Trong bối cảnh thị trường lao động năm 2023 đầy cạnh tranh, một bộ hồ sơ xin việc chỉn chu với đầy đủ các văn bằng được xác thực pháp lý là yếu tố tiên quyết để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, rất nhiều ứng viên vẫn còn lúng túng với câu hỏi: Công chứng bằng đại học ở đâu? và liệu có sự khác biệt nào giữa công chứng và chứng thực hay không?

1. Phân biệt rõ "Công chứng" và "Chứng thực" bằng đại học

Trước hết, cần đính chính một nhầm lẫn phổ biến: Việc xác nhận bản sao bằng đại học giống với bản chính mà chúng ta thường gọi là "công chứng" thực chất là chứng thực bản sao từ bản chính.

Theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để xác thực bản sao là đúng với bản chính. Trong khi đó, công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của một hợp đồng, giao dịch dân sự.

Vì vậy, khi nhà tuyển dụng yêu cầu "bằng đại học công chứng", bạn cần hiểu đó là yêu cầu bản sao đã được chứng thực theo đúng quy định pháp luật.

2. Địa chỉ chứng thực bằng đại học để đi xin việc năm 2023

Căn cứ theo quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính hiện nay rất rộng mở, tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho người dân. Bạn có thể lựa chọn một trong các địa điểm sau:

• Phòng Tư pháp: Thuộc UBND cấp huyện (quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh).
• Ủy ban nhân dân cấp xã: Bao gồm xã, phường, thị trấn. Đây thường là lựa chọn gần nhà nhất cho các ứng viên.
• Các tổ chức hành nghề công chứng: Bao gồm Phòng công chứng (nhà nước) và Văn phòng công chứng (tư nhân).

Lưu ý đặc biệt: Việc chứng thực bản sao từ bản chính không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu. Nghĩa là bạn có thể chứng thực bằng đại học tại bất kỳ địa phương nào thuận tiện nhất cho lộ trình di chuyển của mình, không nhất thiết phải về quê hay nơi đăng ký hộ khẩu.

3. Xử lý trường hợp bằng đại học có tiếng nước ngoài

Hiện nay, nhiều trường đại học tại Việt Nam cấp bằng có song ngữ hoặc xen kẽ tiếng nước ngoài. Theo hướng dẫn tại Thông tư 01/2020/TT-BTP và tinh thần của Bộ Tư pháp:

• Nếu bằng đại học do cơ quan Việt Nam cấp có xen tiếng nước ngoài (như tên trường, tên ngành bằng tiếng Anh) nhưng không phải là văn bản song ngữ hoàn toàn, nó vẫn được coi là văn bản tiếng Việt.
• Trường hợp này, cả UBND cấp xã và Phòng Tư pháp đều có thẩm quyền chứng thực.

Tuy nhiên, nếu là bằng tốt nghiệp do các trường đại học nước ngoài cấp (liên kết hoặc du học), bạn cần thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng trước khi sử dụng tại Việt Nam.

4. Thủ tục chứng thực bằng đại học chi tiết nhất

Để quá trình diễn ra nhanh chóng, bạn cần chuẩn bị và thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Bản chính bằng đại học (phải còn nguyên vẹn, không tẩy xóa, sửa chữa). Bản sao (photo) bằng đại học tương ứng với số lượng bạn cần (nếu không có máy photo, bạn có thể yêu cầu cơ quan chứng thực hỗ trợ photo có thu phí).

Bước 2: Xuất trình và đối chiếu

Người yêu cầu xuất trình bản chính cho cán bộ tiếp nhận. Cán bộ sẽ kiểm tra tính hợp pháp của bản chính và đối chiếu với bản sao.

Bước 3: Thực hiện chứng thực

Nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, người có thẩm quyền sẽ ghi lời chứng, ký tên, đóng dấu và ghi số chứng thực vào sổ theo dõi.

5. Lệ phí và thời gian giải quyết

Theo quy định hiện hành năm 2023, mức lệ phí chứng thực bản sao từ bản chính thường là 2.000 đồng/trang (từ trang thứ 3 trở đi là 1.000 đồng/trang nhưng tối đa không quá 200.000 đồng/bản). Thời gian giải quyết thường là ngay trong ngày làm việc. Nếu bạn nộp hồ sơ sau 15h, kết quả có thể được trả vào ngày làm việc tiếp theo.

Hy vọng những thông tin trên đã giúp bạn giải đáp được thắc mắc công chứng bằng đại học ở đâu để sớm hoàn thiện hồ sơ xin việc. Chúc bạn sớm tìm được công việc ưng ý!