Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử không chỉ là xu hướng tất yếu của thời đại số mà còn là yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế tại Việt Nam. Để bắt đầu sử dụng, bước đầu tiên và quan trọng nhất chính là lập Tờ khai đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT). Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách kê khai để đảm bảo tính chính xác và nhanh chóng được cơ quan thuế chấp nhận.

Căn cứ pháp lý quan trọng

Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hiện nay được điều chỉnh chủ yếu bởi Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ. Cụ thể, tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã quy định rõ về trình tự, thủ tục đăng ký và thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Điều 15. Đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định này đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (bao gồm cả đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế) thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử...

Hướng dẫn chi tiết cách điền Tờ khai Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT

Tờ khai này bao gồm các thông tin định danh của người nộp thuế và các lựa chọn về hình thức hóa đơn. Dưới đây là các mục cần lưu ý:

1. Thông tin định danh

• Tên người nộp thuế: Ghi chính xác theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Mã số thuế: Điền mã số thuế 10 số hoặc 13 số của đơn vị.
• Cơ quan thuế quản lý: Ghi tên Chi cục Thuế hoặc Cục Thuế trực tiếp quản lý.

2. Lựa chọn hình thức hóa đơn

Đây là phần quan trọng nhất trong tờ khai. Doanh nghiệp cần xác định mình thuộc đối tượng nào:

• Có mã của cơ quan thuế: Áp dụng cho đa số các doanh nghiệp, hộ kinh doanh.
• Không có mã của cơ quan thuế: Thường áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực như điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, vận tải... đáp ứng đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin.

3. Phương thức chuyển dữ liệu

Doanh nghiệp có thể chọn chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn hoặc chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử tùy theo loại hình kinh doanh và quy định tại khoản 3 Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

4. Danh sách chứng thư số sử dụng

Doanh nghiệp cần liệt kê danh sách các chứng thư số (chữ ký số) sẽ sử dụng để ký hóa đơn điện tử. Thông tin bao gồm tên tổ chức chứng thực, số sê-ri và thời hạn sử dụng.

Quy trình nộp và phê duyệt tờ khai

Sau khi hoàn thiện tờ khai, doanh nghiệp thực hiện ký số và gửi đến cơ quan thuế thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được tờ khai, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo điện tử về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

Việc nắm vững cách lập tờ khai không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn khởi đầu thuận lợi cho quá trình số hóa công tác kế toán, tài chính của đơn vị mình.