Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, việc quản lý hóa đơn là một trong những nhiệm vụ trọng yếu của bộ phận kế toán. Tuy nhiên, vì những lý do khách quan hoặc chủ quan, doanh nghiệp có thể gặp phải tình trạng mất, cháy hoặc hỏng hóa đơn. Tại thời điểm năm 2020, các quy định về xử lý tình huống này được thực hiện nghiêm ngặt theo hướng dẫn của Bộ Tài chính nhằm tránh việc lợi dụng để gian lận thuế.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh việc sử dụng hóa đơn năm 2020

Để thực hiện đúng quy trình báo cáo, doanh nghiệp cần đối chiếu với các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Nghị định 109/2013/NĐ-CP và Nghị định 49/2016/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa đơn.

Quy trình xử lý khi mất, cháy, hỏng hóa đơn

Theo quy định tại Điều 24 Thông tư 39/2014/TT-BTC, khi xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập, tổ chức kinh doanh phải thực hiện các bước sau:

Bước 1: Lập biên bản ghi nhận sự việc

Doanh nghiệp phải lập biên bản về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trong biên bản cần ghi rõ: Thời gian, địa điểm xảy ra sự việc, lý do mất/cháy/hỏng, ký hiệu, số lượng hóa đơn bị ảnh hưởng. Biên bản này phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và các cá nhân liên quan.

Bước 2: Nộp báo cáo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp

Sau khi lập biên bản, doanh nghiệp phải lập Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn (Mẫu số BC21/AC) để nộp cho cơ quan thuế. Thời hạn nộp báo cáo chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày xảy ra sự việc. Trường hợp ngày cuối cùng trùng với ngày nghỉ theo quy định thì ngày cuối cùng được tính là ngày làm việc tiếp theo.

Mẫu báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn (BC21/AC)

Dưới đây là mẫu báo cáo chuẩn mà doanh nghiệp TNHH một thành viên cần sử dụng:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

......, ngày ... tháng ... năm 2020

BÁO CÁO MẤT, CHÁY, HỎNG HÓA ĐƠN

Tên tổ chức, cá nhân: ........................................................................................

Mã số thuế: ..........................................................................................................

Địa chỉ: ...............................................................................................................

Căn cứ Biên bản mất, cháy, hỏng hóa đơn ngày .../.../2020.

Hồi ... giờ ... ngày ... tháng ... năm 2020, tại ................................................. xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn như sau:

STT	Tên loại hóa đơn	Mẫu số	Ký hiệu	Từ số	Đến số	Số lượng	Liên	Ghi chú
1	Hóa đơn GTGT	01GTKT3/001	AA/20P	0000001	0000010	10	2	Mất do hỏa hoạn

Lý do mất, cháy, hỏng: .....................................................................................

Đơn vị cam kết: Việc khai báo trên là đúng sự thật, nếu phát hiện khai sai đơn vị xin chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Nơi nhận: - Cơ quan thuế quản lý; - Lưu hồ sơ công ty.

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

Mức xử phạt vi phạm về hóa đơn năm 2020

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các mức phạt hành chính được quy định tại Điều 38 Nghị định 109/2013/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 49/2016/NĐ-CP):

• Phạt cảnh cáo: Đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên 2) nhưng người bán đã kê khai, nộp thuế và có hồ sơ chứng minh việc mua bán hàng hóa.
• Phạt tiền từ 4.000.000đ đến 8.000.000đ: Đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hóa đơn đã lập nhưng chưa khai thuế.
• Phạt tiền từ 2.000.000đ đến 4.000.000đ: Đối với hành vi nộp báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày kể từ ngày hết thời hạn quy định.

Việc nắm vững các quy định pháp luật và thực hiện báo cáo kịp thời không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định của Nhà nước mà còn bảo vệ quyền lợi hợp pháp, tránh các rủi ro tài chính phát sinh từ sai sót trong quản lý chứng từ thuế.