Trong quá trình vận hành kinh doanh, có không ít trường hợp người nộp thuế tạm ngừng hoạt động, bị thông báo không hoạt động tại địa chỉ đăng ký hoặc đã có thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế nhưng sau đó lại xuất hiện nhu cầu tiếp tục hoạt động trở lại. Để mã số thuế được kích hoạt và đưa vào sử dụng hợp pháp trên hệ thống quản lý thuế quốc gia, doanh nghiệp cũng như tổ chức, cá nhân nộp thuế bắt buộc phải chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ đề nghị khôi phục mã số thuế theo đúng quy chuẩn pháp luật.

Căn cứ theo các quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 cùng các văn bản hướng dẫn thi hành hiện hành, quy trình và thủ tục thực hiện khôi phục mã số thuế được phân định rõ ràng tùy theo từng tình huống pháp lý cụ thể của người nộp thuế.

1. Các trường hợp người nộp thuế được phép đề nghị khôi phục mã số thuế

Không phải mọi trường hợp bị chấm dứt hoặc đóng mã số thuế đều có thể được khôi phục. Pháp luật quản lý thuế quy định rất rõ hai nhóm chủ thể chính được xem xét khôi phục mã số thuế:

1.1. Đối với người nộp thuế đăng ký thuế cùng với đăng ký kinh doanh (theo cơ chế một cửa liên thông)

Nhóm này bao gồm các doanh nghiệp, hợp tác xã, liên minh hợp tác xã thực hiện thủ tục đăng ký thuế đồng thời với đăng ký doanh nghiệp. Các trường hợp được khôi phục mã số thuế bao gồm:

• Trường hợp được khôi phục tình trạng pháp lý: Doanh nghiệp, hợp tác xã được cơ quan đăng ký kinh doanh ra quyết định khôi phục tình trạng pháp lý trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thì đồng thời mã số thuế cũng sẽ được khôi phục tương ứng.
• Trường hợp bị thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký: Cơ quan thuế đã ra thông báo người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đăng ký (trạng thái 06), nhưng người nộp thuế chưa bị cơ quan đăng ký kinh doanh thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã và chưa bị ban hành thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
• Trường hợp đơn vị phụ thuộc có nhu cầu tiếp tục hoạt động: Đơn vị phụ thuộc (chi nhánh, văn phòng đại diện) của doanh nghiệp, hợp tác xã đã nộp hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế gửi đến cơ quan thuế nhưng chưa nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động đến cơ quan đăng ký kinh doanh, nếu có nhu cầu tiếp tục hoạt động kinh doanh thì được đề nghị khôi phục mã số thuế.

1.2. Đối với người nộp thuế đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế

Đối với tổ chức, kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân nộp thuế thực hiện đăng ký thuế trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý, việc đề nghị khôi phục mã số thuế được thực hiện trong các tình huống sau:

• Được hủy bỏ văn bản thu hồi giấy phép: Cơ quan nhà nước có thẩm quyền ra văn bản hủy bỏ quyết định/văn bản thu hồi Giấy phép thành lập và hoạt động, Giấy phép kinh doanh hoặc Giấy phép tương đương.
• Bị thông báo bỏ địa chỉ kinh doanh nhưng chưa bị chấm dứt hiệu lực mã số thuế: Khi cơ quan thuế ra thông báo người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đăng ký nhưng thực tế người nộp thuế chưa bị thu hồi giấy phép hoạt động và chưa có quyết định chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
• Mong muốn tiếp tục kinh doanh sau khi đã nộp hồ sơ xin đóng mã số thuế: Người nộp thuế đã nộp hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế đến cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế chưa ban hành Thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

Lưu ý quan trọng: Mã số thuế chỉ chính thức được khôi phục và đưa vào sử dụng lại kể từ ngày quyết định khôi phục tình trạng pháp lý của cơ quan đăng ký kinh doanh có hiệu lực hoặc kể từ ngày cơ quan thuế ban hành thông báo khôi phục mã số thuế.

2. Chi tiết bộ hồ sơ đề nghị khôi phục mã số thuế theo từng trường hợp

Để thủ tục được giải quyết nhanh chóng, tránh tình trạng bị cơ quan thuế trả lại hồ sơ hoặc yêu cầu bổ sung nhiều lần, người nộp thuế cần chuẩn bị đúng và đủ các loại giấy tờ tương ứng với từng trường hợp pháp lý:

Trường hợp 1: Văn bản thu hồi Giấy phép đã được cơ quan có thẩm quyền hủy bỏ

Nếu người nộp thuế đã bị thu hồi Giấy phép thành lập và hoạt động (hoặc Giấy phép tương đương) dẫn đến bị đóng mã số thuế, nhưng sau đó có văn bản hủy bỏ việc thu hồi này từ cơ quan cấp phép, hồ sơ bao gồm:

• Văn bản đề nghị khôi phục mã số thuế (Mẫu số 25/ĐKT ban hành kèm theo quy định về đăng ký thuế hiện hành).
• Bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm bản chính để đối chiếu văn bản của cơ quan có thẩm quyền về việc hủy bỏ văn bản thu hồi Giấy phép thành lập và hoạt động hoặc Giấy phép tương đương.

Thời hạn nộp hồ sơ: Chậm nhất là 10 (mười) ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản hủy bỏ văn bản thu hồi giấy phép.

Trường hợp 2: Người nộp thuế bị cơ quan thuế thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký

Trường hợp doanh nghiệp bị lập biên bản và thông báo "không hoạt động tại địa chỉ đăng ký" nhưng chưa bị chấm dứt hiệu lực mã số thuế, thành phần hồ sơ bao gồm:

• Văn bản đề nghị khôi phục mã số thuế theo Mẫu số 25/ĐKT.
• Trong trường hợp doanh nghiệp đã di dời sang địa điểm trụ sở mới mà chưa kịp thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế, người nộp thuế phải ghi rõ địa chỉ trụ sở mới, trình bày lý do trong văn bản đề nghị khôi phục mã số thuế và nộp kèm theo hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế theo quy định.

Thời hạn nộp: Phải gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước ngày cơ quan thuế ban hành Thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

Trường hợp 3: Người nộp thuế có nhu cầu tiếp tục kinh doanh sau khi đã nộp hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế

Nếu doanh nghiệp từng nộp đơn xin đóng mã số thuế nhưng sau đó thay đổi kế hoạch kinh doanh và cơ quan thuế chưa ra thông báo chấm dứt chính thức, hồ sơ cần chuẩn bị:

• Văn bản đề nghị khôi phục mã số thuế Mẫu số 25/ĐKT.

Thời hạn nộp: Hồ sơ phải nộp trực tiếp hoặc gửi qua hệ thống thuế điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước thời điểm cơ quan thuế phát hành Thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

Trường hợp 4: Đơn vị phụ thuộc hủy bỏ quyết định chấm dứt hoạt động

Khi chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp/hợp tác xã đã gửi hồ sơ đóng mã số thuế nhưng sau đó đơn vị chủ quản ra văn bản hủy bỏ quyết định chấm dứt hoạt động (và chưa nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động sang cơ quan đăng ký kinh doanh), hồ sơ bao gồm:

• Văn bản đề nghị khôi phục mã số thuế Mẫu số 25/ĐKT.
• Bản sao văn bản hủy bỏ quyết định chấm dứt hoạt động của đơn vị phụ thuộc do đại diện pháp luật của đơn vị chủ quản ký duyệt.

Trường hợp 5: Khôi phục tình trạng pháp lý theo cơ chế liên thông

Đối với doanh nghiệp, hợp tác xã, tổ hợp tác được khôi phục tình trạng pháp lý trên cơ sở dữ liệu đăng ký kinh doanh, thông tin sẽ được truyền tự động từ cơ quan đăng ký kinh doanh sang hệ thống của cơ quan thuế. Người nộp thuế thông thường không cần phải nộp hồ sơ giấy khôi phục mã số thuế.

Tuy nhiên, nếu trước đó doanh nghiệp đang trong tình trạng bị thông báo không hoạt động tại địa chỉ đăng ký thì sau khi có quyết định khôi phục tình trạng pháp lý, doanh nghiệp vẫn phải nộp Văn bản đề nghị khôi phục mã số thuế theo Mẫu số 25/ĐKT đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp để hoàn tất xác minh địa điểm kinh doanh.

3. Những nghĩa vụ thuế bắt buộc phải hoàn thành trước khi được khôi phục mã số thuế

Một lưu ý đặc biệt quan trọng mà người nộp thuế cần ghi nhớ: Việc gửi hồ sơ đề nghị khôi phục mã số thuế mới chỉ là bước khởi đầu về mặt thủ tục hành chính. Căn cứ quy định tại Luật Quản lý thuế 2019, để được chấp thuận khôi phục mã số thuế, người nộp thuế phải xử lý dứt điểm các nghĩa vụ còn tồn đọng, cụ thể:

Hoàn thành nghĩa vụ về hóa đơn: Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, nộp phạt vi phạm hành chính về hóa đơn (nếu có), hủy hoặc quản lý các hóa đơn chưa sử dụng theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

Hoàn thành nghĩa vụ kê khai và nộp thuế: Nộp bổ sung đầy đủ tất cả các hồ sơ khai thuế còn thiếu trong thời gian chưa hoạt động hoặc tạm ngừng; thanh toán toàn bộ số tiền thuế nợ, tiền chậm nộp, tiền phạt phát sinh; đồng thời giải quyết triệt để số tiền thuế nộp thừa hoặc tiền thuế GTGT chưa được khấu trừ chuyển kỳ sau.

Nghĩa vụ liên đới của đơn vị phụ thuộc và đơn vị chủ quản: Trường hợp đơn vị chủ quản muốn khôi phục hoặc chấm dứt mã số thuế thì tất cả các chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh trực thuộc cũng phải hoàn tất đầy đủ các thủ tục tương ứng.

Sau khi tiếp nhận đầy đủ hồ sơ đề nghị khôi phục mã số thuế hợp lệ và xác minh người nộp thuế đã hoàn thành các nghĩa vụ tài chính, cơ quan thuế quản lý trực tiếp sẽ tiến hành kiểm tra thực tế (nếu thuộc trường hợp bỏ địa chỉ kinh doanh) và ban hành Thông báo khôi phục mã số thuế (Mẫu số 19/TB-ĐKT) để người nộp thuế tiếp tục hoạt động kinh doanh ổn định và đúng pháp luật.