Tầm quan trọng của việc Thông báo phát hành hóa đơn GTGT

Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) không chỉ là chứng từ kế toán quan trọng mà còn là căn cứ pháp lý để xác định nghĩa vụ thuế với Nhà nước. Tuy nhiên, trước khi chính thức sử dụng, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục Thông báo phát hành hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật thuế.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hoạt động phát hành hóa đơn năm 2019

Tại thời điểm năm 2019, các doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các văn bản quy phạm pháp luật sau đây:

• Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành các Nghị định về hóa đơn.
• Thông tư 37/2017/TT-BTC sửa đổi, bổ sung một số điều về thủ tục hành chính thuế, trong đó có quy định về thời hạn bắt đầu sử dụng hóa đơn sau khi thông báo.

Quy trình thực hiện Thông báo phát hành hóa đơn

Theo quy định tại Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC, hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn bao gồm:

1. Thông báo phát hành hóa đơn: Theo mẫu số 3.5 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này.
2. Hóa đơn mẫu: Là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên hóa đơn giao cho người mua.
3. Quyết định áp dụng hóa đơn tự in/đặt in: Đối với các doanh nghiệp lần đầu phát hành.

Thời hạn bắt đầu sử dụng hóa đơn

Một điểm cực kỳ quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý là thời hạn được phép sử dụng hóa đơn sau khi nộp thông báo. Cụ thể, theo khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC, doanh nghiệp được bắt đầu sử dụng hóa đơn sau 02 ngày làm việc kể từ ngày nộp thông báo phát hành hóa đơn, trừ trường hợp cơ quan thuế có ý kiến khác.

Mẫu Thông báo phát hành hóa đơn GTGT (Tham khảo)

Dưới đây là cấu trúc nội dung của mẫu thông báo phát hành hóa đơn dành cho tổ chức kinh doanh đặt in, tự in:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

THÔNG BÁO
Phát hành hóa đơn
(Dành cho tổ chức kinh doanh đặt in, tự in)

1. Tên đơn vị phát hành hoá đơn: .............................................................................................

2. Mã số thuế: ..............................................................................................................................

3. Địa chỉ trụ sở chính: ...............................................................................................................

4. Điện thoại: ...............................................................................................................................

5. Các loại hoá đơn phát hành:

STT	Tên loại hóa đơn	Mẫu số	Ký hiệu	Số lượng	Từ số	Đến số	Ngày bắt đầu sử dụng
1	Hóa đơn GTGT	01GTKT3/001	AA/19P	500	0000001	0000500	.../.../2019

6. Tên cơ quan thuế tiếp nhận thông báo: ....................................................................................

........., ngày.........tháng.........năm 2019
NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT
(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

Rủi ro pháp lý khi vi phạm quy định về phát hành hóa đơn

Việc sử dụng hóa đơn khi chưa làm thông báo phát hành hoặc chưa đủ thời gian quy định sẽ bị coi là hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp. Theo quy định tại Nghị định 109/2013/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 49/2016/NĐ-CP), mức xử phạt đối với hành vi không lập thông báo phát hành hóa đơn trước khi cho vào sử dụng có thể lên đến hàng chục triệu đồng, đồng thời doanh nghiệp phải thực hiện các biện pháp khắc phục hậu quả theo yêu cầu của cơ quan thuế.

Do đó, các doanh nghiệp tư nhân cần đặc biệt lưu ý kiểm tra kỹ trạng thái thông báo phát hành trên hệ thống tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế trước khi xuất hóa đơn cho khách hàng để tránh những rủi ro pháp lý không đáng có.