Bảo hiểm xã hội (BHXH) TP. Hồ Chí Minh vừa ban hành hướng dẫn mới nhất về việc nhận và sử dụng sổ BHXH bản điện tử. Theo đó, người lao động đã được cấp sổ điện tử sẽ không phải nộp sổ giấy hay tờ rời giấy khi thực hiện các giao dịch hành chính và giải quyết chế độ.

Bước ngoặt số hóa: Không còn gánh nặng lưu trữ sổ BHXH giấy

Ngày 05/10/2026, Bảo hiểm xã hội TP. Hồ Chí Minh đã chính thức ban hành Thông báo 8362/TB-BHXH về việc nhận và sử dụng sổ BHXH bản điện tử. Đây được xem là một bước tiến quan trọng trong công cuộc cải cách thủ tục hành chính, giảm thiểu giấy tờ và tối ưu hóa trải nghiệm cho người tham gia bảo hiểm trên địa bàn thành phố.

Theo nội dung tại mục 3 của Thông báo 8362/TB-BHXH, những người tham gia đã được cấp sổ BHXH điện tử theo quy định tại Quyết định 366/QĐ-BHXH chỉ cần truy cập ứng dụng VssID để nhận và sử dụng dữ liệu sổ điện tử khi thực hiện các giao dịch liên quan đến thu, nộp, thẻ và giải quyết các chế độ BHXH, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN). Cơ quan BHXH cam kết không yêu cầu người lao động phải nộp lại sổ BHXH giấy hoặc các tờ rời giấy đối với các trường hợp này.

Người lao động tại TP.HCM có thể dễ dàng tra cứu và sử dụng sổ BHXH điện tử ngay trên ứng dụng di động (ảnh minh họa)

Trường hợp nào tiếp tục dùng sổ giấy và khi nào được cấp sổ điện tử?

Đối với những người lao động đang tham gia BHXH hoặc đã bảo lưu thời gian đóng trước ngày 01/10/2026 nhưng chưa được cấp sổ điện tử, cơ quan BHXH TP.HCM hướng dẫn vẫn tiếp tục sử dụng sổ BHXH và tờ rời giấy hiện có để thực hiện các giao dịch hành chính bình thường.

Tuy nhiên, kể từ ngày Thông báo 8362/TB-BHXH có hiệu lực, cơ quan BHXH sẽ chủ động cấp sổ BHXH điện tử cho người tham gia khi phát sinh các nghiệp vụ sau:

• Điều chỉnh thông tin cá nhân (họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính...);
• Điều chỉnh, sửa đổi nội dung đã ghi nhận trên sổ BHXH;
• Thực hiện gộp sổ BHXH khi người lao động có nhiều mã số;
• Xác nhận hoặc bảo lưu thời gian đóng BHXH, BHTN.

Sổ BHXH điện tử được xây dựng đồng bộ với hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm, tuân thủ các quy định quản lý tại Nghị định 158/2025/NĐ-CP và quy trình kỹ thuật tại Thông tư 09/2026/TT-BTC. Bản điện tử này có giá trị pháp lý hoàn toàn tương đương với sổ giấy truyền thống, được sử dụng rộng rãi trong mọi giao dịch hành chính, giải quyết chế độ BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT), BHTN và chuyển quá trình đóng giữa các đơn vị sử dụng lao động.

Trách nhiệm của doanh nghiệp và người lao động trong việc cập nhật thông tin

Để đảm bảo quyền lợi tối đa cho người lao động, BHXH TP.HCM yêu cầu các đơn vị sử dụng lao động trên địa bàn khẩn trương hướng dẫn 100% người tham gia cài đặt, đăng ký tài khoản VNeID mức độ 2 và ứng dụng VssID, đồng thời cung cấp chính xác địa chỉ email cá nhân.

Trong trường hợp người lao động chưa cập nhật email trên hệ thống, doanh nghiệp có trách nhiệm tổng hợp thông tin và gửi về cơ quan BHXH quản lý trực tiếp thông qua hồ sơ điện tử mã 608. Thời điểm sổ BHXH điện tử chính thức được gửi về email cá nhân sẽ được cơ quan BHXH thông báo cụ thể sau khi đơn vị hoàn tất việc cung cấp đầy đủ dữ liệu chuẩn xác.

Cơ quan BHXH cũng đặc biệt lưu ý, địa chỉ email đăng ký phải thuộc quyền sở hữu cá nhân của người lao động, tuyệt đối không sử dụng email chung của tổ chức hoặc doanh nghiệp. Người tham gia có trách nhiệm tự bảo mật tài khoản, không cung cấp mật khẩu VssID hay email cho người khác để tránh rủi ro rò rỉ thông tin cá nhân. Doanh nghiệp sẽ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật nếu cung cấp sai lệch thông tin email, gây ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi thụ hưởng của người lao động.