Trong quá trình hoạt động, việc đảm bảo tính chính xác của thông tin trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp là trách nhiệm pháp lý quan trọng của mỗi chủ doanh nghiệp. Đặc biệt, đối với loại hình doanh nghiệp tư nhân, các quy định về hiệu đính và cập nhật thông tin đã có những thay đổi đáng chú ý kể từ khi Nghị định 108/2018/NĐ-CP chính thức có hiệu lực từ ngày 10/10/2018.

Chủ doanh nghiệp cần rà soát kỹ thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ảnh minh họa)

1. Các trường hợp cần cập nhật, bổ sung thông tin doanh nghiệp

Theo quy định tại Điều 30 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện thủ tục trong các tình huống sau:

• Thông tin chưa chính xác: Khi phát hiện thông tin trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy xác nhận thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp chưa khớp với hồ sơ gốc.
• Dữ liệu bị thiếu: Do quá trình chuyển đổi từ hồ sơ giấy sang dữ liệu điện tử dẫn đến thiếu sót thông tin.
• Thay đổi thông tin liên lạc: Doanh nghiệp bắt buộc phải cập nhật số điện thoại, email, fax, địa chỉ website (nếu có) khi thực hiện các thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp khác.

"Trường hợp thông tin đăng ký doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bị thiếu hoặc chưa chính xác so với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bằng bản giấy do quá trình chuyển đổi dữ liệu, Phòng Đăng ký kinh doanh hướng dẫn doanh nghiệp hoặc trực tiếp bổ sung, cập nhật thông tin theo quy định."

2. Trình tự và thủ tục thực hiện cập nhật thông tin

Kể từ tháng 10/2018, quy trình này được thực hiện tinh gọn hơn nhằm hỗ trợ tối đa cho doanh nghiệp tư nhân:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ bao gồm các thành phần cơ bản sau:

• Thông báo về việc bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu quy định).
• Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân của người nộp hồ sơ (CMND/CCCD hoặc Hộ chiếu).
• Văn bản ủy quyền (nếu người thực hiện không phải là chủ doanh nghiệp tư nhân).

Việc ký kết và đóng dấu hồ sơ cần tuân thủ đúng quy định pháp luật (ảnh minh họa)

Bước 2: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp trực tiếp tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc nộp trực tuyến qua mạng điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Tiếp nhận và xử lý

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện hiệu đính hoặc cập nhật thông tin vào hệ thống. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu, cơ quan này sẽ cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

3. Những điểm mới cần lưu ý từ Nghị định 108/2018/NĐ-CP

Một trong những thay đổi quan trọng nhất tại khoản 17 Điều 1 Nghị định 108/2018/NĐ-CP (sửa đổi Điều 55 Nghị định 78/2015) là việc kết hợp công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp ngay tại thời điểm nộp hồ sơ. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính công khai, minh bạch của thông tin ngay khi được cập nhật.

Ngoài ra, chủ doanh nghiệp tư nhân cũng cần lưu ý quy định tại Điều 50 Nghị định 78/2015/NĐ-CP về việc thông báo thay đổi vốn đầu tư. Mọi sự tăng, giảm vốn đều phải được thông báo trong thời hạn 10 ngày làm việc để tránh các rủi ro pháp lý và xử phạt hành chính.

4. Lời khuyên pháp lý

Việc cập nhật thông tin không chỉ là nghĩa vụ mà còn bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp trong các giao dịch dân sự và kinh tế. Thông tin chính xác giúp đối tác tin tưởng và thuận tiện hơn trong việc tra cứu pháp lý. Chủ doanh nghiệp nên chủ động rà soát dữ liệu trên hệ thống điện tử định kỳ để kịp thời phát hiện các sai sót phát sinh trong quá trình chuyển đổi số của cơ quan quản lý.