Trong bối cảnh hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng, nhu cầu dịch thuật và chứng thực giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt và ngược lại trở nên vô cùng phổ biến. Để đảm bảo tính pháp lý và sự thống nhất trong quản lý, Chính phủ đã ban hành những quy định cụ thể về việc chứng thực chữ ký người dịch, đặc biệt là đối với đội ngũ cộng tác viên dịch thuật tại các cơ quan nhà nước và tổ chức hành nghề công chứng.

Quy định mới về chứng thực chữ ký người dịch năm 2026

Theo quy định tại khoản 11 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 23/2015/NĐ-CP), quy trình chứng thực chữ ký người dịch đã được tối ưu hóa nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người dân và cán bộ thực hiện.

Cụ thể, đối với người dịch là cộng tác viên của UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng, khi yêu cầu chứng thực chữ ký, họ chỉ cần xuất trình bản dịch và các giấy tờ cần dịch liên quan. Người thực hiện chứng thực sẽ tiến hành đối chiếu chữ ký trên bản dịch với chữ ký mẫu đã được lưu trữ trước đó. Trong trường hợp có sự nghi ngờ về tính xác thực, người chứng thực có quyền yêu cầu người dịch ký trực tiếp trước mặt mình để kiểm chứng.

"Người dịch là cộng tác viên của cơ quan thực hiện chứng thực khi yêu cầu chứng thực chữ ký phải xuất trình bản dịch và giấy tờ, văn bản cần dịch. Người thực hiện chứng thực đối chiếu chữ ký của người dịch trên bản dịch với chữ ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực; trường hợp nghi ngờ chữ ký trên bản dịch so với chữ ký mẫu thì yêu cầu người dịch ký trước mặt."

Chi tiết thủ tục hành chính theo Quyết định 3152/QĐ-BTP

Căn cứ theo hướng dẫn tại Quyết định 3152/QĐ-BTP, trình tự thực hiện thủ tục này bao gồm các bước sau:

1. Thành phần hồ sơ và cách thức nộp

Hồ sơ yêu cầu chứng thực rất đơn giản, bao gồm: Bản dịch và giấy tờ, văn bản cần dịch. Người yêu cầu có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại trụ sở UBND cấp xã hoặc các tổ chức hành nghề công chứng (Văn phòng công chứng hoặc Phòng công chứng).

2. Thời hạn giải quyết

Pháp luật quy định thời hạn thực hiện là ngay trong ngày làm việc. Nếu hồ sơ được tiếp nhận sau 15 giờ, kết quả có thể được trả vào ngày làm việc tiếp theo. Đối với các trường hợp phức tạp hoặc số lượng lớn, cơ quan tiếp nhận có thể thỏa thuận kéo dài thời gian bằng văn bản nhưng phải có phiếu hẹn rõ ràng.

3. Các trường hợp không được dịch để chứng thực

Cần lưu ý rằng không phải mọi giấy tờ đều có thể đem đi dịch và chứng thực chữ ký. Các trường hợp bị từ chối bao gồm:

• Giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa hoặc thêm bớt nội dung không hợp lệ.
• Văn bản bị hư hỏng, cũ nát đến mức không xác định được nội dung chính xác.
• Giấy tờ có đóng dấu mật hoặc ghi rõ không được dịch.
• Giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp nhưng chưa được hợp pháp hóa lãnh sự (trừ một số ngoại lệ như hộ chiếu, bằng tốt nghiệp, bảng điểm...).

Ứng dụng công nghệ và VNeID trong chứng thực

Một điểm sáng trong quy định mới là việc tích hợp dữ liệu dân cư. Người thực hiện chứng thực không được yêu cầu người dân nộp hoặc xuất trình bản chính các giấy tờ đã được tích hợp trên ứng dụng VNeID. Nếu thông tin có thể khai thác trực tiếp từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cán bộ có trách nhiệm tự tra cứu, giúp giảm bớt gánh nặng giấy tờ cho người yêu cầu.

Việc nắm vững các quy định về chứng thực chữ ký người dịch không chỉ giúp các cộng tác viên dịch thuật thực hiện công việc trôi chảy mà còn đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người dân khi sử dụng các bản dịch trong giao dịch dân sự và hành chính.