Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, Giám đốc đóng vai trò là người điều hành cao nhất, chịu trách nhiệm ký kết các quyết định quan trọng. Tuy nhiên, khi Giám đốc là nữ giới và bước vào giai đoạn nghỉ thai sản, một vấn đề pháp lý phát sinh: Liệu các chữ ký của họ trên chứng từ, hợp đồng trong thời gian này có giá trị pháp lý hay không? Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết dựa trên các quy định pháp luật hiện hành tính đến tháng 03/2023.

1. Thẩm quyền của Giám đốc theo quy định của Luật Doanh nghiệp

Theo quy định tại Điều 63 Luật Doanh nghiệp 2020, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty; chịu sự giám sát của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH) hoặc Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần) và chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc thực hiện quyền, nghĩa vụ của mình.

Pháp luật doanh nghiệp hiện nay không có bất kỳ quy định nào cấm đoán hoặc hạn chế quyền ký kết văn bản của Giám đốc khi họ đang nghỉ chế độ thai sản. Về mặt lý thuyết, chức danh Giám đốc gắn liền với tư cách pháp nhân của doanh nghiệp, trừ khi họ bị bãi nhiệm, miễn nhiệm hoặc tạm đình chỉ chức vụ.

2. Chế độ nghỉ thai sản theo Bộ luật Lao động 2019

Tại thời điểm năm 2023, việc nghỉ thai sản được điều chỉnh bởi Bộ luật Lao động 2019. Cụ thể, Điều 139 Bộ luật Lao động 2019 quy định:

Điều 139. Nghỉ thai sản

1. Lao động nữ được nghỉ thai sản trước và sau khi sinh con là 06 tháng; thời gian nghỉ trước khi sinh không quá 02 tháng.

2. Trường hợp lao động nữ sinh đôi trở lên thì tính từ con thứ 02 trở đi, cứ mỗi con, người mẹ được nghỉ thêm 01 tháng.

Cần lưu ý rằng, nghỉ thai sản là quyền lợi của người lao động nhằm đảm bảo sức khỏe cho mẹ và bé, không phải là sự đình chỉ quyền hạn chuyên môn. Do đó, nếu Giám đốc vẫn đủ sức khỏe và tự nguyện thực hiện việc ký kết các chứng từ quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn thì việc này hoàn toàn hợp pháp.

3. Phân biệt giữa Ủy quyền và Chuyển giao quyền lực

Thông thường, để đảm bảo vận hành trơn tru, Giám đốc thường thực hiện việc ủy quyền cho một cá nhân khác (ví dụ Phó Giám đốc hoặc Trưởng phòng) thực hiện một số công việc cụ thể trong thời gian mình vắng mặt. Tuy nhiên, cần hiểu rõ bản chất của việc ủy quyền:

• Không mất quyền hạn: Việc ủy quyền không làm mất đi quyền hạn gốc của Giám đốc. Giám đốc vẫn có thể trực tiếp ký kết các văn bản bất cứ lúc nào nếu thấy cần thiết.
• Tính chất tạm thời: Ủy quyền chỉ là sự cho phép người khác thay mặt mình thực hiện hành vi pháp lý trong phạm vi nhất định.
• Quyền chấm dứt: Giám đốc có quyền chấm dứt việc ủy quyền này vào bất kỳ thời điểm nào.

4. Rủi ro về chế độ Bảo hiểm xã hội (BHXH) cần lưu ý

Mặc dù về mặt Luật Doanh nghiệp là hợp lệ, nhưng dưới góc độ Luật Bảo hiểm xã hội 2014, doanh nghiệp cần thận trọng. Nếu Giám đốc ký giấy tờ và đồng thời vẫn nhận lương từ công ty trong thời gian nghỉ thai sản, cơ quan BHXH có thể truy thu hoặc từ chối chi trả trợ cấp thai sản với lý do người lao động không thực sự nghỉ việc.

Để an toàn, doanh nghiệp nên trình bày rõ trong hồ sơ rằng việc ký kết chỉ mang tính chất giải quyết các công việc cấp bách, không phải là đi làm trở lại sớm và không phát sinh tiền lương trong giai đoạn này.

Kết luận và lời khuyên

Tóm lại, Giám đốc nghỉ thai sản hoàn toàn được phép ký giấy tờ, chứng từ của công ty. Chữ ký này có giá trị pháp lý đầy đủ và không làm ảnh hưởng đến hiệu lực của văn bản. Tuy nhiên, để tối ưu hóa quy trình và tránh các rắc rối về BHXH, doanh nghiệp nên:

1. Ban hành văn bản ủy quyền rõ ràng cho người thay thế giải quyết các công việc thường nhật.
2. Chỉ để Giám đốc ký các văn bản mang tính chiến lược hoặc bắt buộc phải là người đại diện theo pháp luật ký.
3. Đảm bảo hồ sơ nhân sự tách biệt rõ ràng giữa việc thực hiện quyền hạn điều hành và việc hưởng chế độ nghỉ ngơi thai sản.

Hy vọng những thông tin trên đã giải tỏa được thắc mắc của quý doanh nghiệp về vấn đề này.