Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, đặc biệt là tại các Công ty TNHH một thành viên, việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho người lao động là một quy trình định kỳ quan trọng. Để thực hiện việc này, doanh nghiệp cần cấp chứng từ khấu trừ thuế cho nhân viên. Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng tự in được chứng từ mà thường phải thực hiện thủ tục mua tại cơ quan thuế. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết về Giấy giới thiệu thực hiện thủ tục đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo bối cảnh quy định năm 2019.

Tầm quan trọng của Giấy giới thiệu trong thủ tục thuế

Giấy giới thiệu là văn bản pháp lý do doanh nghiệp phát hành nhằm cử cán bộ, nhân viên (thường là kế toán) thay mặt công ty đến làm việc với cơ quan thuế. Trong thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN, Giấy giới thiệu đóng vai trò xác nhận tư cách người đại diện, đảm bảo tính chính danh và bảo mật thông tin của doanh nghiệp.

Theo quy định tại Thông tư 156/2013/TT-BTC, khi thực hiện các giao dịch trực tiếp với cơ quan thuế, người được cử đi phải mang theo giấy tờ tùy thân và văn bản ủy quyền hoặc giấy giới thiệu hợp lệ từ người đại diện theo pháp luật của tổ chức.

Hồ sơ mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN năm 2019 gồm những gì?

Để được cơ quan thuế cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ. Căn cứ vào Thông tư 37/2010/TT-BTC, hồ sơ bao gồm:

• Đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN (Mẫu số 17/TNCN ban hành kèm theo Thông tư 156/2013/TT-BTC).
• Giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp (bản sao có chứng thực).
• Giấy giới thiệu của doanh nghiệp cử nhân viên đi mua chứng từ.
• Chứng minh nhân dân hoặc Thẻ căn cước công dân của người được giới thiệu (xuất trình bản chính).

Mẫu Giấy giới thiệu thực hiện thủ tục đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Dưới đây là mẫu Giấy giới thiệu chuẩn dành cho Công ty TNHH một thành viên và các loại hình doanh nghiệp khác khi đi làm thủ tục tại Chi cục Thuế hoặc Cục Thuế quản lý trực tiếp:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

..., ngày... tháng... năm 2019

GIẤY GIỚI THIỆU

Kính gửi: Chi cục Thuế/Cục Thuế ........................................

Tên doanh nghiệp: ........................................................................................
Mã số thuế: .....................................................................................................
Địa chỉ trụ sở: .................................................................................................

Chúng tôi trân trọng giới thiệu:
Ông/Bà: ........................................................... Chức vụ: .................................
Số CMND/CCCD: ........................ Ngày cấp: .................... Nơi cấp: .................
Được cử đến: ....................................................................................................
Về việc: Thực hiện thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho doanh nghiệp.

Đề nghị Quý cơ quan tạo điều kiện để Ông/Bà có tên trên hoàn thành nhiệm vụ.
Giấy giới thiệu này có giá trị đến hết ngày: .....................................................

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT
(Ký tên, đóng dấu)

Những lưu ý quan trọng khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Sau khi mua được chứng từ, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về quản lý ấn chỉ thuế. Cụ thể:

• Báo cáo tình hình sử dụng: Doanh nghiệp phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo quý (Mẫu CTT25/AC) gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Bảo quản chứng từ: Chứng từ khấu trừ thuế là ấn chỉ có giá trị, việc làm mất hoặc hư hỏng có thể dẫn đến các mức xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn.
• Đối tượng cấp chứng từ: Chỉ cấp chứng từ cho các cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng có tổng mức thu nhập từ 2.000.000 đồng/lần trở lên mà doanh nghiệp đã thực hiện khấu trừ thuế 10%.

Việc chuẩn bị chu đáo Giấy giới thiệu và hồ sơ đi kèm không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác phối hợp với cơ quan quản lý nhà nước.