Trong bối cảnh cải cách hành chính mạnh mẽ năm 2018, việc quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp đã có những thay đổi căn bản so với trước đây. Thay vì phải đăng ký với cơ quan Công an, doanh nghiệp hiện nay có quyền tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014.

Doanh nghiệp có quyền tự chủ trong việc quản lý và sử dụng con dấu theo quy định mới (ảnh minh họa)

1. Quy định về quyền tự quyết con dấu của doanh nghiệp

Theo quy định pháp luật hiện hành, doanh nghiệp có quyền quyết định số lượng, hình thức và nội dung con dấu của mình. Tuy nhiên, trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đây là bước bắt buộc để con dấu có giá trị pháp lý trong các giao dịch dân sự và hành chính.

Cụ thể, nội dung con dấu phải đảm bảo các thông tin cơ bản bao gồm:

• Tên doanh nghiệp;
• Mã số doanh nghiệp.

2. Mẫu Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu doanh nghiệp

Mẫu thông báo này được ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT của Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Dưới đây là nội dung chi tiết để doanh nghiệp tham khảo và thực hiện:

(TÊN DOANH NGHIỆP) -------- Số: …………..

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ……, ngày…… tháng…… năm ……

THÔNG BÁO

Về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố ………

Tên doanh nghiệp: ……………………………………………………….

Mã số doanh nghiệp: ……………………………………………………….

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: ……………………………………….

Ngày cấp: …../…../…….. Nơi cấp: ………………………………………….

Thông báo về mẫu con dấu như sau:

1. Mẫu con dấu:

Mẫu con dấu	Ghi chú
(Đóng dấu vào đây)

2. Số lượng con dấu: ……………………………..

3. Thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu: từ ngày …. tháng … năm …

Đề nghị Quý Phòng công bố mẫu con dấu của doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác, hợp pháp, phù hợp thuần phong mỹ tục, văn hóa, khả năng gây nhầm lẫn của mẫu con dấu và tranh chấp phát sinh do việc quản lý và sử dụng con dấu.

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP (Ký, ghi họ tên)

Việc đóng dấu phải đảm bảo rõ nét và đúng vị trí quy định trên văn bản (ảnh minh họa)

3. Thủ tục nộp thông báo mẫu dấu tại Phòng Đăng ký kinh doanh

Theo quy định tại Điều 34 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, trình tự thực hiện như sau:

1. Chuẩn bị hồ sơ: Doanh nghiệp soạn thảo Thông báo theo mẫu nêu trên.
2. Nộp hồ sơ: Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc nộp qua mạng điện tử.
3. Tiếp nhận và xử lý: Sau khi nhận thông báo mẫu con dấu, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp, thực hiện đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Lưu ý quan trọng: Doanh nghiệp cần đảm bảo mẫu con dấu không vi phạm các điều cấm của pháp luật về sở hữu trí tuệ và không gây nhầm lẫn với con dấu của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội.

4. Kết luận

Việc tự chủ về con dấu mang lại nhiều thuận lợi cho doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, đi kèm với đó là trách nhiệm tự quản lý và chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc sử dụng con dấu. Doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014 để tránh những rủi ro pháp lý không đáng có.