Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đã có những thay đổi căn bản. Thay vì hình thức tự in giấy như trước đây, các doanh nghiệp hiện nay bắt buộc phải chuyển sang sử dụng chứng từ điện tử. Vậy quy trình này được thực hiện như thế nào và cần lưu ý những gì để đảm bảo tính pháp lý?

1. Chuyển đổi sang chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử: Xu thế bắt buộc

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 01/07/2022, các tổ chức, doanh nghiệp đã phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Hình thức tự in chứng từ giấy hoặc mua chứng từ của cơ quan thuế đã không còn được áp dụng, trừ một số trường hợp đặc thù.

Việc sử dụng chứng từ điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ mà còn giúp cơ quan thuế dễ dàng quản lý, tránh tình trạng gian lận hoặc làm giả chứng từ.

2. Khi nào doanh nghiệp phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Căn cứ theo Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập chứng từ được quy định cụ thể như sau:

"Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí."

Đối với cá nhân không ủy quyền quyết toán thuế, doanh nghiệp có trách nhiệm cấp chứng từ khi cá nhân có yêu cầu. Đặc biệt, với người lao động ký hợp đồng dưới 03 tháng, doanh nghiệp có thể cấp chứng từ cho mỗi lần khấu trừ hoặc cấp một chứng từ cho nhiều lần khấu trừ trong cùng một kỳ tính thuế.

3. Nội dung bắt buộc trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Một chứng từ điện tử hợp lệ phải đảm bảo đầy đủ các tiêu thức nội dung quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bao gồm:

• Tên chứng từ, ký hiệu mẫu, ký hiệu chứng từ và số thứ tự.
• Thông tin người nộp (tên, địa chỉ, mã số thuế).
• Thông tin người nộp thuế (người lao động).
• Các khoản thu nhập, thời điểm trả, tổng thu nhập chịu thuế và số thuế đã khấu trừ.
• Chữ ký số của người trả thu nhập.

Về định dạng, doanh nghiệp tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử nhưng phải đảm bảo cấu trúc dữ liệu theo quy định của Tổng cục Thuế, thường là định dạng XML để dễ dàng tích hợp và đối soát.

4. Thủ tục đăng ký và sử dụng năm 2026

Theo hướng dẫn tại Thông tư 32/2025/TT-BTC và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy trình đăng ký đã được đơn giản hóa tối đa:

1. Chuẩn bị hạ tầng: Doanh nghiệp cần có phần mềm kế toán hoặc phần mềm chuyên dụng có khả năng khởi tạo chứng từ điện tử và chữ ký số hợp lệ.
2. Thông báo phát hành: Doanh nghiệp thực hiện thông báo phát hành chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.
3. Lưu trữ: Chứng từ điện tử phải được lưu trữ an toàn, đảm bảo khả năng truy xuất và đối chiếu khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra theo quy định của Luật Quản lý thuế 2019.

Việc nắm vững các quy định về chứng từ điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp trong công tác quản trị tài chính. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào, doanh nghiệp nên chủ động liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn cụ thể.