Việc lựa chọn một cái tên vừa ý nghĩa, vừa đúng quy định pháp luật là bài toán đầu tiên mà mọi chủ doanh nghiệp phải đối mặt khi thực hiện thủ tục thành lập công ty. Theo bối cảnh pháp luật hiện hành năm 2019, việc đặt tên phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách kiểm tra tên công ty để tránh tình trạng bị cơ quan đăng ký kinh doanh từ chối hồ sơ do trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn.

Thế nào là tên trùng và tên gây nhầm lẫn theo quy định?

Căn cứ vào Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2014, khái niệm về tên trùng và tên gây nhầm lẫn được định nghĩa rất cụ thể nhằm bảo vệ quyền lợi của các doanh nghiệp đã đăng ký trước đó.

Điều 42. Tên trùng và tên gây nhầm lẫn

1. Tên trùng là tên tiếng Việt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký được viết hoàn toàn giống với tên tiếng Việt của doanh nghiệp đã đăng ký.

2. Các trường hợp sau đây được coi là tên gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký: ...

Cụ thể, các trường hợp được coi là gây nhầm lẫn bao gồm:

• Tên tiếng Việt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký được đọc giống như tên doanh nghiệp đã đăng ký.
• Tên viết tắt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký trùng với tên viết tắt của doanh nghiệp đã đăng ký.
• Tên bằng tiếng nước ngoài của doanh nghiệp đề nghị đăng ký trùng với tên bằng tiếng nước ngoài của doanh nghiệp đã đăng ký.
• Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi một số tự nhiên, số thứ tự hoặc các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt và các chữ cái F, J, Z, W ngay sau tên riêng của doanh nghiệp đó.
• Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi ký hiệu “&”, “.”, “+”, “-”, “_”.
• Tên riêng của doanh hiện đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi từ “tân” ngay trước hoặc “mới” ngay sau hoặc trước tên riêng của doanh nghiệp đã đăng ký.
• Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi từ “miền Bắc”, “miền Nam”, “miền Trung”, “miền Tây”, “miền Đông” hoặc từ có ý nghĩa tương tự.

Lưu ý rằng các quy định về tên gây nhầm lẫn (trừ trường hợp trùng tên viết tắt và tên nước ngoài) không áp dụng đối với công ty con của công ty đã đăng ký.

Cấu trúc tên doanh nghiệp chuẩn pháp lý

Theo Điều 38 Luật Doanh nghiệp 2014, tên tiếng Việt của doanh nghiệp bao gồm hai thành tố bắt buộc:

1. Loại hình doanh nghiệp: Được viết là “công ty trách nhiệm hữu hạn” hoặc “công ty TNHH”; “công ty cổ phần” hoặc “công ty CP”; “công ty hợp danh”; “doanh nghiệp tư nhân” hoặc “DNTN”.
2. Tên riêng: Được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.

Khi kiểm tra tính trùng lặp, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ tập trung vào Tên riêng. Ví dụ: "Công ty TNHH Hoa Mai" và "Công ty Cổ phần Hoa Mai" được coi là trùng tên riêng dù khác loại hình doanh nghiệp.

Hướng dẫn chi tiết cách kiểm tra tên công ty trực tuyến

Để đảm bảo tên dự kiến đặt không vi phạm các điều cấm tại Điều 39 Luật Doanh nghiệp 2014, bạn có thể thực hiện tra cứu qua 2 phương thức sau trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Cách 1: Tra cứu nhanh qua thanh tìm kiếm

Đây là cách đơn giản nhất để loại trừ các tên đã tồn tại:

• Bước 1: Truy cập địa chỉ https://dangkykinhdoanh.gov.vn.
• Bước 2: Nhập tên riêng dự kiến vào ô "Tìm doanh nghiệp".
• Bước 3: Quan sát kết quả. Nếu hệ thống không hiển thị doanh nghiệp nào có tên tương tự, khả năng cao tên của bạn có thể sử dụng. Tuy nhiên, cách này chưa kiểm tra được tên viết tắt và tên tiếng nước ngoài một cách triệt để.

Cách 2: Tra cứu chuyên sâu qua hệ thống đăng ký trực tuyến

Cách này giúp bạn kiểm tra chính xác hơn về tên viết tắt và tên nước ngoài, đồng thời nhận được cảnh báo trực tiếp từ hệ thống:

• Bước 1: Đăng nhập vào Hệ thống đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.
• Bước 2: Chọn mục "Đăng ký doanh nghiệp" và bắt đầu tạo hồ sơ mới.
• Bước 3: Tại khối dữ liệu "Tên doanh nghiệp", bạn nhập tên dự kiến. Hệ thống sẽ tự động đối soát với cơ sở dữ liệu quốc gia và đưa ra cảnh báo nếu tên bị trùng hoặc có dấu hiệu gây nhầm lẫn.

Những lưu ý quan trọng khác khi đặt tên

Ngoài việc không trùng lặp, doanh nghiệp cần lưu ý các quy định tại Nghị định 78/2015/NĐ-CP:

• Không sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận.
• Không sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
• Sở hữu trí tuệ: Tên doanh nghiệp không được trùng với nhãn hiệu, chỉ dẫn địa lý đã được bảo hộ. Bạn nên tra cứu thêm tại thư viện số của Cục Sở hữu trí tuệ để tránh tranh chấp pháp lý về sau.

Việc kiểm tra kỹ lưỡng tên công ty trước khi nộp hồ sơ không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức mà còn xây dựng nền móng vững chắc cho thương hiệu ngay từ ngày đầu thành lập. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào về thủ tục đăng ký kinh doanh, hãy tham khảo ý kiến của các chuyên gia pháp lý để được hỗ trợ tốt nhất.