Việc thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam là bước đi chiến lược giúp các thương nhân nước ngoài tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại và kết nối kinh doanh. Tuy nhiên, để được cấp phép, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ chặt chẽ, trong đó quan trọng nhất là Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện (Mẫu MD-1).

Chuyên gia pháp lý tư vấn thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý điều chỉnh thủ tục thành lập Văn phòng đại diện

Tính đến thời điểm năm 2019, các hoạt động của Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam được điều chỉnh trực tiếp bởi các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Thương mại 2005;
• Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
• Thông tư 11/2016/TT-BCT quy định biểu mẫu thực hiện Nghị định 07/2016/NĐ-CP.

Những lưu ý quan trọng khi kê khai đơn đề nghị (Mẫu MD-1)

Mẫu đơn đề nghị cấp phép không chỉ đơn thuần là một tờ khai hành chính mà là văn bản thể hiện tư cách pháp lý và năng lực của thương nhân nước ngoài. Khi kê khai, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các thông tin sau:

1. Thông tin về thương nhân nước ngoài

Tên thương nhân phải được ghi chính xác theo Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương tại nước sở tại. Đặc biệt, phần ngành nghề kinh doanh cần được dịch thuật công chứng sát nghĩa để cơ quan cấp phép tại Việt Nam đối chiếu với các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

2. Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện

Theo quy định tại Điều 30 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện các chức năng: Văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà mình đại diện. Do đó, trong đơn đề nghị, doanh nghiệp không được kê khai các hoạt động mang tính chất sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam.

Việc kê khai thông tin chính xác trên đơn đề nghị là yếu tố quyết định sự thành công của hồ sơ (ảnh minh họa)

Nội dung chi tiết Mẫu đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập

Dưới đây là nội dung chuẩn của Mẫu MD-1 ban hành kèm theo Thông tư 11/2016/TT-BCT mà doanh nghiệp cần sử dụng:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

....., ngày… tháng… năm…

ĐƠN ĐỀ NGHỊ CẤP GIẤY PHÉP THÀNH LẬP
VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM

Kính gửi: ……… (tên Cơ quan cấp Giấy phép)

1. Thông tin về thương nhân:

- Tên thương nhân: ...................................................................................................

- Tên tiếng Anh: .......................................................................................................

- Địa chỉ trụ sở chính: ...............................................................................................

- Giấy phép thành lập/Đăng ký kinh doanh số: ............ Ngày cấp: .../.../... Cơ quan cấp: ............

- Ngành nghề kinh doanh chính: ................................................................................

- Vốn điều lệ: ...........................................................................................................

2. Thông tin về Văn phòng đại diện dự kiến thành lập:

- Tên Văn phòng đại diện: .........................................................................................

- Địa điểm đặt trụ sở: ................................................................................................

- Nội dung hoạt động: ...............................................................................................

- Người đứng đầu Văn phòng đại diện: ......................................................................

3. Cam kết: Chúng tôi cam kết chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin nêu trên và chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của pháp luật Việt Nam.

Đại diện có thẩm quyền của thương nhân
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Thẩm quyền và thời hạn giải quyết

Theo quy định, Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương là cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện (trừ các trường hợp đặc thù thuộc thẩm quyền của Ban Quản lý Khu công nghiệp, Khu chế xuất). Thời hạn giải quyết thông thường là 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định tại Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.

Việc chuẩn bị một bản đơn đề nghị chỉn chu, chính xác không chỉ giúp rút ngắn thời gian thẩm định mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của thương nhân nước ngoài khi gia nhập thị trường Việt Nam.