Trong lộ trình chuyển đổi số công tác quản lý thuế, việc áp dụng hóa đơn điện tử là bước đi tất yếu. Tuy nhiên, trong quá trình vận hành thực tế tại thời điểm cuối năm 2019, không ít doanh nghiệp lúng túng khi đối mặt với các sai sót trên hóa đơn đã lập. Để tháo gỡ khó khăn này, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn chi tiết Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các kịch bản xử lý sai sót dành cho kế toán và chủ doanh nghiệp, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành.

1. Xử lý hóa đơn điện tử CÓ MÃ của cơ quan thuế bị sai sót

Theo quy định tại Điều 17 Thông tư 68/2019/TT-BTC, quy trình xử lý được phân chia dựa trên thời điểm phát hiện sai sót và đối tượng phát hiện.

Trường hợp 1: Người bán phát hiện sai sót nhưng chưa gửi cho người mua

Đây là tình huống đơn giản nhất. Khi phát hiện hóa đơn đã được cấp mã nhưng chưa gửi cho khách hàng có thông tin không chính xác, người bán cần thực hiện:

• Thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 (Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119) về việc hủy hóa đơn đã lập.
• Lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã thay thế.
• Gửi hóa đơn mới đã có mã cho người mua.

Trường hợp 2: Hóa đơn đã gửi cho người mua mới phát hiện sai sót

Lúc này, cách xử lý phụ thuộc vào nội dung bị sai:

• Chỉ sai tên, địa chỉ người mua (không sai mã số thuế và các nội dung khác): Người bán chỉ cần thông báo cho người mua và cơ quan thuế (Mẫu số 04). Không phải lập lại hóa đơn.
• Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc quy cách hàng hóa:
  1. Hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
  2. Người bán gửi thông báo Mẫu số 04 cho cơ quan thuế.
  3. Lập hóa đơn mới thay thế, trên hóa đơn phải có dòng chữ: "Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số..., ký hiệu hóa đơn..., số hóa đơn..., ngày... tháng... năm".
  4. Ký số và gửi cơ quan thuế cấp mã mới trước khi gửi cho người mua.

2. Xử lý hóa đơn điện tử KHÔNG CÓ MÃ bị sai sót

Đối với loại hóa đơn này, quy trình có sự khác biệt nhẹ do không cần bước cấp mã từ cơ quan thuế cho từng tờ hóa đơn.

Trường hợp sai tên, địa chỉ người mua

Tương tự như hóa đơn có mã, nếu các nội dung khác (đặc biệt là mã số thuế) đều đúng, người bán thông báo cho người mua về sai sót và không cần lập lại hóa đơn. Tuy nhiên, nếu dữ liệu hóa đơn đã được gửi lên cơ quan thuế, người bán vẫn phải gửi thông báo Mẫu số 04.

Trường hợp sai các nội dung trọng yếu (MST, tiền thuế, hàng hóa...)

Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận. Sau đó, người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế (có dòng chữ ghi chú thay thế tương tự như trên) và gửi cho người mua. Đừng quên gửi lại dữ liệu hóa đơn mới này cho cơ quan thuế nếu trước đó đã gửi dữ liệu sai.

Lưu ý quan trọng: Hóa đơn điện tử đã hủy không còn giá trị sử dụng nhưng bắt buộc phải được lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán để phục vụ việc tra cứu, kiểm tra của cơ quan chức năng sau này.

3. Khi cơ quan thuế chủ động phát hiện sai sót

Trong trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót trên hệ thống, họ sẽ gửi thông báo theo Mẫu số 05 cho người bán. Trong vòng 02 ngày kể từ ngày nhận thông báo, người bán phải thực hiện các thủ tục hủy/thay thế như đã hướng dẫn ở trên. Nếu quá thời hạn mà không phản hồi, cơ quan thuế sẽ tiếp tục đôn đốc hoặc áp dụng các biện pháp nghiệp vụ khác.

Việc nắm vững các quy định tại Thông tư 68/2019/TT-BTC không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý mà còn tối ưu hóa quy trình kế toán trong kỷ nguyên số.