Quyền tiếp cận thông tin là một trong những quyền cơ bản của công dân được Hiến pháp và pháp luật ghi nhận nhằm đảm bảo tính công khai, minh bạch trong hoạt động của các cơ quan công quyền. Tuy nhiên, khi người dân nộp phiếu yêu cầu cung cấp văn bản, hồ sơ, dữ liệu, không ít người vẫn băn khoăn: Liệu việc yêu cầu này có mất phí không? Mức chi phí in, sao, chụp tài liệu được pháp luật quy định cụ thể ra sao, và trường hợp nào người dân được miễn hoàn toàn khoản tiền này?

Căn cứ quy định tại Luật Tiếp cận thông tin 2026 cùng văn bản hướng dẫn chi tiết của Bộ Tài chính tại Thông tư 126/2026/TT-BTC và Nghị định 337/2026/NĐ-CP, chế định về nghĩa vụ tài chính của công dân khi tiếp cận thông tin được quy định rất minh bạch và chặt chẽ.

1. Cơ quan Nhà nước cung cấp thông tin có được thu phí, lệ phí không?

Nguyên tắc cốt lõi của quyền tiếp cận thông tin là công dân được cung cấp thông tin miễn phí, không phải nộp phí hay lệ phí hành chính, trừ trường hợp các luật chuyên ngành có quy định khác. Nhà nước không coi hoạt động cung cấp thông tin là một dịch vụ công nhằm thu ngân sách hay kinh doanh kiếm lời.

Dẫu vậy, đối với các công việc phát sinh vật tư thực tế như giấy in, mực in, hao mòn thiết bị máy sao chụp hoặc cước dịch vụ bưu chính chuyển phát, ngân sách không thể gánh thay toàn bộ cho từng nhu cầu riêng lẻ của cá nhân, tổ chức. Do đó, tại khoản 2 Điều 25 Luật Tiếp cận thông tin 2026 đã quy định rành mạch:

“Người yêu cầu cung cấp thông tin có trách nhiệm thanh toán chi phí thực tế để in, sao, chụp, gửi thông tin.”

Khoản tiền này bản chất pháp lý là chi phí thực tế bù đắp chi phí vật tư và dịch vụ chuyển phát, hoàn toàn khác với các loại thuế, phí và lệ phí nhà nước.

2. Chi tiết bảng giá chi phí in, sao, chụp thông tin hiện hành

Để ngăn chặn tình trạng mỗi cơ quan, địa phương tự ý đặt ra một mức thu tùy tiện hoặc nâng giá quá cao gây khó khăn cho quyền tiếp cận thông tin của người dân, Điều 3 Thông tư 126/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính đã ban hành khung định mức thống nhất trên toàn quốc theo Phụ lục đính kèm.

2.1. Phô tô tài liệu giấy truyền thống

Đối với việc sao chép từ hồ sơ, văn bản lưu trữ bằng giấy, mức thu đã bao gồm tiền giấy, mực và công phục vụ trực tiếp:

• Phô tô đen trắng khổ A4: Mức thu là 3.000 đồng/trang;
• Phô tô màu khổ A4: Mức thu là 18.000 đồng/trang.

Đối với các tài liệu kỹ thuật, bản đồ, quy hoạch hoặc sơ đồ có kích thước lớn hơn khổ tiêu chuẩn A4, mức thu được tính theo hệ số nhân nhân với mức giá của khổ A4, cụ thể:

• Khổ A3 (gấp 2 lần A4): Phô tô đen trắng là 6.000 đồng/trang; phô tô màu là 36.000 đồng/trang;
• Khổ A2 (gấp 4 lần A4): Phô tô đen trắng là 12.000 đồng/trang; phô tô màu là 72.000 đồng/trang;
• Khổ A1 (gấp 8 lần A4): Phô tô đen trắng là 24.000 đồng/trang; phô tô màu là 144.000 đồng/trang;
• Khổ A0 (gấp 16 lần A4): Phô tô đen trắng là 48.000 đồng/trang; phô tô màu là 288.000 đồng/trang.

Cơ quan Nhà nước áp dụng mức thu chi phí in, sao, chụp thống nhất theo quy định của pháp luật (ảnh minh họa)

2.2. In tài liệu đã được số hóa lưu trữ điện tử

Khi các cơ quan Nhà nước đẩy mạnh chuyển đổi số và số hóa kho dữ liệu hồ sơ, công dân yêu cầu cung cấp văn bản đã có sẵn định dạng số hóa sẽ được hưởng mức phí in ấn tiết kiệm hơn so với việc quét sao từ hồ sơ giấy vật lý. Cụ thể:

• In đen trắng khổ A4: Chỉ 2.000 đồng/trang (thấp hơn 1.000 đồng so với phô tô tài liệu giấy);
• In màu khổ A4: 14.000 đồng/trang (thấp hơn 4.000 đồng so với phô tô tài liệu giấy).

Các khổ in lớn hơn từ A3, A2, A1 đến A0 cũng được tính nhân hệ số lũy tiến tương tự (lần lượt bằng 2 lần, 4 lần, 8 lần và 16 lần mức in khổ A4 tương ứng).

2.3. In từ phim hoặc ảnh gốc tư liệu

Trong trường hợp cơ quan lưu trữ thông tin bằng các cuộn phim tư liệu, ảnh chụp chuyên biệt, mức thu được xác định căn cứ theo diện tích, kích thước cụ thể của tấm ảnh xuất bản (đã tính gộp vật tư chuyên dụng):

• Kích cỡ từ 15x21cm trở xuống: 36.000 đồng/tấm;
• Kích cỡ từ 20x25cm đến 20x30cm: 54.000 đồng/tấm;
• Kích cỡ từ 25x35cm đến 30x40cm: 135.000 đồng/tấm.

2.4. Sao chép tư liệu ghi âm, phim điện ảnh lưu trữ

Phụ lục Thông tư 126/2026/TT-BTC cũng dự liệu trường hợp người dân yêu cầu trích xuất dữ liệu đa phương tiện đặc thù:

• In sao tài liệu ghi âm: 27.000 đồng/phút nghe;
• In sao phim điện ảnh tư liệu: 54.000 đồng/phút chiếu.

Lưu ý: Định mức đối với tài liệu ghi âm và phim điện ảnh nêu trên là chi phí dịch vụ kỹ thuật sao chụp, chưa bao gồm thiết bị lưu trữ vật tư (như USB, ổ cứng di động, đĩa quang...). Người yêu cầu có thể tự chuẩn bị thiết bị lưu trữ đạt chuẩn an toàn an ninh mạng hoặc chi trả bổ sung tiền thiết bị theo giá thị trường.

3. Chi phí chuyển phát thông tin qua đường bưu chính

Nếu người dân không trực tiếp đến trụ sở cơ quan nhà nước để nhận văn bản mà đăng ký nhận kết quả qua dịch vụ bưu điện, khoản chi phí gửi thông tin sẽ được tính toán theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Thông tư 126/2026/TT-BTC:

• Thực hiện đúng mức giá cước dịch vụ nhận, gửi hồ sơ và chuyển trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính công ích;
• Hoặc căn cứ biểu giá dịch vụ bưu phẩm chuyển phát nhanh theo thỏa thuận với đơn vị bưu chính được cấp phép hoạt động.

4. Những trường hợp nào được miễn hoàn toàn chi phí?

Dù nguyên tắc chung yêu cầu thanh toán chi phí thực tế theo Điều 25, người yêu cầu sẽ không phải chi trả bất kỳ khoản tiền in, sao, chụp hay cước phí gửi nào trong hai trường hợp đặc thù theo Điều 23 Luật Tiếp cận thông tin 2026:

• Trường hợp 1 - Cơ quan chậm trễ công khai: Căn cứ điểm a khoản 1 Điều 23, khi thông tin thuộc diện pháp luật bắt buộc cơ quan phải chủ động công khai rộng rãi theo định kỳ hoặc thời hạn nhất định, nhưng cơ quan đó chưa kịp thời niêm yết, đăng tải cổng thông tin điện tử, công dân yêu cầu cung cấp sẽ được nhận thông tin miễn phí hoàn toàn. Quy định này gắn trách nhiệm công vụ của cơ quan nhà nước; lỗi chậm công khai không được đẩy gánh nặng chi phí sang cho người dân.
• Trường hợp 2 - Lý do bất khả kháng: Căn cứ điểm c khoản 1 Điều 23, khi thông tin đã được công khai nhưng người yêu cầu vì các điều kiện bất khả kháng (thiên tai, dịch bệnh, sự cố mạng lưới công cộng...) không thể tiếp cận được qua kênh thông thường, họ có quyền đề nghị cung cấp mà không phải trả phí in ấn, chuyển phát.

5. Hậu quả pháp lý khi từ chối nộp chi phí in, sao, chụp

Đối với các trường hợp không thuộc diện được miễn, nghĩa vụ thanh toán chi phí thực tế là điều kiện tiên quyết để nhận thông tin. Tại khoản 6 Điều 27 Luật Tiếp cận thông tin 2026, cơ quan có thẩm quyền có quyền chính thức từ chối cung cấp thông tin nếu:

“Người yêu cầu cung cấp thông tin không thanh toán chi phí thực tế để in, sao, chụp, gửi thông tin theo quy định tại Điều 25 của Luật này.”

Do đó, người yêu cầu cần chủ động đối chiếu bảng dự toán chi phí do bộ phận một cửa hoặc cán bộ đầu mối thông báo để nộp tiền kịp thời theo phiếu thu hợp lệ, tránh việc yêu cầu bị đình trệ giải quyết.

6. Cơ chế quản lý và sử dụng nguồn tiền thu được từ người dân

Mọi khoản thu từ chi phí in, sao, chụp tài liệu cung cấp thông tin phải được các cơ quan Nhà nước hạch toán, xuất chứng từ phiếu thu theo đúng chế độ tài chính công và hướng dẫn tại Nghị định 337/2026/NĐ-CP:

1. Khoản tiền thu được là nguồn kinh phí dùng để bù đắp trực tiếp chi phí mua sắm vật tư tiêu hao (giấy, mực, bảo trì máy in/máy photo) và thanh toán dịch vụ bưu chính;
2. Phần chênh lệch (nếu có) được nộp và quản lý theo quy định của pháp luật về ngân sách nhà nước, tuyệt đối không được sử dụng sai mục đích hoặc trích chia thưởng nội bộ trái quy định;
3. Mọi hành vi thu vượt định mức ban hành tại Thông tư 126/2026/TT-BTC đều bị coi là vi phạm kỷ luật tài chính và bị xử lý theo pháp luật.

Nắm rõ các quy chuẩn định mức trên giúp công dân chủ động dự trù tài chính, đồng thời thực hiện quyền giám sát việc áp dụng mức thu đúng quy định tại các cơ quan công quyền.