Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, con dấu không chỉ là công cụ xác nhận giá trị pháp lý của văn bản mà còn là tài sản quan trọng gắn liền với sự tồn tại của pháp nhân. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp tiến hành giải thể hoặc thay đổi mẫu dấu theo quy định mới, việc hoàn trả con dấu cũ cho cơ quan chức năng là một thủ tục hành chính bắt buộc và cần sự chuẩn xác tuyệt đối về mặt hồ sơ.

Tại sao Công ty hợp danh phải thực hiện thủ tục trả lại con dấu?

Tính đến thời điểm đầu năm 2019, theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu. Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2015 và đang sử dụng con dấu do cơ quan Công an cấp, khi giải thể hoặc thay đổi mẫu dấu, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục trả lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan Công an để được cấp giấy xác nhận đã thu hồi con dấu.

Việc không thực hiện đúng thủ tục này có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý nghiêm trọng, đặc biệt là khi doanh nghiệp muốn hoàn tất thủ tục đóng mã số thuế và chấm dứt tồn tại trên hệ thống đăng ký kinh doanh quốc gia.

Căn cứ pháp lý áp dụng trong năm 2019

Thủ tục này được điều chỉnh bởi các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014: Quy định chung về quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp.
• Nghị định 96/2015/NĐ-CP: Hướng dẫn chi tiết một số điều của Luật Doanh nghiệp về con dấu.

Mẫu Công văn xin trả lại con dấu cho Công ty hợp danh

Dưới đây là mẫu công văn chuẩn xác nhất dành cho loại hình Công ty hợp danh. Lưu ý, đối với Công ty hợp danh, quyết định trả dấu phải dựa trên biên bản họp của Hội đồng thành viên.

(TÊN DOANH NGHIỆP) ---------------------- Số: ……/CV-….

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ……, ngày … tháng … năm 2019

Kính gửi: Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về Trật tự xã hội - Công an tỉnh/thành phố ……

1. Tên công ty: ……………………………………………………………………………………

2. Địa chỉ trụ sở chính: ……………………………………………………………………………

3. Mã số doanh nghiệp: ………… do Sở Kế hoạch và Đầu tư ………… cấp ngày …………

4. Người đại diện theo pháp luật: …………………………………………………………………

Chức danh: ………………………………………………………………………………………

Bằng công văn này, Công ty chúng tôi kính trình bày với Quý cơ quan việc như sau:

Hiện nay, do tình hình kinh doanh không đạt hiệu quả như mong đợi, Hội đồng thành viên công ty đã họp và thống nhất quyết định chấm dứt hoạt động (giải thể) doanh nghiệp theo đúng quy định của pháp luật.

Để hoàn tất các thủ tục pháp lý liên quan đến việc giải thể, doanh nghiệp kính đề nghị cơ quan Công an làm thủ tục thu hồi lại con dấu pháp nhân và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu số ………… do Quý cơ quan cấp ngày …………

Doanh nghiệp cam kết chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của nội dung thông báo này và cam kết không sử dụng con dấu kể từ thời điểm bàn giao.

Nơi nhận: - Như trên; - Lưu văn phòng.

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Quy trình thực hiện thủ tục trả con dấu tại cơ quan Công an

Để quá trình trả dấu diễn ra thuận lợi, người đại diện doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền cần thực hiện các bước sau:

1. Chuẩn bị hồ sơ: Bao gồm Công văn xin trả dấu (theo mẫu trên), bản sao Quyết định giải thể của Hội đồng thành viên, con dấu cũ và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu gốc.
2. Nộp hồ sơ: Nộp trực tiếp tại Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội thuộc Công an tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
3. Tiếp nhận và xử lý: Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và tình trạng con dấu.
4. Nhận kết quả: Cơ quan Công an sẽ cấp Giấy xác nhận về việc thu hồi con dấu. Đây là văn bản quan trọng để doanh nghiệp nộp cho cơ quan Đăng ký kinh doanh nhằm hoàn tất thủ tục giải thể.

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

Trong bối cảnh năm 2019, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:

• Thẩm quyền ký công văn: Phải là người đại diện theo pháp luật của Công ty hợp danh (thường là các thành viên hợp danh).
• Tính thống nhất: Nội dung trong công văn phải khớp hoàn toàn với thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và Giấy chứng nhận mẫu dấu.
• Trường hợp mất con dấu: Nếu doanh nghiệp làm mất con dấu hoặc mất Giấy chứng nhận mẫu dấu, cần phải có văn bản giải trình và thông báo mất dấu gửi cơ quan Công an trước khi thực hiện thủ tục trả dấu.

Việc thực hiện đúng và đầy đủ thủ tục trả lại con dấu không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định tại Nghị định 96/2015/NĐ-CP mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và minh bạch trong quản trị doanh nghiệp.