Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ tại Việt Nam, việc áp dụng hóa đơn điện tử không còn là lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với cộng đồng doanh nghiệp. Tính đến thời điểm cuối năm 2020, nhiều đơn vị vẫn đang loay hoay với câu hỏi: Chi phí thực tế để vận hành hệ thống này là bao nhiêu và liệu nó có thực sự tiết kiệm hơn hóa đơn giấy truyền thống?

Doanh nghiệp Việt Nam tích cực chuyển đổi sang hóa đơn điện tử trong năm 2020 (ảnh minh họa)

1. Căn cứ pháp lý và lộ trình chuyển đổi hóa đơn điện tử năm 2020

Tại thời điểm tháng 11/2020, các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến các văn bản quy phạm pháp luật đang điều chỉnh trực tiếp vấn đề này. Cụ thể, Luật Quản lý thuế 2019 đã chính thức có hiệu lực từ ngày 01/07/2020, đặt nền móng cho việc phổ cập hóa đơn số.

Bên cạnh đó, Nghị định 123/2020/NĐ-CP vừa được ban hành vào tháng 10/2020 đã có những quy định chuyển tiếp quan trọng. Theo đó, các doanh nghiệp vẫn tiếp tục thực hiện theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC cho đến hết ngày 30/06/2022.

"Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, đã thông báo phát hành tem, vé, thẻ trước ngày Nghị định này được ban hành thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn, tem, vé, thẻ đang sử dụng đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2022."

2. Phân tích các loại chi phí khi sử dụng hóa đơn điện tử

Chi phí sử dụng hóa đơn điện tử thường không cố định mà phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp và nhu cầu tích hợp hệ thống. Thông thường, các nhà cung cấp giải pháp sẽ chia thành hai phân khúc chính:

2.1. Giải pháp phiên bản Web (Cloud-based)

Đây là lựa chọn phổ biến cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) hoặc hộ kinh doanh. Ưu điểm lớn nhất là chi phí đầu tư ban đầu thấp. Doanh nghiệp không cần trang bị hạ tầng máy chủ phức tạp mà chỉ cần máy tính có kết nối internet.

• Phí khởi tạo: Thường dao động từ 500.000đ đến 2.000.000đ (trả một lần).
• Phí gói hóa đơn: Tính theo số lượng (ví dụ: gói 300, 500, 1.000 hóa đơn). Đơn giá mỗi hóa đơn điện tử thường chỉ từ 300đ - 1.000đ, rẻ hơn nhiều so với chi phí in ấn và chuyển phát hóa đơn giấy.

So sánh trực quan giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy truyền thống (ảnh minh họa)

2.2. Giải pháp phiên bản cài đặt (PC/Server)

Dành cho các tập đoàn lớn, tổng công ty có lượng hóa đơn xuất ra cực lớn và yêu cầu tính bảo mật, ổn định cao. Phiên bản này cho phép tích hợp sâu vào phần mềm kế toán, ERP của doanh nghiệp.

• Chi phí tích hợp: Tùy thuộc vào độ phức tạp của hệ thống hiện tại.
• Tính chủ động: Doanh nghiệp hoàn toàn kiểm soát dữ liệu và quy trình phê duyệt nội bộ mà không phụ thuộc hoàn toàn vào đường truyền internet của nhà cung cấp.

3. Hóa đơn điện tử có thực sự tiết kiệm hơn hóa đơn giấy?

Theo ước tính từ Tổng cục Thuế, việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử giúp toàn xã hội tiết kiệm hàng nghìn tỷ đồng mỗi năm. Đối với một doanh nghiệp cụ thể, lợi ích kinh tế được thể hiện qua các khía cạnh:

• Tiết kiệm chi phí in ấn: Loại bỏ hoàn toàn chi phí mua phôi hóa đơn, mực in.
• Tiết kiệm chi phí lưu trữ: Không cần kho bãi bảo quản hóa đơn trong 10 năm theo quy định của Luật Kế toán 2015.
• Tiết kiệm chi phí vận chuyển: Hóa đơn được gửi tức thì qua Email, SMS thay vì gửi chuyển phát nhanh mất 2-3 ngày.

4. Lời khuyên cho doanh nghiệp trong giai đoạn chuyển đổi

Dù lộ trình bắt buộc đã được nới lỏng đến giữa năm 2022, nhưng các chuyên gia khuyến nghị doanh nghiệp nên chuyển đổi sớm ngay trong năm 2020 để làm quen với quy trình mới. Khi lựa chọn đơn vị cung cấp, cần ưu tiên các tiêu chí:

• Đơn vị nằm trong danh sách được cơ quan Thuế thẩm định.
• Hệ thống có khả năng sao lưu dữ liệu an toàn, chống mất mát.
• Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật 24/7 để xử lý kịp thời các sự cố khi xuất hóa đơn.

Tóm lại, chi phí hóa đơn điện tử là một khoản đầu tư thông minh giúp doanh nghiệp tối ưu hóa bộ máy và nâng cao năng lực cạnh tranh trong kỷ nguyên số.