Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ tại Việt Nam vào đầu năm 2020, việc sử dụng chữ ký số đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là trong các giao dịch hành chính và thuế. Đối với loại hình Công ty hợp danh, việc quản lý và thay đổi khóa chứng thư số đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về đại diện và ủy quyền. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp mẫu Giấy ủy quyền đề nghị thay đổi khóa cho thuê bao chứng thư số chuẩn pháp lý nhất.

Ký kết văn bản ủy quyền thay đổi khóa chứng thư số tại văn phòng (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hoạt động ủy quyền thay đổi khóa chứng thư số

Việc thực hiện thủ tục thay đổi khóa chứng thư số cho doanh nghiệp được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản quy phạm pháp luật chặt chẽ, bao gồm:

• Luật Doanh nghiệp 2014: Quy định về tư cách pháp nhân và người đại diện của công ty hợp danh.
• Nghị định 130/2018/NĐ-CP: Quy định chi tiết về dịch vụ chứng thực chữ ký số, trong đó có thủ tục thay đổi cặp khóa khi có yêu cầu từ thuê bao.
• Bộ luật Dân sự 2015: Quy định về hình thức và nội dung của văn bản ủy quyền.

Tại sao cần Giấy ủy quyền khi thay đổi khóa chứng thư số?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 28 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, khi thuê bao phát hiện khóa bí mật bị lộ hoặc có nguy cơ bị lộ, họ phải yêu cầu tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số tạm dừng hoặc thu hồi chứng thư số. Trong trường hợp người đại diện theo pháp luật của công ty hợp danh không trực tiếp đi thực hiện, việc ủy quyền cho nhân viên hoặc cá nhân khác là bắt buộc để đảm bảo tính hợp pháp của yêu cầu.

Mẫu Giấy ủy quyền thay đổi khóa chứng thư số mới nhất 2020

Dưới đây là mẫu văn bản được xây dựng dựa trên thực tiễn áp dụng tại các nhà cung cấp dịch vụ như VNPT-CA, Viettel-CA, FPT-CA...

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

..., ngày ... tháng ... năm 2020

GIẤY UỶ QUYỀN

Số: ……./2020/GUQ

(Về việc thực hiện thủ tục đề nghị thay đổi khóa cho thuê bao chứng thư số)

I. Bên ủy quyền (Doanh nghiệp)

Tên doanh nghiệp: .................................................................................................

Mã số doanh nghiệp: ................. do ................. cấp ngày .................................

Địa chỉ trụ sở chính: .............................................................................................

Người đại diện theo pháp luật: ................................. Chức vụ: ...........................

II. Bên được ủy quyền

Họ và tên: ................................................. Giới tính: ..........................................

Chứng minh nhân dân/CCCD số: ................. do ................. cấp ngày .............

Hộ khẩu thường trú: .............................................................................................

Chỗ ở hiện tại: .....................................................................................................

III. Phạm vi ủy quyền

1. Bên được ủy quyền có quyền thay mặt Bên ủy quyền liên hệ với Nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để nộp hồ sơ, ký kết các văn bản liên quan và nhận kết quả thủ tục đề nghị thay đổi khóa cho thuê bao chứng thư số của doanh nghiệp.

2. Bên được ủy quyền có trách nhiệm bảo mật thông tin và thực hiện đúng các quy định tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP.

Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi hoàn tất công việc hoặc có văn bản thay thế.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký, ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký tên, đóng dấu)

Lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

Khi đi thực hiện thủ tục tại nhà cung cấp dịch vụ, người được ủy quyền cần mang theo:

1. Giấy ủy quyền (bản gốc có dấu đỏ).
2. Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
3. Bản sao CMND/CCCD của người đại diện pháp luật và người được ủy quyền.
4. Thiết bị USB Token cũ (nếu có).

Việc thay đổi khóa là một thủ tục quan trọng nhằm bảo vệ an toàn tài chính và pháp lý cho doanh nghiệp. Do đó, ngay khi có nghi ngờ về tính bảo mật, doanh nghiệp cần thực hiện ngay các bước nêu trên.