Trong bối cảnh quản lý thông tin trên mạng ngày càng được siết chặt, việc thiết lập một trang thông tin điện tử tổng hợp (ICP) đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về nguồn tin. Một trong những sai sót phổ biến nhất khiến hồ sơ bị Sở Thông tin và Truyền thông trả lại chính là thiếu văn bản chấp thuận của các tổ chức cung cấp nguồn tin. Để có được văn bản này, doanh nghiệp bắt buộc phải gửi Công văn xin phép khai thác nguồn thông tin điện tử đến các cơ quan báo chí hoặc chủ sở hữu nguồn tin.

Căn cứ pháp lý về hồ sơ xin phép ICP năm 2023

Theo quy định tại khoản 12 Điều 1 Nghị định 27/2018/NĐ-CP (văn bản sửa đổi, bổ sung Nghị định 72/2013/NĐ-CP), hồ sơ đề nghị cấp giấy phép thiết lập trang thông tin điện tử tổng hợp bao gồm các thành phần quan trọng sau:

• Đơn đề nghị cấp giấy phép thiết lập trang thông tin điện tử tổng hợp theo mẫu quy định.
• Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (theo Luật Doanh nghiệp 2020) hoặc Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (theo Luật Đầu tư 2020) có ngành nghề kinh doanh phù hợp.
• Đề án hoạt động có chữ ký, đóng dấu của người đứng đầu tổ chức, doanh nghiệp.
• Văn bản chấp thuận của các tổ chức cung cấp nguồn tin để đảm bảo tính hợp pháp của nội dung trích dẫn.

Việc thiếu văn bản chấp thuận nguồn tin không chỉ khiến quy trình xin phép bị đình trệ mà còn có thể dẫn đến các rủi ro pháp lý về bản quyền nội dung sau này.

Mẫu Công văn xin phép khai thác nguồn thông tin điện tử mới nhất

Dưới đây là mẫu công văn chuẩn được sử dụng phổ biến trong năm 2023 để doanh nghiệp gửi tới các cơ quan báo chí, tòa soạn nhằm xin phép trích dẫn nội dung:

(TÊN DOANH NGHIỆP) ______ Số:.............................. V/v xin phép khai thác nguồn thông tin điện tử

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc _______ …, ngày … tháng … năm …

Kính gửi: ……………………………………………..
(Tên đơn vị đang sở hữu, quản lý trang báo/website mà doanh nghiệp lấy làm nguồn tin)

Tôi là: …………………………..
CMND/CCCD/Hộ chiếu số: ............... do ................. cấp ngày .........
Thường trú tại: ...............................................................................
Là đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp: ................................................

Mã số doanh nghiệp: ............. do Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư ........ cấp ngày .............
Trụ sở chính: ....................................................................................

Chúng tôi hiện đang chuẩn bị hồ sơ xin phép thiết lập trang thông tin điện tử tổng hợp với các thông tin như sau:

1. Tên miền: ..............................................................
2. Nội dung cung cấp: ..............................................................
3. Đối tượng phục vụ: ..............................................................

Được biết trang báo/website ......................... mà Quý đơn vị đang sở hữu hiện cung cấp nhiều thông tin giá trị trong lĩnh vực ........................... Vì vậy, chúng tôi kính mong Quý đơn vị chấp thuận cho phép chúng tôi trích dẫn các bài viết từ nguồn của Quý đơn vị về trang thông tin điện tử của chúng tôi.

Chúng tôi cam kết thực hiện đúng quy định tại Nghị định 72/2013/NĐ-CP: trích dẫn nguyên văn, ghi rõ nguồn tin và không đăng tải bình luận của độc giả.

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

Khi gửi công văn này, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau để tăng tỷ lệ được chấp thuận:

• Xác định đúng đối tượng: Công văn cần gửi đích danh người đứng đầu cơ quan báo chí hoặc đơn vị chủ quản website.
• Cam kết bản quyền: Phải khẳng định rõ việc tuân thủ các quy định về sở hữu trí tuệ và không làm thay đổi nội dung gốc của bài viết.
• Theo dõi phản hồi: Sau khi gửi công văn, cần chủ động liên hệ để nhận văn bản chấp thuận chính thức (có ký tên, đóng dấu) để đưa vào hồ sơ gửi Sở Thông tin và Truyền thông.

Trên đây là hướng dẫn và mẫu Công văn xin phép khai thác nguồn thông tin điện tử cập nhật năm 2023. Việc chuẩn bị chu đáo văn bản này sẽ giúp lộ trình cấp phép ICP của doanh nghiệp trở nên thuận lợi và chuyên nghiệp hơn.