Việc thông báo phát hành hóa đơn lần đầu là một trong những thủ tục hành chính thuế quan trọng nhất đối với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc doanh nghiệp bắt đầu chuyển sang sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in. Để giúp quý độc giả thực hiện đúng quy định, tránh các sai sót dẫn đến bị xử phạt vi phạm hành chính, chúng tôi xin hướng dẫn chi tiết quy trình này dựa trên bối cảnh pháp luật năm 2019.

1. Thời hạn nộp thông báo phát hành hóa đơn theo quy định mới

Tại thời điểm năm 2019, quy định về thời hạn nộp thông báo phát hành hóa đơn đã có sự thay đổi tích cực nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp. Cụ thể, theo quy định tại khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC (sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTC):

“4. Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.”

Như vậy, thay vì thời hạn 05 ngày như trước đây, doanh nghiệp chỉ cần gửi thông báo trước ít nhất 02 ngày. Điều này giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc xuất hóa đơn cho khách hàng ngay sau khi hoàn tất các thủ tục in ấn hoặc khởi tạo phần mềm.

2. Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn lần đầu cần chuẩn bị

Để thực hiện nộp qua mạng thành công, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các tệp tin định dạng điện tử sau:

• Thông báo phát hành hóa đơn (Mẫu TB01/AC): Được lập trực tiếp trên phần mềm Hỗ trợ kê khai (HTKK) và kết xuất ra định dạng XML.
• Hóa đơn mẫu: Bản scan màu của hóa đơn mẫu do nhà in cung cấp (đối với hóa đơn đặt in) hoặc mẫu hóa đơn từ phần mềm (đối với hóa đơn điện tử/tự in).
• Quyết định sử dụng hóa đơn: Bản scan quyết định của cơ quan thuế chấp thuận cho doanh nghiệp sử dụng hóa đơn đặt in/tự in.

3. Quy trình 3 bước nộp thông báo phát hành hóa đơn qua mạng

Bước 1: Lập thông báo phát hành trên phần mềm HTKK

Doanh nghiệp đăng nhập vào phần mềm HTKK, chọn mục Hóa đơn -> Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC). Tại đây, bạn nhập đầy đủ các thông tin về loại hóa đơn, ký hiệu, số lượng và ngày bắt đầu sử dụng. Sau khi hoàn tất, chọn Kết xuất XML để lưu file nộp.

Bước 2: Nộp thông báo phát hành hóa đơn (file XML)

Truy cập cổng thông tin của Tổng cục Thuế (nhantokhai.gdt.gov.vn), đăng nhập bằng mã số thuế của doanh nghiệp. Chọn mục Nộp tờ khai, tải file XML đã kết xuất từ Bước 1 lên và thực hiện ký số, gửi tờ khai.

Bước 3: Nộp phụ lục hóa đơn mẫu và quyết định (file Word/Excel)

Đây là bước nhiều kế toán thường bỏ quên. Sau khi nộp xong file XML, bạn vào mục Tra cứu, tìm đến thông báo vừa nộp. Tại cột Gửi phụ lục, bạn thực hiện đính kèm file Word (chứa ảnh scan hóa đơn mẫu và quyết định sử dụng hóa đơn) rồi ký số và gửi đi.

4. Những lưu ý quan trọng để tránh rủi ro pháp lý

Trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các điểm sau theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC:

• Niêm yết hóa đơn mẫu: Thông báo phát hành và hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng tại trụ sở và các cơ sở sử dụng hóa đơn trong suốt thời gian sử dụng.
• Kiểm tra phản hồi của cơ quan Thuế: Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông báo, nếu cơ quan thuế phát hiện thông báo không hợp lệ, họ sẽ có văn bản yêu cầu điều chỉnh. Nếu sau 02 ngày không có ý kiến gì, doanh nghiệp được mặc nhiên sử dụng hóa đơn theo thông báo.
• Xử phạt: Việc sử dụng hóa đơn khi chưa nộp thông báo phát hành hoặc chưa đủ thời gian quy định có thể bị xử phạt hành chính rất nặng theo quy định về hóa đơn.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết về thủ tục thông báo phát hành hóa đơn lần đầu qua mạng năm 2019. Việc nắm vững các quy định tại Thông tư 37/2017/TT-BTC sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục một cách nhanh chóng và chính xác nhất.