Trong hoạt động thương mại quốc tế tại Việt Nam năm 2019, việc ủy thác xuất khẩu là một nghiệp vụ phổ biến giúp các doanh nghiệp chưa có giấy phép hoặc kinh nghiệm trực tiếp có thể đưa hàng hóa ra thị trường nước ngoài. Tuy nhiên, để kết thúc một giao dịch an toàn và tránh các tranh chấp phát sinh về sau, việc lập Biên bản thanh lý hợp đồng ủy thác xuất khẩu là bước bắt buộc và cực kỳ quan trọng.

Ký kết thanh lý hợp đồng là bước quan trọng để hoàn tất giao dịch thương mại (ảnh minh họa)

Tầm quan trọng của việc thanh lý hợp đồng ủy thác xuất khẩu

Theo quy định tại Luật Thương mại 2005, ủy thác mua bán hàng hóa là hoạt động thương mại mà bên nhận ủy thác thực hiện việc mua bán hàng hóa với danh nghĩa của mình nhưng theo các điều kiện đã thỏa thuận với bên ủy thác.

Việc lập biên bản thanh lý giúp hai bên xác nhận:

• Mức độ hoàn thành công việc của bên nhận ủy thác.
• Xác nhận các khoản phí dịch vụ, thuế và chi phí phát sinh đã được thanh toán đầy đủ.
• Chấm dứt quyền và nghĩa vụ của các bên đối với hợp đồng đã ký, giải phóng các trách nhiệm pháp lý liên quan đến lô hàng xuất khẩu.

Căn cứ pháp lý áp dụng (Bối cảnh năm 2019)

Tại thời điểm tháng 06/2019, các doanh nghiệp cần đối chiếu các quy định sau để đảm bảo tính hợp pháp của biên bản:

• Luật Thương mại 2005: Điều chỉnh trực tiếp các hành vi ủy thác mua bán hàng hóa quốc tế.
• Bộ luật Dân sự 2015: Quy định chung về hợp đồng và việc chấm dứt nghĩa vụ dân sự.
• Luật Doanh nghiệp 2014: Quy định về thẩm quyền của người đại diện theo pháp luật trong công ty cổ phần khi ký kết các văn bản thanh lý giá trị lớn.

Hoạt động xuất khẩu tại các cảng biển đòi hỏi quy trình pháp lý chặt chẽ (ảnh minh họa)

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng ủy thác xuất khẩu chi tiết

Dưới đây là mẫu biên bản chuẩn được xây dựng dựa trên thực tiễn quản trị doanh nghiệp năm 2019:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

---o0o---

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG ỦY THÁC XUẤT KHẨU

Số: ………../BBTL-2019

- Căn cứ Luật Thương mại 2005 và các văn bản hướng dẫn thi hành;
- Căn cứ Hợp đồng ủy thác xuất khẩu số: ........... ký ngày ..../..../2019 giữa Bên A và Bên B;
- Căn cứ tình hình thực hiện thực tế của hai bên.

Hôm nay, ngày ...... tháng ..... năm 2019, tại trụ sở Công ty ...................., chúng tôi gồm:

BÊN ỦY THÁC (BÊN A):
Tên doanh nghiệp: ....................................................................................................
Địa chỉ: .....................................................................................................................
Đại diện là ông/bà: ....................................... Chức vụ: ...........................................

BÊN NHẬN ỦY THÁC (BÊN B):
Tên doanh nghiệp: ....................................................................................................
Địa chỉ: .....................................................................................................................
Đại diện là ông/bà: ....................................... Chức vụ: ...........................................

Hai bên thống nhất ký biên bản thanh lý với các nội dung sau:

ĐIỀU 1: NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐÃ THỰC HIỆN
Bên B đã hoàn tất thủ tục xuất khẩu lô hàng .................... theo tờ khai hải quan số .................... ngày ..../..../2019. Hàng hóa đã được giao cho bên mua nước ngoài đúng thời hạn và chất lượng thỏa thuận.

ĐIỀU 2: GIÁ TRỊ THANH TOÁN VÀ PHÍ DỊCH VỤ
- Phí ủy thác xuất khẩu: ........................................
- Thuế VAT (nếu có): ............................................
- Tổng cộng: ........................................................
Bên A xác nhận đã thanh toán đầy đủ số tiền trên cho Bên B qua hình thức chuyển khoản vào ngày ..../..../2019.

ĐIỀU 3: ĐIỀU KHOẢN CHUNG
Kể từ ngày ký biên bản này, Hợp đồng ủy thác xuất khẩu số ........... chính thức hết hiệu lực. Hai bên không còn bất kỳ khiếu nại hay nghĩa vụ tài chính nào khác liên quan đến hợp đồng này.

Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị pháp lý như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN A (Ký tên, đóng dấu)

ĐẠI DIỆN BÊN B (Ký tên, đóng dấu)

Những lưu ý dành cho Công ty cổ phần khi thanh lý

Đối với mô hình công ty cổ phần, khi thực hiện thanh lý các hợp đồng có giá trị lớn (thường trên 35% tổng giá trị tài sản doanh nghiệp), cần lưu ý kiểm tra Nghị quyết của Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014 để đảm bảo người ký tên có đủ thẩm quyền, tránh việc biên bản bị tuyên vô hiệu.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu trữ kèm theo biên bản này các chứng từ như: Tờ khai hải quan, vận đơn (Bill of Lading) và chứng từ thanh toán ngân hàng để phục vụ công tác quyết toán thuế cuối năm.

Hy vọng mẫu biên bản và những hướng dẫn trên sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện quy trình thanh lý hợp đồng ủy thác xuất khẩu một cách chuyên nghiệp và đúng luật.