Bước sang tháng 3 năm 2024, thị trường lao động và cộng đồng người nộp thuế tại Việt Nam lại bắt đầu bước vào giai đoạn cao điểm của kỳ quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho năm tính thuế 2023. Đây không chỉ là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc mà còn là cơ hội để nhiều cá nhân nhận lại số tiền thuế đã nộp thừa trong năm qua các khoản giảm trừ gia cảnh, đóng góp từ thiện hay bảo hiểm.

1. Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là gì và tại sao phải thực hiện?

Về mặt pháp lý, quyết toán thuế thu nhập cá nhân là quy trình kê khai nhằm xác định chính xác số tiền thuế thực tế mà một cá nhân phải nộp cho ngân sách nhà nước trong một năm dương lịch. Theo quy định tại khoản 10 Điều 3 Luật Quản lý thuế 2019:

"Khai quyết toán thuế là việc xác định số tiền thuế phải nộp của năm tính thuế hoặc thời gian từ đầu năm tính thuế đến khi chấm dứt hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế hoặc thời gian từ khi phát sinh đến khi chấm dứt hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật."

Việc thực hiện quyết toán giúp người nộp thuế xử lý hai tình huống phổ biến: Một là nộp thêm số thuế còn thiếu để tránh bị truy thu và phạt chậm nộp; hai là làm thủ tục hoàn thuế nếu số thuế đã tạm nộp trong năm lớn hơn số thuế thực tế phải nộp.

2. Ai là người 'bắt buộc' phải tự quyết toán thuế năm 2023?

Không phải tất cả mọi người đều phải tự mình đến cơ quan thuế. Căn cứ điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, các đối tượng sau cần lưu ý:

• Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công: Nếu có số thuế phải nộp thêm sau quyết toán của từng năm trên 50.000 đồng hoặc có số thuế nộp thừa đề nghị hoàn/bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo.
• Cá nhân cư trú có mặt tại Việt Nam dưới 183 ngày: Tính trong năm dương lịch đầu tiên nhưng tính thành 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam là từ 183 ngày trở lên.
• Người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam: Phải thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế trước khi xuất cảnh.

Ngược lại, nếu bạn chỉ có thu nhập tại một nơi và đã ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thay, bạn sẽ không cần trực tiếp thực hiện thủ tục này.

3. Hướng dẫn quy trình quyết toán thuế TNCN online 'siêu tốc'

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ của ngành Thuế, việc quyết toán thuế TNCN năm 2023 đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết thông qua cổng dịch vụ công hoặc ứng dụng eTax Mobile. Người nộp thuế không còn phải xếp hàng chờ đợi tại các chi cục thuế như trước đây.

Các bước thực hiện cơ bản:

1. Truy cập hệ thống: Đăng nhập vào trang Thuế điện tử (canhan.gdt.gov.vn) bằng mã số thuế và mật khẩu đã đăng ký.
2. Chọn tờ khai: Chọn mục "Quyết toán thuế" -> "Kê khai trực tuyến" và chọn tờ khai mẫu 02/QTT-TNCN (dành cho cá nhân tự quyết toán).
3. Nhập dữ liệu: Điền đầy đủ thông tin về thu nhập, các khoản giảm trừ gia cảnh (người phụ thuộc), các khoản đóng góp bảo hiểm, từ thiện dựa trên chứng từ khấu trừ thuế mà đơn vị chi trả thu nhập đã cấp.
4. Nộp tờ khai: Kết xuất XML, tải tờ khai và gửi kèm các bản quét (scan) chứng từ liên quan.

4. Hồ sơ quyết toán thuế cần chuẩn bị những gì?

Để quá trình kê khai diễn ra suôn sẻ, người nộp thuế cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo hướng dẫn tại Thông tư 80/2021/TT-BTC, bao gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu số 02/QTT-TNCN.
• Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN.
• Bản sao các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm (Chứng từ khấu trừ thuế TNCN).
• Bản sao hóa đơn, chứng từ chứng minh khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học (nếu có).

5. Thời hạn cuối cùng và mức phạt nếu chậm trễ

Đây là nội dung cực kỳ quan trọng mà người nộp thuế cần ghi nhớ để tránh những rắc rối pháp lý không đáng có. Theo Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN cho năm 2023 được quy định như sau:

• Đối với tổ chức chi trả thu nhập: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch (tức ngày 31/03/2024).
• Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch (tức ngày 02/05/2024, do ngày 30/04 và 01/05 là ngày lễ).

Nếu chậm nộp hồ sơ, cá nhân có thể bị xử phạt hành chính theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP với mức phạt tiền từ 2 triệu đồng đến 25 triệu đồng tùy vào thời gian chậm trễ.

6. Lời khuyên từ chuyên gia pháp lý

Việc quyết toán thuế TNCN không chỉ là trách nhiệm mà còn bảo vệ quyền lợi tài chính của chính bạn. Nếu bạn thuộc diện được hoàn thuế, hãy thực hiện quyết toán càng sớm càng tốt để dòng tiền quay trở lại túi mình nhanh hơn. Ngược lại, nếu phải nộp thêm, việc chủ động kê khai sẽ giúp bạn tránh được khoản tiền chậm nộp tính theo tỷ lệ 0,03%/ngày trên số tiền thuế chậm nộp.

Trong trường hợp gặp khó khăn về kỹ thuật khi sử dụng phần mềm HTKK hay cổng Thuế điện tử, người nộp thuế nên liên hệ trực tiếp với bộ phận Tuyên truyền - Hỗ trợ người nộp thuế tại các Chi cục Thuế địa phương để được hướng dẫn miễn phí và chính xác nhất.