Trong công tác quản lý nhân sự và bảo hiểm tại các doanh nghiệp, đặc biệt là Công ty TNHH một thành viên, việc hoàn thiện hồ sơ bảo hiểm xã hội (BHXH) luôn đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối. Một trong những biểu mẫu không thể thiếu trong bộ hồ sơ này chính là Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS). Đây là công cụ quan trọng để đơn vị tổng hợp các loại giấy tờ, hồ sơ làm căn cứ pháp lý cho việc truy thu, điều chỉnh thông tin hoặc cấp lại sổ BHXH, thẻ BHYT cho người lao động.

Căn cứ pháp lý và mục đích sử dụng Mẫu D01-TS

Mẫu D01-TS được ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Tại thời điểm năm 2019, đây vẫn là văn bản chủ đạo điều chỉnh quy trình thu và quản lý sổ, thẻ bảo hiểm.

Mục đích chính của bảng kê này là nhằm hệ thống hóa các văn bản, chứng từ đi kèm khi doanh nghiệp nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH. Thay vì phải nộp hàng loạt bản sao giấy tờ rời rạc, doanh nghiệp sẽ liệt kê chúng vào bảng kê này để cơ quan bảo hiểm dễ dàng thẩm định và đối chiếu.

Nội dung chi tiết Mẫu Bảng kê thông tin (D01-TS)

Dưới đây là cấu trúc chuẩn của mẫu bảng kê mà doanh nghiệp cần thực hiện:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-----------------------

BẢNG KÊ THÔNG TIN

(1): .................................................................................................................................

(Kèm theo (2): ...................................................................................................................)

TT	Họ và tên	Mã số BHXH	Tên, loại văn bản	Số hiệu văn bản	Ngày ban hành	Ngày có hiệu lực	Cơ quan ban hành	Trích yếu văn bản	Nội dung thẩm định
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
...	...	...	...	...	...	...	...	...	...

Đơn vị cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về kiểm tra, đối chiếu, lập bảng kê và lưu trữ hồ sơ của người lao động./.

Ngày ....... tháng ...... năm ...........
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Hướng dẫn chi tiết cách lập bảng kê D01-TS cho kế toán

Để tránh bị cơ quan BHXH trả lại hồ sơ, người lập cần nắm vững phương pháp ghi chép các chỉ tiêu sau:

1. Các chỉ tiêu chung

• Chỉ tiêu (1): Ghi rõ nội dung lập bảng kê. Ví dụ: "Hồ sơ làm căn cứ truy thu BHXH, BHYT" hoặc "Hồ sơ điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH".
• Chỉ tiêu (2): Ghi tên biểu mẫu nộp kèm. Thông thường là kèm theo Danh sách lao động (Mẫu D02-TS) hoặc Tờ khai tham gia (Mẫu TK1-TS).

2. Các chỉ tiêu theo cột (Từ cột 1 đến cột 10)

Đây là phần quan trọng nhất yêu cầu sự tỉ mỉ:

• Cột 4 (Tên, loại văn bản): Ghi rõ đó là Quyết định lương, Hợp đồng lao động, hay Giấy khai sinh...
• Cột 9 (Trích yếu văn bản): Tóm tắt ngắn gọn nội dung văn bản. Ví dụ: "V/v tăng lương định kỳ năm 2019".
• Cột 10 (Trích lược nội dung cần thẩm định): Đây là cột "xương sống" của bảng kê. Bạn cần ghi rõ các thông tin cụ thể như:
  • Nếu là truy thu: Ghi nội dung làm căn cứ truy thu.
  • Nếu điều chỉnh nghề nghiệp nặng nhọc: Ghi rõ tên công việc, địa điểm làm việc theo danh mục của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.
  • Nếu thay đổi thông tin cá nhân: Ghi rõ họ tên, ngày sinh cũ và mới theo Giấy khai sinh.

Những lưu ý "vàng" khi thực hiện Mẫu D01-TS năm 2019

Trong bối cảnh các quy định về bảo hiểm ngày càng chặt chẽ, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Trách nhiệm lập: Thuộc về đơn vị sử dụng lao động. Đơn vị phải tự kiểm tra, đối chiếu giữa bản chính và bản kê trước khi gửi đi.
• Thời gian lập: Bất cứ khi nào có phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến thay đổi thông tin hoặc truy thu bảo hiểm.
• Căn cứ lập: Phải dựa trên các loại giấy tờ hợp lệ theo Phụ lục của Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.

Việc thực hiện đúng và đủ Mẫu D01-TS không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn đảm bảo quyền lợi tối đa cho người lao động trong việc hưởng các chế độ an sinh xã hội.