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp phải đảm bảo 03 điều kiện tiên quyết sau:

Thứ nhất: Khoản chi phải thực tế phát sinh và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị.

Thứ hai: Phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Đối với các khoản phụ cấp lương, cần được quy định cụ thể trong ít nhất một trong các văn bản sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính hoặc Quy chế thưởng của doanh nghiệp.

Thứ ba: Đối với các khoản chi từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Đây là điểm mới cần lưu ý so với các quy định trước đây để tránh bị loại chi phí khi quyết toán thuế TNDN năm 2026.

3. Những khoản chi tuyệt đối không được trừ theo Luật Thuế TNDN 2025

Doanh nghiệp cần đối chiếu với Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 để nhận diện các khoản chi không được trừ, điển hình như:

"1. Khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 9 Luật này;
2. Khoản tiền phạt do vi phạm hành chính;
3. Phần chi vượt mức quy định đối với các khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động..."

Ngoài ra, tiền lương và phụ cấp của chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc chủ công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ cũng không được tính vào chi phí được trừ. Các khoản trích khấu hao tài sản cố định không đúng quy định hoặc các khoản chi không tương ứng với doanh thu tính thuế cũng sẽ bị loại bỏ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Việc hiểu rõ và áp dụng đúng các quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tạo ra lá chắn thuế vững chắc, bảo vệ lợi ích tài chính chính đáng của đơn vị trong năm 2026.