Trong môi trường quản trị doanh nghiệp hiện đại, bản nội quy lao động đóng vai trò như một "hiến pháp" thu nhỏ, thiết lập trật tự và kỷ cương tại nơi làm việc. Tuy nhiên, không ít công ty cổ phần hiện nay vẫn còn lúng túng trong việc xây dựng và thực hiện các thủ tục pháp lý cần thiết để bản nội quy này có hiệu lực thi hành.

Nội quy lao động là gì? Tại sao doanh nghiệp bắt buộc phải có?

Nội quy lao động có thể hiểu là văn bản quy định về kỷ luật lao động, các hành vi vi phạm và hình thức xử lý, cũng như các quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng nhất để người sử dụng lao động thực hiện quyền quản lý và kỷ luật nhân viên một cách minh bạch.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên bắt buộc phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản.

"Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản."

9 nội dung "vàng" không thể thiếu trong bản nội quy

Để đảm bảo tính pháp lý, bản nội quy lao động của công ty cổ phần cần bao quát đầy đủ các khía cạnh của quan hệ lao động. Căn cứ khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, có 9 nội dung bắt buộc phải có:

• Thời giờ làm việc và nghỉ ngơi: Quy định rõ ca làm việc, thời điểm bắt đầu, kết thúc và các đợt nghỉ giải lao.
• Trật tự tại nơi làm việc: Phạm vi làm việc, quy định về trang phục, thái độ ứng xử.
• An toàn, vệ sinh lao động: Các biện pháp phòng ngừa tai nạn và bảo vệ sức khỏe.
• Phòng, chống quấy rối tình dục: Đây là nội dung mới và cực kỳ quan trọng trong các văn bản luật gần đây.
• Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh: Quy định về bảo mật thông tin, công nghệ và sở hữu trí tuệ.
• Tạm thời chuyển người lao động: Các trường hợp doanh nghiệp được quyền điều động nhân sự làm việc khác so với hợp đồng.
• Kỷ luật lao động: Liệt kê chi tiết các hành vi vi phạm và hình thức xử lý tương ứng.
• Trách nhiệm vật chất: Quy định về bồi thường thiệt hại khi làm hư hỏng tài sản công ty.
• Thẩm quyền xử lý kỷ luật: Xác định rõ ai là người có quyền ra quyết định kỷ luật.

Quy trình 3 bước đăng ký nội quy lao động tại cơ quan Nhà nước

Sau khi xây dựng xong bản thảo, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau để nội quy chính thức có hiệu lực:

Bước 1: Tham khảo ý kiến và ban hành

Trước khi ban hành, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Sau đó, người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần sẽ ký quyết định ban hành.

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành, doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh. Hồ sơ bao gồm:

• Văn bản đề nghị đăng ký nội quy.
• Bản nội quy lao động.
• Biên bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động.
• Các văn bản liên quan khác (nếu có).

Bước 3: Tiếp nhận và phản hồi

Trong vòng 07 ngày làm việc, nếu nội quy có nội dung trái luật, cơ quan chức năng sẽ thông báo yêu cầu sửa đổi. Nếu không có yêu cầu sửa đổi, nội quy sẽ có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ.

Cảnh báo: Quên đăng ký nội quy, doanh nghiệp đối mặt mức phạt nào?

Việc lơ là trong thủ tục đăng ký không chỉ khiến nội quy vô hiệu mà còn khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính. Theo khoản 2 Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt có thể lên đến 10 triệu đồng đối với các hành vi:

• Không có nội quy lao động bằng văn bản (khi dùng trên 10 lao động).
• Không thực hiện đăng ký nội quy lao động với cơ quan có thẩm quyền.
• Sử dụng nội quy lao động chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực.

Việc xây dựng nội quy lao động chuẩn mực không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru mà còn là cơ sở để giải quyết các tranh chấp lao động một cách công bằng, đúng luật.