Trong quá trình tái cấu trúc doanh nghiệp, việc chuyển đổi loại hình từ Công ty Cổ phần sang Công ty TNHH hai thành viên trở lên là một bước đi chiến lược nhằm tinh gọn bộ máy quản lý hoặc thay đổi định hướng kinh doanh. Tuy nhiên, không phải lúc nào người đại diện theo pháp luật cũng có thể trực tiếp thực hiện các thủ tục hành chính tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Khi đó, Giấy ủy quyền trở thành văn bản pháp lý không thể thiếu để đảm bảo tiến trình chuyển đổi diễn ra thông suốt.

Doanh nhân thực hiện ký kết các văn bản ủy quyền quan trọng trong giao dịch dân sự và hành chính (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý thực hiện ủy quyền đăng ký doanh nghiệp năm 2018

Tại thời điểm cuối năm 2018, các hoạt động đăng ký doanh nghiệp và chuyển đổi loại hình được điều chỉnh trực tiếp bởi Luật Doanh nghiệp 2014. Bên cạnh đó, quy trình nộp hồ sơ ủy quyền được hướng dẫn cụ thể tại Điều 11 Nghị định 78/2015/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 108/2018/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 10/10/2018).

Theo đó, người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục. Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung về phạm vi ủy quyền và thông tin các bên.

Mẫu Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục chuyển đổi loại hình doanh nghiệp

Dưới đây là mẫu Giấy ủy quyền chuẩn hóa, được thiết kế để đáp ứng các yêu cầu khắt khe của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

..., ngày ... tháng ... năm 2018

GIẤY UỶ QUYỀN

Số: ……./2018/GUQ

(Về việc thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp)

I. BÊN ỦY QUYỀN (Sau đây gọi là Bên A):

• Tên doanh nghiệp: …………………………………………………………………………………
• Mã số doanh nghiệp: ……………… do Sở KH&ĐT …………… cấp ngày ……………
• Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………………………………………………………
• Người đại diện theo pháp luật: …………………… Chức vụ: …………………

II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Sau đây gọi là Bên B):

• Họ và tên: …………………………… Giới tính: ……………………
• Chứng minh nhân dân/Thẻ CCCD số: ……………… do …………… cấp ngày ……………
• Hộ khẩu thường trú: …………………………………………………………………………………
• Chỗ ở hiện tại: …………………………………………………………………………………

III. PHẠM VI ỦY QUYỀN:

1. Bên B có quyền thay mặt Bên A liên hệ Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố ……… để nộp hồ sơ, sửa đổi bổ sung hồ sơ (nếu có) và nhận kết quả thủ tục Chuyển đổi Công ty Cổ phần thành Công ty TNHH hai thành viên trở lên cho doanh nghiệp nêu trên.

2. Bên B được quyền lập văn bản, nhận văn bản, ký tên trên các giấy tờ cần thiết có liên quan để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc trong phạm vi ủy quyền.

3. Giấy Uỷ Quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi các công việc nêu trên được thực hiện hoàn tất, trừ khi có văn bản thông báo chấm dứt ủy quyền trước thời hạn.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký, ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký tên, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp cần được chuẩn bị chỉn chu và có dấu xác nhận hợp lệ (ảnh minh họa)

Những lưu ý quan trọng khi soạn thảo và sử dụng Giấy ủy quyền

Để tránh việc hồ sơ bị trả lại hoặc yêu cầu sửa đổi nhiều lần, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Thông tin định danh: Số CMND hoặc Thẻ căn cước công dân của người được ủy quyền phải chính xác tuyệt đối so với bản sao kèm theo hồ sơ.
• Phạm vi ủy quyền: Cần ghi rõ tên thủ tục là "Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp". Tránh ghi chung chung dẫn đến việc chuyên viên tiếp nhận từ chối vì không rõ thẩm quyền.
• Thời hạn ủy quyền: Nên để thời hạn cho đến khi hoàn thành công việc để tránh trường hợp hồ sơ kéo dài quá thời hạn ghi trên giấy.
• Kèm theo hồ sơ: Khi đi nộp hồ sơ, người được ủy quyền phải mang theo bản gốc CMND/CCCD để đối chiếu và nộp kèm bản sao hợp lệ của giấy tờ này cùng với Giấy ủy quyền.

Việc chuẩn bị một bản Giấy ủy quyền chặt chẽ không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác quản trị hành chính. Hy vọng mẫu văn bản trên sẽ là công cụ hữu ích cho quý doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi loại hình hoạt động.