Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là cơ hội để người nộp thuế được hoàn lại số thuế nộp thừa hoặc bù trừ số thuế vào kỳ sau. Trong bối cảnh đầu năm 2022, khi các quy định mới tại Thông tư 80/2021/TT-BTC bắt đầu có hiệu lực thi hành, việc chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân đúng chuẩn là bước đi tiên quyết để bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình.

Tại sao phải chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế TNCN kỹ lưỡng?

Năm 2021 là một năm có nhiều biến động về thu nhập do ảnh hưởng của dịch bệnh. Nhiều cá nhân có thể thuộc diện được hoàn thuế do số thuế tạm nộp trong năm cao hơn số thuế thực tế phải nộp sau khi tính các khoản giảm trừ. Tuy nhiên, để nhận được tiền hoàn thuế, người nộp thuế phải hoàn tất thủ tục quyết toán với cơ quan thuế. Một bộ hồ sơ thiếu sót hoặc sai sót thông tin không chỉ làm chậm tiến độ hoàn thuế mà còn có thể dẫn đến các rủi ro pháp lý về chậm nộp tờ khai.

Thành phần hồ sơ quyết toán thuế TNCN theo quy định mới

Căn cứ vào danh mục hồ sơ khai thuế ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP, hồ sơ được chia thành các nhóm đối tượng cụ thể như sau:

1. Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế

Đây là nhóm đối tượng bao gồm các cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công từ hai nơi trở lên mà không ủy quyền cho tổ chức chi trả quyết toán thay. Bộ hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế: Mẫu số 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC. Đây là mẫu tờ khai mới nhất áp dụng cho kỳ tính thuế năm 2021.
• Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh: Mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN. Người nộp thuế cần liệt kê đầy đủ thông tin người phụ thuộc để được hưởng mức giảm trừ theo quy định.
• Chứng từ khấu trừ thuế: Bản sao các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ trong năm. Lưu ý, nếu tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động và không cấp được chứng từ, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào cơ sở dữ liệu ngành thuế để xử lý.
• Chứng từ nộp thuế ở nước ngoài: Đối với cá nhân có thu nhập phát sinh tại nước ngoài, cần có giấy xác nhận của cơ quan thuế nước ngoài hoặc chứng từ ngân hàng liên quan.
• Hóa đơn đóng góp từ thiện, nhân đạo: Các khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, khuyến học hợp pháp sẽ được trừ vào thu nhập chịu thuế.

2. Đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập (Doanh nghiệp)

Doanh nghiệp thực hiện quyết toán thay cho người lao động có ủy quyền cần chuẩn bị:

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN: Mẫu số 05/QTT-TNCN.
• Các phụ lục kèm theo:
  • Mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN: Bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần.
  • Mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN: Bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần.
  • Mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN: Bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh.

Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm 2021 (thực hiện năm 2022)

Người nộp thuế cần đặc biệt lưu ý mốc thời gian quy định tại Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019 để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế:

“2. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm được quy định như sau:
a) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ quyết toán thuế năm...
b) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch đối với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế;”

Cụ thể cho kỳ quyết toán năm 2021:

• Tổ chức chi trả thu nhập: Thời hạn cuối cùng là ngày 31/03/2022.
• Cá nhân trực tiếp quyết toán: Thời hạn cuối cùng là ngày 04/05/2022 (do ngày 30/04 và 01/05 là ngày nghỉ lễ, thời hạn được gia hạn sang ngày làm việc tiếp theo).

Lời khuyên từ chuyên gia pháp lý

Để hồ sơ được duyệt nhanh chóng, người nộp thuế nên:

1. Sử dụng phương thức điện tử: Đăng ký tài khoản giao dịch thuế điện tử để nộp tờ khai online qua trang thuedientu.gdt.gov.vn.
2. Rà soát thông tin người phụ thuộc: Đảm bảo thông tin căn cước công dân/giấy khai sinh của người phụ thuộc chính xác để tránh bị từ chối giảm trừ.
3. Nộp hồ sơ sớm: Không nên đợi đến sát ngày hết hạn mới nộp để tránh tình trạng nghẽn mạng hoặc sai sót không kịp sửa chữa.

Việc thực hiện đúng và đủ hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân không chỉ thể hiện trách nhiệm của công dân mà còn giúp bạn tối ưu hóa tài chính cá nhân thông qua việc hoàn thuế. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào, hãy liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp để được giải đáp.