Việc thiết lập sự hiện diện thương mại tại Việt Nam thông qua hình thức Văn phòng đại diện là lựa chọn phổ biến của nhiều tập đoàn nước ngoài. Tuy nhiên, để thực hiện thủ tục này một cách nhanh chóng, các doanh nghiệp thường ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức dịch vụ tại Việt Nam. Dưới đây là phân tích chuyên sâu và mẫu Giấy ủy quyền thành lập văn phòng đại diện chuẩn pháp lý theo quy định tại Nghị định 07/2016/NĐ-CP.

Tại sao cần Giấy ủy quyền khi thành lập Văn phòng đại diện?

Theo quy định tại Luật Thương mại 2005, thương nhân nước ngoài được phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam để xúc tiến thương mại, tìm hiểu thị trường. Do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp nước ngoài thường không thường trú tại Việt Nam, việc lập Giấy ủy quyền là bắt buộc để:

• Cho phép bên được ủy quyền thay mặt doanh nghiệp ký kết các tờ khai, biểu mẫu theo Thông tư 11/2016/TT-BCT.
• Thực hiện nộp hồ sơ và nhận kết quả tại Sở Công thương hoặc Ban quản lý các khu công nghiệp, khu chế xuất.
• Giải trình các vấn đề phát sinh với cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong quá trình thẩm định hồ sơ.

Mẫu Giấy ủy quyền thành lập Văn phòng đại diện mới nhất

Dưới đây là mẫu văn bản được trình bày theo đúng quy chuẩn hành chính, đảm bảo tính pháp lý cao nhất:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

..., ngày … tháng … năm …

GIẤY UỶ QUYỀN

Số: ……./GUQ-2019

Về việc thực hiện thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện

I. BÊN ỦY QUYỀN (Thương nhân nước ngoài):

• Tên doanh nghiệp: ....................................................................................................
• Địa chỉ trụ sở chính: ...................................................................................................
• Giấy phép thành lập/Đăng ký kinh doanh số: ........... do ........... cấp ngày ...........
• Người đại diện theo pháp luật: ................................. Chức vụ: .............................

II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN:

• Họ và tên: ........................................................... Giới tính: ...................................
• Số CMND/Hộ chiếu: ................................. do ................. cấp ngày .....................
• Địa chỉ thường trú: ...................................................................................................
• Chỗ ở hiện tại: ..........................................................................................................

III. NỘI DUNG VÀ PHẠM VI ỦY QUYỀN:

1. Bên được ủy quyền thay mặt Bên ủy quyền thực hiện các công việc sau:

• Ký các văn bản, hồ sơ liên quan đến việc thành lập Văn phòng đại diện của Bên ủy quyền tại Việt Nam.
• Nộp hồ sơ, nộp lệ phí và nhận kết quả Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại cơ quan có thẩm quyền.
• Làm việc với các cơ quan chức năng để giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến hồ sơ.

2. Thời hạn ủy quyền: Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi hoàn thành công việc hoặc có văn bản chấm dứt ủy quyền.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký và ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký tên, đóng dấu)

Lưu ý quan trọng về hình thức của Giấy ủy quyền

Để Giấy ủy quyền có giá trị pháp lý tại Việt Nam, doanh nghiệp nước ngoài cần đặc biệt lưu ý các điểm sau:

1. Hợp pháp hóa lãnh sự: Giấy ủy quyền do thương nhân nước ngoài ký tại nước ngoài bắt buộc phải được chứng thực chữ ký và hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước sở tại, sau đó dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.
2. Thẩm quyền ký: Người ký Giấy ủy quyền phải là người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài (thường là Giám đốc, Chủ tịch HĐQT) theo quy định tại Điều lệ công ty.
3. Nội dung cụ thể: Phạm vi ủy quyền cần được ghi rõ ràng, tránh ghi chung chung để không bị cơ quan cấp phép từ chối hồ sơ do thiếu thẩm quyền.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng Giấy ủy quyền không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng Nghị định 07/2016/NĐ-CP mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong hoạt động đầu tư tại thị trường Việt Nam.