Sổ Bảo hiểm xã hội (BHXH) là vật bất ly thân của mỗi người lao động, ghi nhận toàn bộ quá trình đóng và là căn cứ duy nhất để giải quyết các chế độ thai sản, ốm đau, hưu trí hay bảo hiểm thất nghiệp. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, không ít trường hợp người lao động vô tình làm mất, hỏng hoặc cần thay đổi thông tin cá nhân trên sổ. Vậy thủ tục cấp lại sổ BHXH năm 2018 được thực hiện như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn.

1. Các trường hợp được cấp lại Sổ Bảo hiểm xã hội

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH, cơ quan BHXH thực hiện cấp lại sổ trong các trường hợp cụ thể sau:

• Cấp lại toàn bộ sổ (bao gồm bìa và tờ rời): Áp dụng khi sổ bị mất, hỏng; thực hiện gộp sổ (khi người lao động có nhiều sổ); thay đổi số sổ; hoặc thay đổi các thông tin định danh như họ, tên, chữ đệm, ngày tháng năm sinh. Ngoài ra, người đã hưởng BHXH một lần nhưng còn thời gian đóng bảo hiểm thất nghiệp chưa hưởng cũng thuộc diện này.
• Cấp lại bìa sổ BHXH: Áp dụng đối với các trường hợp sai lệch thông tin về giới tính hoặc quốc tịch trên bìa sổ.
• Cấp lại tờ rời sổ BHXH: Áp dụng khi các tờ rời ghi nhận quá trình đóng bị mất hoặc hư hỏng.

"2. Cấp lại sổ BHXH
2.1. Cấp lại sổ BHXH (bìa và tờ rời) các trường hợp: mất, hỏng; gộp; thay đổi số sổ; họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; người đã hưởng BHXH một lần còn thời gian đóng BHTN chưa hưởng.
2.2. Cấp lại bìa sổ BHXH các trường hợp: sai giới tính, quốc tịch.
2.3. Cấp lại tờ rời sổ BHXH các trường hợp: mất, hỏng."

2. Thành phần hồ sơ cấp lại Sổ Bảo hiểm xã hội năm 2018

Để quá trình giải quyết diễn ra nhanh chóng, người lao động cần chuẩn bị đầy đủ 01 bộ hồ sơ theo quy định tại khoản 2 Điều 97 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 và hướng dẫn tại khoản 1 Điều 27 Quyết định 595/QĐ-BHXH.

Đối với trường hợp mất hoặc hỏng sổ:

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS): Đây là mẫu tờ khai quan trọng nhất, người lao động cần điền đầy đủ và chính xác các thông tin cá nhân hiện tại.
• Sổ Bảo hiểm xã hội cũ: Chỉ nộp trong trường hợp sổ bị hỏng (để cơ quan BHXH thu hồi và đối chiếu).

Đối với trường hợp thay đổi thông tin cá nhân:

Nếu cấp lại sổ do thay đổi họ tên, ngày sinh, dân tộc, quốc tịch... hồ sơ cần bổ sung thêm:

• Giấy tờ chứng minh: Bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm bản chính để đối chiếu của Giấy khai sinh, Chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ hộ tịch liên quan.
• Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS): Do đơn vị sử dụng lao động lập (nếu người lao động đang làm việc tại công ty).

3. Thời hạn giải quyết và nơi nộp hồ sơ

Theo quy định tại khoản 2 Điều 29 Quyết định 595/QĐ-BHXH, thời gian cấp lại sổ được quy định như sau:

• Trường hợp thông thường: Không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
• Trường hợp cần xác minh phức tạp: Nếu quá trình đóng BHXH trải dài qua nhiều tỉnh hoặc nhiều đơn vị khác nhau, thời gian có thể kéo dài nhưng không quá 45 ngày. Trong trường hợp này, cơ quan BHXH phải có văn bản thông báo lý do chậm trễ cho người lao động.
• Điều chỉnh nội dung trên sổ: Thời gian giải quyết nhanh hơn, không quá 05 ngày.

Địa điểm nộp hồ sơ: Người lao động đang làm việc nộp hồ sơ thông qua công ty mình đang công tác. Người lao động đang bảo lưu thời gian đóng BHXH (đã nghỉ việc) nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH quận/huyện nơi cư trú hoặc nơi chốt sổ cuối cùng.

Lưu ý quan trọng: Việc cấp lại sổ BHXH hoàn toàn không mất lệ phí. Người lao động cần cảnh giác với các dịch vụ "làm nhanh" có thu phí bên ngoài để tránh rủi ro về bảo mật thông tin cá nhân.

Hy vọng những hướng dẫn trên sẽ giúp quý độc giả dễ dàng hơn trong việc thực hiện thủ tục cấp lại sổ Bảo hiểm xã hội, đảm bảo quyền lợi an sinh lâu dài của bản thân.